Importer vos données depuis HubSpot (importateur natif)

L'importateur HubSpot vous permet de transférer les données clés de votre CRM HubSpot vers CrocoClick beaucoup plus vite. Au lieu de tout reconstruire à la main, vous connectez votre compte HubSpot, choisissez ce que vous voulez récupérer, et lancez l'import directement depuis CrocoClick. Cet article vous guide pas à pas : importer vos contacts, opportunités, champs personnalisés et pipelines, puis relire le résultat pour repérer et corriger les éventuelles erreurs.

À quoi sert l'importateur HubSpot ?

L'importateur HubSpot simplifie le passage de HubSpot vers CrocoClick. Plutôt que de recréer votre configuration manuellement, vous connectez HubSpot, sélectionnez les données à reprendre, et démarrez l'import depuis l'intérieur de CrocoClick.

Vous accélérez ainsi votre prise en main en récupérant vos données et votre structure : contacts, opportunités, champs personnalisés, pipelines, étapes et dossiers personnalisés. Une fois l'import terminé, un rapport vous montre ce qui a été importé correctement, ce qui a échoué, et ce qui mérite un coup d'oeil.

Les bénéfices clés

• Une migration plus rapide : importez les données HubSpot prises en charge directement dans CrocoClick, sans dépendre uniquement d'exports CSV manuels.

• Une structure conservée : vos transactions HubSpot arrivent dans CrocoClick sous forme d'opportunités, en gardant les pipelines et les étapes pris en charge bien organisés.

• La continuité de vos données personnalisées : les propriétés de contact et de transaction HubSpot prises en charge sont importées en tant que champs personnalisés.

• Un rapport transparent : après l'import, vous consultez les totaux, les enregistrements réussis, les erreurs, les avertissements, ainsi que le détail par objet et par enregistrement.

Avant de commencer

• Utilisez si possible un compte propre. Importer dans un compte qui ne contient pas déjà de données créées manuellement rend les erreurs et les doublons plus faciles à relire.

• Doublons : préparez une stratégie avant l’import. La documentation recommande d’autoriser les doublons de contacts et d’opportunités pour éviter certains rejets ; cette option peut aussi créer des doublons. Notez les réglages initiaux, choisissez un périmètre réduit et une destination adaptée, puis relisez les résultats avant d’élargir l’import. Rétablir une règle de déduplication ne fusionne pas rétroactivement les fiches déjà créées.

• L'import s'exécute en arrière-plan. Vous pouvez fermer la fenêtre et revenir plus tard pour suivre la progression.

• Il est recommandé d'utiliser l'anglais comme langue du compte pendant l'opération.

• Testez de préférence vos imports sur un compte neuf ou hors production avant de les lancer sur un compte réellement utilisé.

Limites et points d'attention

• Pipelines et opportunités : les pipelines et leurs étapes sont importés. Une opportunité peut être associée à 10 contacts supplémentaires au maximum.

• Champs personnalisés : le mappage des champs personnalisés repose sur les clés de champ. Si une clé de champ en conflit existe déjà dans CrocoClick, l'import peut échouer. Les champs calculés de HubSpot sont importés en tant que champs texte sur une ligne.

• Fichiers et pièces jointes : ne comptez pas sur leur transfert automatique. Les sections de la documentation actuelle se contredisent sur ce point. Inventoriez ces fichiers dans HubSpot et prévoyez une sauvegarde séparée ainsi qu’un contrôle fichier par fichier. Ne retirez pas un fichier source uniquement pour faire disparaître une erreur d’import.

• Contacts : si un contact importé est supprimé dans CrocoClick puis que l'importateur est relancé, le contact sera réimporté. Si le contact supprimé est ensuite restauré, des doublons peuvent apparaître.

• Notes : une note importée peut être liée au maximum à un contact et à une opportunité. La source actuelle ne prend pas en charge son association à une société.

• Tâches : les tâches récurrentes ne sont pas prises en charge. Une tâche peut être associée à 10 enregistrements de chaque type d'objet au maximum (10 contacts, 10 opportunités et 10 sociétés).

• Associations : certaines associations peuvent ne pas être importées en raison de limites techniques. Pensez à vérifier vos associations critiques après la migration.

Quelles données pouvez-vous importer depuis HubSpot ?

L’importateur documente les contacts, opportunités (transactions), sociétés, emails, champs personnalisés, dossiers personnalisés, pipelines, étapes, notes et tâches. Les emails importés sont en lecture seule.

Lorsque vos transactions sont importées en opportunités, leur structure de pipeline et d'étapes est conservée quand l'importateur la prend en charge. Votre processus de vente reste ainsi familier après le passage de HubSpot à CrocoClick.

Sociétés, emails et sélection des enregistrements

L’assistant peut être ouvert depuis Contacts, Sociétés ou Opportunités selon l’interface. Ajoutez les Sociétés à la sélection si elles font partie du périmètre ; relisez leurs propriétés et associations. L’import des transactions nécessite les contacts, qui sont sélectionnés automatiquement. Une transaction sans contact n’est pas un cas d’import garanti.

Dans l’aperçu, distinguez la sélection des propriétés de celle des enregistrements. Les filtres documentés portent sur les dates de création ou de dernière modification HubSpot, avec des conditions ET/OU ; contrôlez la plage de dates et le nombre sélectionné pour chaque objet. Une période relative peut exclure la journée en cours. Relisez les choix avant les confirmations de démarrage.

Comment utiliser l'importateur HubSpot

Étape 1 : ouvrir Importer des données

Depuis Contacts (ou Opportunités), ouvrez le menu Importer en haut à droite, puis sélectionnez Importer des données.

Étape 2 : sélectionner l'import HubSpot

Cliquez sur Connecter HubSpot dans la carte de droite pour démarrer un import HubSpot.

Étape 3 : authentifier votre compte HubSpot

Connectez-vous à votre compte HubSpot et validez l'authentification.

Étape 4 : lire les conseils rapides

Une fois l’authentification HubSpot effectuée, l'assistant d'import s'ouvre sur l'étape Démarrer. Cette étape présente une courte vidéo de prise en main et quelques conseils :

• Nettoyez les doublons dans HubSpot avant d'importer.

• Sauvegardez vos données actuelles avant l'import.

• Vérifiez le mappage des champs avant de lancer l'import.

Quand vous êtes prêt, cliquez sur Continuer.

Étape 5 : choisir ce que vous importez

Sélectionnez les objets HubSpot à reprendre :

• Contacts : les personnes que vous suivez (leads, clients, prospects).

• Tâches : vos to-do, relances et rappels liés à vos enregistrements.

• Transactions : la valeur et le statut de votre pipeline. Les transactions sont importées en tant qu'opportunités.

Cochez ce que vous souhaitez, puis cliquez sur Continuer.

Étape 6 : vérifier ce qui est inclus

Relisez les données associées proposées par l’assistant ; leur présence dans cet écran ne garantit pas que toutes les associations HubSpot seront reprises :

• Contacts : toutes les propriétés (champs standards et personnalisés).

• Tâches : les associations.

• Transactions : toutes les propriétés, ainsi que les pipelines.

Les étapes de pipeline sont importées en même temps que les pipelines. Vous n'avez pas besoin de les recréer.

Deux points à surveiller concernant les champs personnalisés :

• Le mappage se fait par clé. Si un champ personnalisé portant la même clé existe déjà dans votre compte, l'import renverra une erreur pour ce champ. Inventoriez les clés en conflit et les références aux champs existants. Faites valider le mappage ou une adaptation par le support avant toute modification ; ne supprimez pas un champ utilisé pour débloquer l’import.

• Nom et libellé différents. Si le nom interne et le libellé d'affichage d'un champ personnalisé diffèrent dans HubSpot, vous pouvez rencontrer des soucis pendant l'import. Relevez les différences et leurs références, puis faites confirmer le mappage avant de renommer un champ utilisé.

Cliquez sur Continuer pour passer à l'étape suivante.

Étape 7 : confirmer le nombre d'enregistrements

Avant le démarrage, l'assistant affiche ce qui va être repris et combien d'enregistrements sont concernés. Pour chaque ligne, vous voyez :

• Données HubSpot : ce qui se trouve dans HubSpot (par exemple contacts, ou pipelines des transactions).

• Importé en tant que : ce que cela devient dans votre compte (par exemple champs personnalisés des contacts, ou pipelines des opportunités).

• Enregistrements trouvés : le nombre détecté par l’assistant, à distinguer du nombre sélectionné et du résultat réellement importé.

Vous pouvez cliquer sur l'icône Modifier (le crayon) à côté des propriétés de contact ou de transaction pour choisir précisément les propriétés à inclure.

Cliquez sur Confirmer et démarrer l'import pour lancer l'opération, puis confirmez une dernière fois dans la boîte de dialogue qui suit.

Étape 8 : votre import est en cours

Un message de confirmation apparaît en haut de la page : votre import HubSpot a démarré et s'exécute en arrière-plan. Le tableau Historique des imports situé en dessous affiche l'import en cours avec un statut de progression en pourcentage en temps réel.

Vous pouvez fermer la fenêtre ou naviguer ailleurs, l'import continue. Revenez sur cette page à tout moment pour suivre l'avancement.

Étape 9 : ouvrir le détail de l'import (vue par objet)

Quand vous êtes prêt à relire les résultats, cliquez sur l'icône de statistiques ou de détail proposée dans la colonne Actions d'une ligne d'import. La fenêtre Détail de l'import s'ouvre.

Les quatre cartes en haut vous donnent les chiffres clés :

• Total des enregistrements : tout ce que l'import a traité.

• Réussis : les enregistrements importés proprement (avec le taux de réussite).

• Erreurs : les enregistrements qui n'ont pas été importés.

• Importés avec avertissements : les enregistrements importés mais qui méritent une vérification.

La vue par objet (onglet par défaut) résume chaque objet : combien ont réussi, combien sont en erreur, et le statut global.

Étape 10 : explorer les enregistrements un par un

Passez à l'onglet Vue par enregistrement pour voir chaque enregistrement, ligne par ligne. Utilisez les filtres en haut :

• Objets : restreindre aux contacts, champs personnalisés des contacts, opportunités, etc.

• Statut : filtrer par Réussis, Erreurs ou Importés avec avertissements.

Étape 11 : relire et corriger les erreurs

Réglez le filtre Statut sur Erreurs pour voir chaque enregistrement qui a échoué. Chaque ligne vous indique quel objet a échoué et pourquoi, avec l'identifiant de l'enregistrement HubSpot dans le message pour le retrouver facilement dans HubSpot.

Cliquez sur Télécharger en bas à gauche pour exporter la liste complète des erreurs au format CSV, pratique pour corriger vos données dans HubSpot avant de relancer l'import.

Résoudre les problèmes courants

Questions fréquentes