L'importation d'une liste de contacts complète est la pierre angulaire d'une gestion efficace de la base de données. Si elle est effectuée correctement, elle garantit que vos contacts sont organisés avec les meilleures données, facilitant ainsi des opérations commerciales plus efficaces.
Pré-requis :
Seuls les utilisateurs avec un 'Rôle Administrateur" auront la possibilité d'importer et d'exporter des contacts. Vous pouvez ajuster vos paramètres utilisateur en visitant : Paramètres > Mon Equipe > Gestion d'équipe.
Le fichier d'importation doit être un fichier .csv
N'avoir qu'une seule feuille/un seul onglet dans la feuille de calcul
Être inférieur à 50 Mo
(Remarque : un fichier .csv typique avec quatre colonnes et 10 000 enregistrements aura une taille d'environ 500 Ko)La première ligne NE DOIT PAS être vide ! Incluez une ligne d'en-tête dans laquelle au moins un en-tête de colonne correspond à un champ du système.
Comment importer des contacts dans CrocoClick :
Un fichier .csv avec les contacts que vous souhaitez importer
Étape 1 : Préparez votre fichier .csv
La ligne 1 du fichier doit contenir des en-têtes essentiels tels que « prénom », « nom », « e-mail », « téléphone », « téléphones supplémentaires », « tag », etc.
Lorsque vous ajoutez plusieurs numéros de téléphone pour un seul contact, indiquez-les dans la colonne « Téléphones supplémentaires ». Cette fonctionnalité vous permet de gérer plusieurs numéros de téléphone de manière transparente.
Formatez correctement les numéros de téléphone. Si un signe « + » est requis, ajoutez une apostrophe au début (par exemple, « '+191668128779 »).
Évitez d’utiliser les champs de téléchargement de fichiers et de signature lors de l’importation.
Pour les colonnes DND (do not disturb, l'option de désabonnement de la liste), n'oubliez pas que les contacts seront définis sur DND pour tous les canaux, sauf indication contraire via les workflows et les balises.
Nettoyez votre liste et vérifiez les doublons avant l'importation. Cette étape est essentielle pour préserver l'intégrité des données et éviter les problèmes de délivrabilité. Veuillez vous référer à ce guide pour rechercher et supprimer les doublons
Étape 2 : Importez vos contacts
1. Il existe deux options pour ajouter des contacts :
Créer manuellement un contact en cliquant sur le signe « + » dans le coin supérieur gauche.
Utiliser l' icône d'importation (une flèche pointant vers le haut) pour introduire des contacts via votre fichier .csv. En choisissant « Importer des contacts », vous pouvez effectuer une importation par lots, ce qui est à la fois rapide et efficace.
Si vous sélectionner « Importer des contacts » pour un import en masse :
Cliquez sur « Télécharger un fichier » ou utilisez le glisser-déposer .
Mappez les champs pour spécifier comment les données s'intégreront dans les champs de CrocoClick.
Une coche verte indique un champ prêt à être importé.
« En-tête de colonne du fichier » indique quelle colonne .csv est importée.
« Champs de contact » indique le champ cible dans CrocoClick. La plupart des champs généraux sont automatiquement reconnus.
Créer un champ personnalisé : si un champ n'existe pas dans CrocoClick.
Carte vers les champs existants : choisissez un champ similaire dans le menu déroulant.
Si vous ne souhaitez pas importer de données dans des colonnes sans correspondance, cochez la case Ne pas importer de données dans des colonnes sans correspondance .
Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont mappés. Par exemple, le fuseau horaire n'est pas mappé automatiquement.
La colonne « Téléphones supplémentaires » peut être mappée pour importer plusieurs numéros de téléphone. Séparez-les à l'aide de virgules, de barres obliques ou de points-virgules à côté de la colonne principale du numéro de téléphone.
Pour plusieurs e-mails, séparez-les et associez-les au champ « E-mails supplémentaires » .
Passez à l’onglet 3 :
Attribuez un nom à votre lot d'importation pour référence et suivi ultérieurs ou laissez CrocoClick utiliser par défaut un format de date-heure.
Gérer les doublons :
Ajouter un nouveau contact et mettre à jour les contacts existants : importe de nouveaux contacts et met à jour les contacts existants avec les informations manquantes.
Ajouter uniquement les nouveaux contacts : importe uniquement les nouveaux contacts, en ignorant ceux existants.
Mettre à jour les contacts existants uniquement : met à jour les contacts existants sans en ajouter de nouveaux.
Aucun : autorise les contacts en double si le paramètre « Autoriser les contacts en double » est activé.
Définir des identifiants uniques :
E-mail : fusionne les contacts avec la même adresse e-mail.
Téléphone : fusionne les contacts avec le même numéro de téléphone.
Aucun : autorise les entrées en double, mais pour que cela fonctionne, vous devez activer les contacts en double dans Paramètres > Profil d'entreprise > Préférences de déduplication des contacts
Ajouter des balises :
Balises sélectives : ajoutez des balises en incluant une colonne « Balises » dans votre fichier CSV. Si vous avez plusieurs balises pour un contact, vous pouvez ajouter une balise, saisir une virgule, puis un espace, puis saisir la balise suivante. Exemple : nouveau prospect, recommandation client
Balises universelles : ajoutez une balise pour tous les contacts importés dans le champ Ajouter des balises .
Affecter aux workflows ou aux campagnes :
Soyez prudent lorsque vous attribuez des contacts à des workflows ou à des campagnes pour éviter de déclencher des actions incorrectes.
Par exemple, l’ajout de nouveaux contacts à un flux de travail de rappel d’anniversaire peut envoyer des notifications d’anniversaire prématurément ou inutilement.
Exigences spécifiques : certains workflows ont des critères qui doivent être respectés pour fonctionner correctement. L'importation de contacts dans ces workflows sans respecter les critères peut entraîner des erreurs ou des problèmes de communication.
Logique conditionnelle : les workflows utilisent souvent une logique conditionnelle pour déterminer les étapes suivantes en fonction des informations de contact. Si les données importées sont incomplètes ou incorrectes, cela peut entraîner un traitement incorrect.
Veuillez noter:
Le bouton Ajouter au flux de travail/à la campagne fonctionne uniquement pour les nouveaux contacts et non pour les contacts mis à jour via le fichier CSV.
Créer une liste intelligente :
Cochez la case pour créer une liste intelligente à partir des contacts importés qui n'existent pas déjà dans votre système.
Remarque : cela créera UNIQUEMENT une liste intelligente pour les contacts que vous importez dans le système, pas pour ceux qui existent déjà dans le système ni pour ceux que vous mettez à jour.
Finalisez en cliquant sur « Soumettre ».
Étape 3 : Valider l'importation
Actualisez la page Contacts.
Accédez à Contacts > Actions groupées pour vérifier l’état et les détails de l’importation.
REMARQUES :
Chaque enregistrement de contact doit contenir au moins un numéro de téléphone ou une adresse e-mail pour que l'importation soit réussie. La simple liste des noms ne fonctionnera pas.
Résolvez les problèmes courants tels que le code d’erreur 1007, qui nécessite l’ajout de codes de pays aux numéros de téléphone.
Pour importer des notes pour un contact, assurez-vous qu'il n'y a qu'une seule note par contact avec une limite de 5 000 caractères. Utilisez un grand champ de texte personnalisé pour des notes plus détaillées.
Si le CSV n'a PAS d'e-mail ni de numéro de téléphone :
Si tel est le cas, suivez les étapes indiquées dans l’article ci-dessus et dans le troisième onglet, sélectionnez Aucun pour ignorer les contacts existants en fonction de (principal) et cliquez sur Soumettre.
Cela créera un identifiant de contact unique et traitera chaque entrée comme un individu et agira comme un identifiant unique pour le contact.
Si vous souhaitez ultérieurement mettre à jour ces contacts ou obtenir leur identifiant de contact, il vous suffit de :
Sélectionnez les contacts et cliquez sur Exporter les contacts.
Maintenant, si vous réimportez ce fichier dans le système, vous verrez le champ ID de contact.
Remarque :
L'identifiant unique de l'ID de contact s'affiche uniquement si vous avez un en-tête de colonne avec l'ID de contact écrit comme titre d'en-tête.
Lors de la sélection de l'identifiant unique (e-mail, téléphone ou identifiant de contact), le système utilisera uniquement l'identifiant sélectionné. Il n'utilisera pas le numéro de téléphone lors de l'importation.
FAQ
Ma liste CSV est mixte : certains contacts ont une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, et d'autres ont à la fois une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Comment dois-je procéder ?
Lors de l'importation d'un fichier CSV contenant des données mixtes, vous pouvez utiliser une préférence secondaire pour faciliter la mise en correspondance et la mise à jour des contacts. Définissez votre préférence principale (par exemple, E-mail ) pour que le système effectue la recherche en premier. Si aucune correspondance n'est trouvée, le système utilisera alors la préférence secondaire (par exemple, Téléphone ) pour localiser et mettre à jour les enregistrements. Cette approche garantit que les contacts sont identifiés avec précision, même si certaines données sont manquantes.
Certains de mes contacts ont plusieurs adresses e-mail et/ou numéros de téléphone. Comment dois-je procéder ?
Si un contact possède plusieurs numéros de téléphone ou e-mails, veuillez diviser les contacts en plusieurs afin qu'ils puissent être téléchargés.
Exemple:
Original avec deux colonnes de numéros de téléphone :
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Nettoyé pour la version téléchargée :
Joséphine | 810-292-9388 | |
Joséphine | 810-374-9840 |
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Gardez l'e-mail vide pour le deuxième prospect avec un numéro de téléphone différent, car cela créera des doublons lorsque nous téléchargerons des contacts avec des numéros de téléphone comme champ unique.
Remarque importante pour les personnes qui utilisent Keap :
Le champ téléphone de l'export CSV dans Keap est incompatible avec __CompanyName. Les parenthèses '()' et les tirets '-' le rendent incompatible. Nous devons mettre en surbrillance la colonne entière dans le fichier CSV et nous assurer qu'elle est numérotée, supprimer les parenthèses et les tirets, puis nous pouvons importer sans corrompre les données dans CrocoClick.
Lors de l'importation des numéros de téléphone, j'obtiens le code d'erreur 1007 ' propriété requise non valide' :
Ajoutez un code de pays pour les numéros situés hors du pays du compte lors de l'importation de numéros. Si le pays du sous-compte est défini sur les États-Unis , vous n'aurez pas besoin d'ajouter un +1 (code de pays des États-Unis) aux numéros de téléphone importés. Cependant, si vous importez des numéros situés hors des États-Unis , vous devrez ajouter lecode du paysPar exemple : un compte dont le siège social est situé aux États-Unis doit ajouter « +44 » pour appeler le Royaume-Uni. Si le pays du compte est défini sur un autre pays que les États-Unis (comme le Royaume-Uni, l'Australie, etc.), pour appeler/envoyer des SMS à des numéros américains, vous devez ajouter « +1 » à l'indicatif régional du pays dans le fichier CSV.
J'essaie d'importer un fichier CSV avec une colonne DND, mais tous les contacts sont définis sur DND pour TOUS les canaux.
Lorsque vous importez des contacts avec une colonne Ne pas déranger dans votre fichier CSV, veuillez noter que les contacts seront Ne pas déranger pour TOUS les canaux. Si vous souhaitez ne pas déranger pour des canaux spécifiques, veuillez d'abord configurer un flux de travail et utiliser des balises pour chaque canal.
Par exemple, je voudrais que John soit en mode Ne pas déranger pour les SMS uniquement. Je créerais un flux de travail qui ne dérangerait pas un contact lorsqu'une balise « Ne pas déranger pour les SMS » est ajoutée. Donc maintenant, sur le fichier CSV, j'ajouterais la balise « Ne pas déranger pour les SMS » à côté du nom de John. Lors de l'importation, cela déclencherait l'automatisation pour ne pas déranger John pour les SMS uniquement.
J'essaie d' importer un fichier CSV avec des notes et je ne peux pas générer plus d'une note par enregistrement de contact.
Lors de l'importation de notes de contact, vous ne pouvez avoir qu'une seule note par enregistrement de contact avec une limite de 5 000 caractères. Veuillez utiliser le champ de texte personnalisé de grande taille si vous avez plusieurs notes ou plus de caractères que le nombre autorisé.
J'essaye d'importer un CSV avec Notes.
Pour l'instant, nous n'avons aucune limite pour l'importation CSV des notes, et conformément à notre comportement d'exportation actuel, nous prenons en charge un maximum de 255 caractères pour la dernière note.
Pour un dépannage plus détaillé, consultez notre article « Dépannage des importations en masse via CSV »
CrocoClick s'engage à rendre votre processus de gestion des contacts aussi fluide que possible. La fonctionnalité Actions groupées témoigne de cet engagement. Pour toute question ou clarification, notre équipe d'assistance est toujours prête à vous aider.