Configurer les associations automatiques d'activités

Les associations d'activités par défaut relient automatiquement vos messages, appels, rendez-vous, notes et tâches aux contacts, opportunités, entreprises et Objets Personnalisés concernés. Vous évitez les liaisons manuelles, et chaque fiche garde un historique cohérent. Les règles dépendent de l'objet où naît l'activité.

Pour configurer vos objets et leurs associations, consultez Créer et modifier des Objets Personnalisés dans CrocoClick.

Comment ça marche

Une activité démarrée depuis un contact, une opportunité, une entreprise ou un Objet Personnalisé suit les règles de cet objet. Un email parti d'un contact peut ainsi apparaître aussi sur son entreprise principale et sur son opportunité ouverte la plus récemment associée. Un email parti d'une entreprise suit les règles de l'entreprise, même s'il est adressé à un contact.

Avant de commencer

• Seuls les administrateurs du compte peuvent ouvrir et modifier ces réglages. Les utilisateurs simples ne voient pas le bouton, mais peuvent ajuster les fiches suggérées sur une activité.
• Les fiches liées doivent déjà être associées à la fiche d'origine.
• Les règles ne concernent que les nouvelles activités.
• Si un objet n'a aucune association, cliquez sur Gérer les associations, créez celle qu'il vous faut, puis revenez aux réglages.

Configurer les règles

1. Ouvrez Paramètres puis Objets.
2. En haut à droite, cliquez sur Associations d'activités par défaut.
3. Sélectionnez le type d'activité : Email, SMS, Appels, WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok, Chat Widget, Rendez-vous, Notes ou Tâches.
4. Sous Sélectionner un objet, choisissez où démarre l'activité.
5. Choisissez une règle pour chaque ligne modifiable, par exemple Entreprises associées ou Opportunités associées.
6. Contrôlez l'aperçu dans le panneau Activité, à droite.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Les règles disponibles

Si un contact a des entreprises associées mais aucune marquée Principal, la plus récemment associée est retenue.

Restrictions par type d'activité

• Messages et appels compatibles : les contacts associés sont verrouillés sur le destinataire.
• Rendez-vous : les contacts associés sont verrouillés sur le participant.
• Notes : Associer à tous n'est pas disponible.
• Opportunités : seules les opportunités ouvertes sont retenues, jamais les gagnées, perdues ou abandonnées.

Les réglages par défaut

Quelles règles s'appliquent

Sur une activité manuelle, le formulaire affiche les fiches sélectionnées par les règles : vous pouvez les ajuster pour cette activité sans modifier les réglages. Sur les activités en arrière-plan, les associations s'ajoutent après la création, parfois quelques secondes plus tard.

Comment les fiches sont choisies

• Les règles utilisent les relations existantes au moment de la création : une association ajoutée ensuite ne met pas à jour les anciennes activités.
• « Le plus récent » désigne la fiche associée le plus récemment, pas forcément celle créée en dernier.
• Une activité déjà liée à une opportunité n'en reçoit pas une autre par ces règles.
• Une note déjà liée à une fiche d'un type n'en reçoit pas une seconde de ce type.
• Les règles ajoutent des fiches, elles n'en retirent jamais.

Limites et exceptions

Ne reçoivent pas d'associations supplémentaires :

• les activités déjà existantes ;
• les notes et tâches importées ou créées en masse ;
• les notes, tâches et rendez-vous créés par l'API publique ;
• les rendez-vous provenant d'intégrations tierces non prises en charge.

Les messages entrants reçus par l'API suivent bien les règles du contact.

Revenir aux réglages par défaut

1. Dans Paramètres puis Objets puis Associations d'activités par défaut, sélectionnez le type d'activité et l'objet.
2. Cliquez sur Réinitialiser toutes les modifications et confirmez.
3. Cliquez sur Enregistrer : la réinitialisation ne s'applique qu'à ce moment.

Le bouton reste inactif tant qu'aucune modification n'a été enregistrée pour cette combinaison. Le web chat et le live chat partagent la configuration Chat Widget : la réinitialisation vaut pour les deux.

Questions fréquentes

Pourquoi une entreprise n'a-t-elle pas été associée à une activité ?

Elle doit déjà être associée à la fiche d'origine lors de la création. Vérifiez aussi la règle configurée et, le cas échéant, le libellé Principal.

Pourquoi un email d'une automatisation d'entreprise n'apparaît-il pas sur l'opportunité du contact ?

Ces automatisations suivent les règles de l'entreprise. Vérifiez la ligne Opportunités associées pour Email et Entreprise.

La réinitialisation modifie-t-elle mes anciennes activités ?

Non. Elle restaure uniquement la configuration, une fois enregistrée.

Pourquoi je ne vois pas le bouton de configuration ?

Il est réservé aux administrateurs du compte. Si cette fonctionnalité n'apparaît pas dans votre compte, contactez le support CrocoClick.