Mettre en place l'inscription self-service à votre programme d'affiliation

Ajouter vos affiliés un par un fonctionne très bien pour vos dix premiers partenaires. Au-delà, la saisie manuelle devient le goulot d'étranglement de votre programme : vous perdez des candidats motivés parce qu'ils attendent trois jours avant de recevoir leur lien de suivi, et vous passez vos soirées à recopier des adresses email.

L’inscription self-service associe une page de présentation, un formulaire et un parcours d’automatisation : création ou enrôlement de l’affilié, choix de la campagne et accueil. Le délai et le résultat dépendent de votre configuration, de vos règles de validation et de la bonne exécution des actions. Ce guide concerne votre programme pour vos propres offres, pas le programme commercial de parrainage CrocoClick.

Cet article couvre le parcours complet : la page de présentation, le formulaire, l'automatisation qui enrôle, l'email de bienvenue, la validation des candidatures, et la page qui permet à vos affiliés de recruter leurs propres sous-affiliés.

Ce qu'il faut avoir en place avant de commencer

Trois briques doivent exister avant de construire le tunnel d'inscription. Les monter dans le désordre vous obligera à revenir en arrière.

• Une campagne d'affiliation active, avec son taux de commission, sa durée de cookie et sa fenêtre d'attribution. C'est elle qui recevra les nouveaux inscrits. Si ce n'est pas encore fait, commencez par créer votre campagne d'affiliation.
• Les conditions de votre programme rédigées noir sur blanc : montant ou pourcentage de commission, seuil de paiement, délai de règlement, comportements interdits (enchères sur votre marque, spam, codes promo non autorisés). Vous en aurez besoin dès la page de présentation.
• Vos ressources promotionnelles déposées dans les médias du gestionnaire et rendues disponibles aux campagnes concernées : visuels, textes et exemples utiles à vos partenaires.

Étape 1 : créer le formulaire d'inscription

Le formulaire est la pièce centrale du dispositif : c'est lui qui déclenche l'automatisation et qui alimente la fiche de l'affilié. Rendez-vous dans Sites > Formulaires et créez un nouveau formulaire, que vous nommerez explicitement, par exemple « Inscription affiliés 2026 ».

Les champs indispensables

Recueillez au minimum un prénom, un nom et un email fiables, puis mappez-les vers les champs correspondants du contact. Ces informations sont demandées dans plusieurs parcours de création d’affilié. Le flux natif d’inscription des sous-affiliés exige ces trois champs ; ne déduisez pas de cette exigence qu’un champ absent est la seule cause possible d’erreur dans toute automatisation.

Les champs qui vous font gagner du temps ensuite

Chaque champ supplémentaire fait baisser le taux de complétion, donc ne demandez que ce que vous utiliserez vraiment. Voici ceux qui servent réellement.

• Téléphone : indispensable si vous prévoyez un appel de qualification pour vos gros partenaires.
• Site web, chaîne ou compte social principal : votre premier filtre anti-opportuniste. Un candidat sans aucune audience n'a rien à promouvoir.
• Comment allez-vous promouvoir nos offres ? : une zone de texte libre qui vous révèle en trois lignes si vous avez affaire à un partenaire sérieux ou à un chasseur de codes promo.
• Audience approximative : une liste déroulante par tranches vous permet de router les candidats vers des campagnes à taux différents.
• Mode de paiement souhaité : anticipe la question au moment du versement des commissions.
• Informations administratives adaptées à votre programme : définissez avec votre conseil les données et justificatifs à recueillir selon la situation, sans imposer un numéro SIRET à tous les candidats.
• Case à cocher d’acceptation des conditions : si votre parcours la prévoit, ajoutez le lien vers les conditions établies pour votre programme. La présence de ce champ ne constitue pas une validation juridique.

Pour tout ce qui concerne la construction du formulaire, les champs personnalisés et la logique conditionnelle, référez-vous à Comment créer, modifier & utiliser les Formulaires.

Étape 2 : construire la page de présentation du programme

Le formulaire seul ne recrute personne. Il lui faut une page qui donne envie de le remplir. Deux options s'offrent à vous, et le choix n'est pas neutre.

Page 1 : la page de présentation

Elle répond à une seule question dans la tête du visiteur : est-ce que ça vaut le coup que je vous consacre du temps ? Prévoyez donc :

• Le montant ou le pourcentage de commission, annoncé sans détour et en haut de page.
• Ce qu'il y a à promouvoir, avec le prix des offres, pour que le candidat calcule lui-même ce qu'il gagne par vente.
• Les conditions de paiement : seuil de déclenchement, périodicité, moyen de versement.
• Ce que vous fournissez : visuels, textes, lien de suivi, tableau de bord de suivi des ventes.
• Le profil que vous recherchez. Dire clairement à qui le programme s'adresse vous fait gagner plus de bons candidats que de formules accueillantes et vagues.
• Un lien vers vos conditions générales de partenariat.
• Le formulaire, en élément intégré à la page. Sélectionnez bien le formulaire que vous venez de créer.

Page 2 : la page de remerciement

Ne renvoyez jamais un nouvel inscrit vers une page blanche ou vers votre accueil. Cette page doit lui dire exactement ce qui se passe maintenant :

• Que sa candidature est enregistrée, et sous quel délai il recevra son lien affilié (immédiatement, ou après validation de votre part).
• De vérifier sa boîte de réception, courrier indésirable inclus.
• La prochaine action concrète : rejoindre votre groupe de partenaires, réserver un appel de prise en main, télécharger le kit de démarrage.

Étape 3 : l'automatisation qui enrôle le nouvel inscrit

Ce parcours relie une soumission de formulaire à une inscription dans la campagne choisie. L’accueil avec des liens personnalisés nécessite ensuite des valeurs disponibles dans le bon contexte, comme décrit à l’étape 4.

Allez dans Automatisations, cliquez sur Créer une automatisation, choisissez Partir de zéro et nommez-la, par exemple « Enrôlement affiliés 2026 ».

Le déclencheur

1. Cliquez sur Ajouter un déclencheur et sélectionnez Formulaire soumis.
2. Cliquez sur Ajouter des filtres, choisissez Le formulaire est, puis sélectionnez votre formulaire d'inscription affilié dans la liste.
3. Enregistrez le déclencheur.

Les actions, dans l'ordre

1. Ajouter un tag au contact : créez un tag du type candidature : affiliation. Il vous servira à retrouver tous vos candidats, à construire des listes intelligentes et à mesurer votre recrutement dans le temps.
2. Ajouter un tag au contact, une seconde fois : un tag au nom de la campagne, du type affilie : programme 2026. C'est votre point d'entrée pour segmenter vos communications par programme.
3. Ajouter au gestionnaire d’affiliation (facultatif si l’action suivante enrôle directement le contact) : crée le profil actif dans la liste. Ne supposez pas que cette action seule produit un lien de campagne ou envoie une invitation.
4. Ajouter à une campagne d’affiliation : sélectionnez la campagne voulue. Cette action peut convertir directement le contact courant en affilié actif et l’inscrire dans la campagne, sans passage systématique par Ajouter au gestionnaire. Pour plusieurs campagnes, prévoyez une action et les contrôles nécessaires pour chacune.
5. Envoyer une notification interne : choisissez le type de notification et rédigez le message qui vous prévient, vous ou votre équipe, qu'un nouveau partenaire vient de rejoindre le programme. C'est ce qui vous permet de faire un accueil personnalisé aux candidats prometteurs.

Publiez ensuite l'automatisation avec le bouton en haut à droite, puis enregistrez.

Ces deux actions font l'objet d'articles dédiés qui détaillent chacun de leurs paramètres : Action d'automatisation : Ajouter au gestionnaire d'affiliation et Action d'automatisation : Ajouter à une campagne d'affiliation.

Une variante utile : router selon les réponses du formulaire

Si votre formulaire contient un champ du type « audience approximative » ou « type de partenaire », insérez une condition Si / Alors juste après les tags. Chaque branche pointe ensuite vers une action Ajouter à une campagne d'affiliation différente. Vous obtenez ainsi des taux de commission adaptés au potentiel de chaque profil, sans aucun tri manuel de votre part.

Étape 4 : l'email de bienvenue avec le lien affilié

Un affilié qui reçoit son lien mais aucune consigne ne fait généralement rien. Cet email est votre seule vraie fenêtre d'activation, ouvrez-la correctement.

Deux moyens existent ; contrôlez leur activation pour éviter des messages de bienvenue en double.

• L’email d’accueil de la campagne, lorsqu’il est activé dans ses paramètres. Vérifiez son événement d’envoi, son contenu et les liens disponibles ; la simple création du profil dans le gestionnaire ne garantit pas un envoi. Vous pouvez le réécrire entièrement : voyez Comment personnaliser l'email envoyé à vos affiliés.
• Un workflow d’accueil dédié, déclenché par Affilié inscrit dans une campagne (Affiliate enrolled in campaign), filtré sur la campagne. Dans l’email, choisissez les valeurs d’affiliation depuis le sélecteur : lien de parrainage, portail et lien de connexion, selon ceux proposés. Ces valeurs liées à l’événement ne sont pas garanties dans un workflow démarré seulement par Formulaire soumis ni dans un test manuel sans inscription effective.

Quoi qu'il en soit, cet email doit contenir :

1. Le lien de suivi personnel, en évidence, avec une phrase qui explique qu'il faut l'utiliser à chaque publication pour que les ventes soient attribuées.
2. L'accès à l'espace affilié, où l'affilié suit ses clics, ses ventes et ses commissions. Un mot sur ce qu'il y trouvera évite la moitié de vos futures questions de support. L'article Comprendre l'espace affilié décrit précisément cette vue.
3. Les ressources prêtes à l'emploi : visuels, textes de publication, exemples d'emails, argumentaire produit. Le lien vers votre bibliothèque de médias suffit.
4. Un rappel des conditions : taux, seuil de paiement, périodicité, comportements interdits.
5. Une première action précise. « Publiez votre lien dès aujourd'hui » ne suffit pas. Proposez un visuel et un texte de départ clairement identifiés ; ne présentez pas un taux de conversion d’exemple comme un résultat réellement observé.

Valider les candidatures : automatique ou manuel ?

L'automatisation décrite plus haut enrôle tout le monde, immédiatement. C'est le réglage le plus rapide, mais ce n'est pas toujours le bon.

Mettre en place la validation manuelle

La méthode consiste à couper l'automatisation en deux, avec une file d'attente entre les deux moitiés.

1. Dans votre automatisation déclenchée par le formulaire, gardez uniquement les tags, la notification interne et un email de type « nous avons bien reçu votre candidature, réponse sous 48 heures ». Retirez les actions Ajouter au gestionnaire d'affiliation et Ajouter à une campagne d'affiliation.
2. Ajoutez une action de création d'opportunité dans un pipeline dédié au recrutement d'affiliés, avec des étapes du type Candidature reçue, En cours d'examen, Acceptée, Refusée. Vous obtenez un tableau visuel de vos candidatures en attente.
3. Créez une seconde automatisation, déclenchée par l'ajout du tag affilie : valide ou par le passage de l'opportunité à l'étape Acceptée. C'est elle qui contient les actions Ajouter au gestionnaire d'affiliation, Ajouter à une campagne d'affiliation et l'email de bienvenue.
4. Pour accepter un candidat, il vous suffit alors de déplacer sa carte dans le pipeline ou de lui poser le tag. Tout le reste se déroule tout seul.

Prévoyez également une automatisation de refus, déclenchée par un tag affilie : refuse, qui envoie un message court et courtois. Une candidature laissée sans réponse crée plus de mauvaise réputation qu'un refus clair.

Laisser vos affiliés recruter leurs propres sous-affiliés

Un sous-affilié est un affilié rattaché à un autre affilié. Quand le sous-affilié réalise une vente, il touche sa commission et son parrain touche également une part. C'est le levier qui transforme vos meilleurs partenaires en recruteurs pour votre programme : ils ont un intérêt direct à faire grandir leur propre réseau.

Le gestionnaire permet jusqu’à 7 paliers de commission. Ce nombre ne doit pas être assimilé à la profondeur maximale de recrutement : le réseau de sous-affiliés peut s’étendre au-delà, mais les commissions d’une vente restent limitées aux ascendants éligibles dans les paliers configurés.

Option 1 : activer la page d'inscription des sous-affiliés

C'est le pendant self-service de ce que vous venez de construire, mais côté affilié.

1. Ouvrez la campagne concernée en création ou en modification, allez à la dernière étape et dépliez Paramètres supplémentaires.
2. Activez Page d'inscription des sous-affiliés.
3. Sélectionnez le formulaire à utiliser pour ces inscriptions. Vous pouvez dupliquer votre formulaire principal et l'adapter.
4. Cliquez sur Terminer pour enregistrer.

Vos affiliés voient alors apparaître dans leur espace un lien d'inscription qu'ils peuvent partager librement. Toute personne qui s'inscrit via ce lien devient automatiquement leur sous-affilié. Leur espace affiche aussi la liste de tous les sous-affiliés qu'ils ont recrutés.

Option 2 : enrôler automatiquement vos nouveaux clients comme sous-affiliés

Cette option, si vous décidez de l’utiliser pour votre programme, enrôle le client sous l’affilié ayant apporté la vente admissible réussie. Elle ne signifie pas que chaque prospect ou soumission de formulaire devient automatiquement sous-affilié. Vérifiez les paramètres de la campagne et l’information donnée aux participants avant activation.

1. Ouvrez la campagne dans le gestionnaire d'affiliation.
2. À la dernière étape, dépliez Paramètres supplémentaires.
3. Activez Enrôler automatiquement les nouveaux clients comme sous-affiliés.
4. Enregistrez et publiez.

Ce mécanisme est puissant sur un produit à fort effet de recommandation, une formation ou un logiciel par exemple. Il l'est beaucoup moins sur une prestation haut de gamme, où un client transformé en vendeur sans y avoir consenti peut faire mauvais effet.

Option 3 : ajouter un sous-affilié à la main

Utile pour rattacher rétroactivement un affilié existant à un parrain.

1. Ouvrez le gestionnaire d'affiliation depuis l'onglet Marketing.
2. Cliquez sur l'affilié qui jouera le rôle de parrain.
3. Descendez jusqu'à l'onglet Sous-affiliés et cliquez sur Ajouter un sous-affilié.
4. Choisissez la campagne, puis sélectionnez les affiliés à rattacher. Vous pouvez aussi créer une nouvelle fiche affilié depuis cet écran si la personne n'existe pas encore.
5. Enregistrez.

Tester avant d'ouvrir les vannes

Commencez par une revue de configuration : formulaire exact, champs mappés, campagne choisie, règles de réinscription, validation éventuelle et destinataires de chaque notification. Un bouton Tester peut exécuter réellement des actions et envoyer des messages.

1. Vérifiez que l’enrôlement vise votre campagne de démonstration, avec des personnes et coordonnées fictives ou contrôlées.
2. Contrôlez les journaux et l’état de la fiche si vous réalisez ensuite un essai autorisé. Une action verte ne prouve pas à elle seule la réception d’un email ou le bon contenu d’un lien.
3. Pour les liens d’affiliation du workflow d’accueil, vérifiez le contexte Affiliate enrolled in campaign : les valeurs de cet événement ne se remplissent pas nécessairement pendant un simple test manuel.
4. Une commande, une commission et un versement sont des événements distincts. Une revue de configuration ne les prouve pas ; ne réalisez pas d’achat réel pour ce seul contrôle.
5. Conservez les traces de la recette et évitez de supprimer une fiche ou un historique pour nettoyer les statistiques sans avoir examiné les conséquences.

Ce qu'il faut prévoir côté administratif en France

Le paramétrage de CrocoClick ne détermine pas le statut juridique d’un affilié, les justificatifs à établir, la déductibilité d’une dépense ou le traitement de la TVA. Faites définir les conditions de votre programme et les documents nécessaires selon votre activité, les participants et les pays concernés, avec votre conseil juridique ou comptable. Ce tutoriel décrit le parcours technique d’inscription ; il ne valide aucun montage fiscal ou de facturation.

Questions fréquentes

Mon affilié ne voit pas sa campagne alors qu'il y est bien rattaché de mon côté. Que faire ?

Vérifiez d’abord l’affilié, son statut et son rattachement à la bonne campagne dans le gestionnaire, puis l’identité et le lien utilisés pour ouvrir le portail. Un essai dans une fenêtre privée peut aider à distinguer un problème de session. Si la campagne reste absente, consultez les journaux et demandez au support d’examiner le cas ; vider le cache n’est pas une garantie de résolution.

Puis-je router automatiquement les inscrits vers des campagnes différentes ?

Oui, de deux façons. Soit vous créez un formulaire par campagne et une automatisation par formulaire, ce qui est la méthode la plus lisible. Soit vous gardez un seul formulaire et vous insérez une condition Si / Alors dans l'automatisation, basée sur une réponse du formulaire, chaque branche pointant vers une action Ajouter à une campagne d'affiliation différente.

Que se passe-t-il si un contact existant déjà dans mon CRM remplit le formulaire ?

Le comportement dépend des règles de rapprochement et de gestion des doublons du compte, ainsi que des coordonnées soumises. Contrôlez la fiche effectivement utilisée et l’état d’affiliation avant de promettre l’absence de doublon. Vérifiez aussi les autres workflows actifs sur ce contact pour éviter des accueils ou relances contradictoires.

Un affilié peut-il s'inscrire deux fois ?

Une nouvelle soumission peut relancer un workflow selon ses règles de réinscription et provoquer un nouvel accueil. Utilisez un état de traitement explicite et un contrôle avant l’enrôlement ; ne supposez pas qu’un tag de candidature déjà présent prouve une inscription réussie, ni que la même adresse évite tout doublon dans tous les contextes.

Pourquoi mon action Ajouter au gestionnaire d'affiliation échoue-t-elle ?

Consultez le détail de l’action dans les journaux : vérifiez les coordonnées et mappings, les champs requis par le parcours, le statut du contact et la campagne choisie. Le flux de sous-affiliation exige Prénom, Nom et Email, mais cette règle ne permet pas d’attribuer toute erreur de création à l’absence d’un de ces champs.

Comment retirer un affilié de mon programme sans perdre son historique ?

Passez le statut à Inactif plutôt que de supprimer la fiche si vous voulez suspendre sa participation. Examinez séparément les rattachements, ventes et commissions déjà enregistrés ; le changement de statut ne les règle ni ne les annule automatiquement. N’utilisez pas cette action comme garantie sur tous les droits d’accès au portail.

Faut-il une campagne multi-paliers pour que la page d'inscription des sous-affiliés fonctionne ?

Oui. La campagne doit être configurée sur le palier 2 au minimum. Sur une campagne à palier unique, l'option n'apparaît simplement pas dans les paramètres supplémentaires.

Où retrouver les autres réponses sur les affiliés et les campagnes ?

Deux articles regroupent l'essentiel : FAQ sur les affiliés et FAQ sur les campagnes d'affiliation.