Enregistrer un virement ou des espèces et rapprocher le paiement d’une facture

Un client peut payer une facture par virement, espèces, chèque ou terminal extérieur. Si l’encaissement n’a pas été enregistré automatiquement dans CrocoClick, le paiement manuel permet de le rattacher à la bonne facture.

Enregistrer manuellement ajoute un paiement reçu hors plateforme à la facture, avec son montant, sa date et son mode. Contrôlez ensuite le solde et les automatisations : l’arrêt d’une séquence de relance exige une règle de sortie correctement configurée.

Quand utiliser l'enregistrement manuel

Cette manipulation couvre tous les cas où vous encaissez en dehors du parcours de paiement en ligne :

• Virement bancaire SEPA : le cas le plus fréquent, votre client vous règle depuis son espace bancaire après réception de la facture.
• Espèces : encaissement sur place, typique des métiers de proximité, de l'artisanat ou de la prestation à domicile.
• Chèque : encore utilisé par certaines associations, collectivités et clients particuliers.
• Carte : quand vous avez passé la carte sur votre propre terminal de paiement physique et que la transaction n'est donc pas passée par CrocoClick.
• Autre : catégorie proposée pour un mode externe qui ne correspond pas aux choix disponibles. Conservez une référence et un libellé explicites ; le choix de cette catégorie ne valide pas le traitement comptable d’une opération complexe.

Enregistrer un paiement sur une facture, pas à pas

Vous avez besoin d'une facture déjà créée. Si ce n'est pas encore le cas, commencez par lire Comment créer une facture sur CrocoClick, puis revenez ici.

Étape 1 : ouvrir la facture concernée

Rendez-vous dans Paiements, puis Factures. Vous voyez la liste de vos factures avec leur statut : Brouillon, Envoyée, Impayée, Partiellement payée, Payée, Annulée.

Repérez la facture que votre client vient de régler. Si vous avez beaucoup de lignes, filtrez sur le statut Envoyée ou Impayée pour ne garder que celles en attente d'encaissement.

Étape 2 : cliquer sur Enregistrer le paiement

Deux chemins mènent au même endroit :

• Depuis la liste : cliquez sur les trois points à droite de la ligne de la facture, puis sur Enregistrer le paiement.
• Depuis la facture ouverte : cliquez sur les trois points en haut à droite de l'éditeur, puis sur Enregistrer le paiement.

Le second chemin est pratique quand vous encaissez au moment même où vous créez la facture, par exemple un règlement en espèces à la fin d'une prestation. Vous n'avez alors pas besoin d'envoyer la facture avant de l'encaisser.

Étape 3 : choisir Enregistrer manuellement

Une fenêtre vous propose deux options :

Pour un virement ou des espèces, choisissez Enregistrer manuellement.

Étape 4 : renseigner le mode, le montant et la date

C'est l'écran qui compte. Trois informations à saisir :

Le mode de paiement. Sélectionnez l’option correspondant au règlement reçu. Cette sélection décrit l’encaissement externe et n’initie pas un débit. Elle peut servir aux rapports ou à des automatisations ; contrôlez les usages de ce champ dans votre compte.

Le montant. Par défaut, CrocoClick propose le solde restant dû. Laissez-le tel quel si votre client a payé la totalité. Modifiez-le s'il n'a réglé qu'une partie, la suite de l'article détaille ce cas.

Date du paiement : indiquez la date réelle de réception et contrôlez le fuseau ainsi que la propriété de date du rapport. Ne modifiez pas une date réelle uniquement pour faire accepter la saisie ; en cas d’incohérence, faites corriger le dossier avec son historique.

Validez avec Soumettre.

Étape 5 : vérifier le résultat

La facture passe au statut Payée si le montant enregistré couvre la totalité, ou Partiellement payée sinon. Une ligne de transaction apparaît dans le détail de la facture, avec le mode de paiement et la date que vous avez saisis.

Le paiement partiel : encaisser un acompte

Le cas est classique en prestation de services : 30 pour cent à la commande, le solde à la livraison. Vous n'avez pas besoin de deux factures.

Enregistrez un premier paiement manuel avec le montant de l'acompte, par exemple 900 euros sur une facture de 3 000 euros. La facture passe en Partiellement payée et affiche un solde restant dû de 2 100 euros. Le jour où le solde arrive, refaites la même manipulation avec les 2 100 euros restants, et la facture passe en Payée.

Chaque encaissement crée sa propre ligne de transaction, avec son mode de paiement et sa date. Vous gardez donc la trace du fait que l'acompte est venu par virement le 3 et le solde en espèces le 28.

Ce que l'enregistrement déclenche dans vos automatisations

Un enregistrement manuel peut modifier le statut de la facture. Utilisez le déclencheur de facture et ses filtres si vous souhaitez réagir à cet événement ; ne supposez pas que tous les événements d’un prestataire de carte seront produits de manière identique.

Après vérification de la facture et de son règlement, vous pouvez configurer des actions distinctes, par exemple :

• l'envoi d'un email de remerciement avec le reçu au client ;
• le déplacement de l'opportunité dans une étape Gagné de votre pipeline ;
• l'ajout d'un tag sur le contact, du type client payé 2026 ;
• l'ouverture d'un accès à un espace membre ou à une formation ;
• l'arrêt de la séquence de relance en cours, pour ne pas continuer à réclamer un règlement déjà reçu ;
• une notification interne à votre équipe ou à votre comptable ;
• la création d'une tâche de suivi, par exemple planifier la prestation.

Le point de vigilance est le cinquième. Si vous avez monté une séquence de relance d'impayés, assurez-vous qu'elle contient bien une condition de sortie sur le paiement de la facture. Sans cela, votre client continuera de recevoir des rappels après vous avoir viré l'argent, ce qui est la façon la plus rapide d'abîmer une relation commerciale saine.

Encaisser proprement par virement SEPA

Pour un paiement externe, le client initie son virement depuis sa banque. Vous pouvez lui transmettre les coordonnées et la référence nécessaires, puis vérifier la réception avant de l’enregistrer.

Faire figurer votre IBAN sur la facture

Si vous proposez un virement externe, indiquez vos coordonnées bancaires approuvées dans une zone adaptée de la facture et relisez le document destiné au client. Les emplacements ci-dessous sont des possibilités de présentation, pas une validation de conformité.

Deux endroits possibles pour le placer :

• Dans les informations d'entreprise de vos factures, si vous voulez qu'il apparaisse sur toutes vos factures sans y penser. La marche à suivre est décrite dans Personnaliser les informations d'entreprises sur ses factures.
• Dans les termes et conditions ou les notes de la facture, en bas du document, ce qui vous laisse la liberté de changer de compte bancaire selon le client ou la devise.

Indiquez votre titulaire, vos coordonnées bancaires vérifiées, la devise et le numéro de facture à rappeler dans le virement. Relisez ces données sur la facture réellement envoyée ; utilisez uniquement vos coordonnées approuvées.

La dernière ligne est celle qu'on oublie le plus souvent, et c'est la plus utile. Un client qui met votre numéro de facture en référence de son virement vous fait gagner un temps considérable au moment du rapprochement, surtout si vous recevez plusieurs virements le même jour.

Adapter l'email d'envoi de la facture

L'email par défaut invite à payer en ligne. Si vous encaissez par virement, ce message est à reformuler pour dire clairement au client ce qu'il doit faire et sous quel délai. Vous pouvez modifier ce texte une fois pour toutes, la procédure est détaillée dans Comment modifier les mails par défaut lors de l'envoi d'une Facture, d'un Devis ou d'un Contrat.

Relancer sans braquer le client

Une relance de virement n'est pas une relance de carte refusée. La plupart du temps, il ne s'agit ni d'un refus de payer ni d'un problème de trésorerie, mais d'une facture coincée dans un circuit de validation interne. Le ton doit en tenir compte.

Exemple de calendrier de suivi à adapter au processus convenu avec le client. Configurez la vérification du statut de la même facture avant chaque message ; ce calendrier ne garantit pas son règlement :

Ce suivi peut être configuré dans un workflow, avec une condition de sortie portant sur la facture concernée. Enregistrer un paiement n’arrête pas par défaut tous les autres parcours : vérifiez les relances natives, celles du prestataire et les autres workflows, notamment lorsque le contact a plusieurs factures.

Le cas du virement en attente

Le délai et l’état d’un virement dépendent de la banque et du moyen utilisé. La déclaration du client ne prouve pas que les fonds sont reçus : vérifiez la référence bancaire et le résultat réellement constaté avant de saisir un règlement manuel.

La règle est simple : n'enregistrez le paiement que lorsque vous voyez l'argent sur votre relevé bancaire.

Un virement annoncé n’est pas encore un paiement confirmé dans votre rapprochement. Marquer une facture comme payée peut déclencher les actions que vous avez configurées sur ce statut ; vérifiez la réception réelle et le document concerné avant la saisie.

En attendant, plutôt que de forcer le statut :

• Ajoutez une note au contact, par exemple « virement annoncé, réception à vérifier », pour conserver le contexte sans enregistrer prématurément un paiement.
• Un tag temporaire peut aider à retrouver les dossiers en attente. Il n’arrête pas un rappel à lui seul : adaptez et vérifiez la règle ou le workflow qui l’utilise.
• Créez une tâche de vérification à date, qui vous fera ouvrir votre banque au bon moment plutôt que de compter sur votre mémoire.
• Conservez dans CrocoClick l’état correspondant au paiement effectivement enregistré. Une note ou un tag « virement annoncé » sert au suivi ; il ne confirme pas un encaissement bancaire.

Lorsque la réception est confirmée, enregistrez le montant et la date constatés, retirez le marqueur d’attente si votre processus le prévoit et contrôlez le solde ainsi que les relances.

Questions fréquentes

Puis-je enregistrer un paiement manuel sans avoir connecté Stripe ?

Oui. C'est même le mode de fonctionnement principal si vous n'encaissez pas par carte en ligne. Vous créez vos factures, vous les envoyez, et vous enregistrez chaque encaissement à la main. Une fenêtre peut vous inviter à connecter Stripe la première fois que vous ouvrez le module de facturation : vous pouvez la fermer et continuer.

L'enregistrement manuel fonctionne-t-il sur les factures récurrentes ?

L'enregistrement manuel est conçu pour les factures ponctuelles. Sur un abonnement récurrent, chaque échéance génère sa propre facture, et c'est sur cette facture individuelle que vous enregistrez le paiement. Selon la configuration de votre modèle récurrent, certaines options peuvent être restreintes. Si vous ne trouvez pas l'option sur une échéance, ouvrez la facture générée plutôt que le modèle récurrent lui-même.

Comment corriger un paiement que j'ai enregistré par erreur ?

Ouvrez la facture puis Voir la transaction et relevez le mode, le montant, la date et la référence. Une correction de saisie manuelle ne renvoie pas d’argent au client. Utilisez l’action disponible correspondant à la correction, puis contrôlez le solde et la trace ; pour une transaction réellement encaissée en ligne, une action Rembourser peut déplacer des fonds et doit suivre le parcours prévu.

Mon client me dit que le lien de paiement de sa facture ne marche plus.

Vérifiez le statut, le solde, l’échéancier, la date et le message affiché sur le lien. Ne dupliquez pas une facture déjà émise comme premier dépannage : cela pourrait créer deux demandes de paiement. Si le calendrier des échéances bloque le lien, faites corriger le parcours avec le support en conservant les références de la facture.

Puis-je enregistrer un paiement avec une date passée ?

La saisie doit respecter le format et les contraintes de la chronologie de facture. Si la date réelle est refusée, conservez les pièces du paiement et demandez une correction documentée ; ne changez pas une date d’émission uniquement pour forcer le champ.

Le client reçoit-il un reçu automatiquement ?

Le parcours natif documenté ne prévoit pas d’email ou de SMS automatique de confirmation pour cette saisie manuelle. Vérifiez les éventuels workflows ou notifications personnalisés avant de prévoir un reçu ou un accusé de réception.

Comment retrouver tous mes encaissements par virement sur une période ?

Les transactions sont consultables dans la section des transactions du menu Paiements, où vous pouvez filtrer par période. Le mode de paiement que vous avez saisi lors de l'enregistrement y apparaît, ce qui rend le tri par virement, espèces ou chèque possible. C'est aussi votre point de départ pour un rapprochement bancaire mensuel. Pour une vue d'ensemble du module, voir Découvrir l'onglet Paiement.

Que choisir entre Chèque et Autre pour un chèque de banque ou un mandat ?

Le choix classe le mode de paiement externe dans le logiciel ; il n’exécute pas un paiement et ne détermine pas à lui seul un classement comptable. Utilisez la catégorie correspondant à la pièce reçue et gardez la référence utile au rapprochement.

Rapprochement avant et après saisie

1. Rapprochez numéro de facture, payeur, montant reçu, devise et référence bancaire.
2. Vérifiez qu’aucune transaction identique n’existe déjà, y compris une transaction intégrée encore en traitement.
3. Enregistrez seulement le montant reçu, sans dépasser le solde par erreur.
4. Contrôlez la ligne de transaction, le reste dû et l’éventuel reçu à transmettre.
5. Testez la sortie de la séquence de relance et les droits accordés par automatisation ; ne les déduisez pas du seul libellé Payée.

Une facture déjà réglée ne doit pas recevoir une seconde saisie pour le même paiement. Si plusieurs factures sont concernées par un seul virement, répartissez le rapprochement de manière traçable plutôt que d’enregistrer le montant total sur chacune.