Gérer efficacement votre temps et vos rendez-vous peut grandement influencer votre réussite, qu'elle soit personnelle ou professionnelle.
Grâce aux fonctionnalités de calendrier avancées de CrocoClick, vous disposez d'outils polyvalents pour configurer, personnaliser et gérer vos plannings. Ce guide couvre toutes les facettes de la gestion du calendrier, vous assurant de ne rien manquer.
Les Etapes pour Créer son Calendrier en Ligne
1. Créer votre calendrier :
Accédez à l’onglet Calendriers dans le menu Paramètres.
Cliquez sur Créer un calendrier.
2. Choisir le type de Calendrier
Réservation Personnelle (1:1 - solo) : Idéal pour créer un calendrier personnel.
Tournoi en mêlée / Round Robin (1:1 - équipe) : Idéal pour créer un calendrier avec plusieurs membres d'une même équipe. Les paramètres permettent ensuite de gérer la répartition des RDV entre les membres de l'équipe, garantissant ainsi une charge de travail et une disponibilité équilibrées.
Réservation de classe (1:many) : Idéal pour créer un calendrier avec plusieurs participants au même événement
Réservation Collective (many:many) : Idéal pour avoir plusieurs membres d'une équipe présent dans le même rendez-vous avec un seul client.
3. Paramétrer les informations de base de votre calendrier
Renseigner les informations de base de votre calendrier
Cliquer sur Confirmer
💡ASTUCE : Vous pourrez personnaliser en profondeur votre calendrier dans les étapes suivantes
4. Accédez au paramètres avancés
Cliquer sur les 3 points à côté de votre calendrier
Cliquer sur "Modifier"
5. Renseignez les informations sur la réunion
Logo : améliorez la visibilité de votre marque en téléchargeant un logo approprié.
Nom : Fournissez un nom approprié.
Description : Donnez un aperçu concis.
URL : Personnalisez le lien de votre calendrier pour un partage facile.
Titre du rendez-vous : définissez un titre significatif. Utilisez {{contact.name}} pour des touches personnalisées.
Lieu de la réunion : permet aux utilisateurs de spécifier où une réunion aura lieu lors de la configuration de rendez-vous via un système de calendrier.
Couleur de l'événement : désignez une couleur pour une identification rapide.
6. Configurer vos disponibilités
Heures hebdomadaires disponibles : définissez vos horaires de travail hebdomadaires habituels. Cette fonction est utile pour configurer votre planning par défaut qui se répète semaine après semaine.
💡ASTUCE : Si le fuseau horaire de votre profil diffère de celui de l'entreprise, les créneaux disponibles dans le calendrier seront basés sur le fuseau de l'entreprise. Cela signifie que, même si vous définissez vos horaires de travail de 8h à 17h (heure de Paris), ces heures seront converties dans le fuseau de l'entreprise (par exemple, Bangkok). Par conséquent, certains créneaux pourraient tomber en dehors de vos heures actives et ne pas être disponibles pour les réservations.
Par exemple, si vous êtes actif de 8h à 17h à Paris et que l'entreprise opère sur le fuseau horaire de Bangkok (décalé de +5h en heure d'été), un créneau de 8h à 13h à Bangkok correspond à 3h à 8h à Paris, ce qui est en dehors de vos heures définies. Ces créneaux ne seront donc pas disponibles à la réservation.
Heures précises : ajustez votre emploi du temps à certaines dates spécifiques et remplacez vos horaires hebdomadaires habituels sur ces dates
💡ASTUCE : Si vous souhaitez n'avoir que quelques dates ponctuels pour votre calendrier (par exemple si vous organiser un événement ou un webinar non récurrent), décocher tous les jours dans les Heures hebdomadaires Disponibles puis ajouter dans les Heures précises vos dates et heures d'événements.
Assurez-vous qu'aucune heure hebdomadaire n'est configurée pour que cette fonctionnalité fonctionne correctement.
Avoir l'air occupé : La fonctionnalité « Look Busy » est conçue pour créer un sentiment d'urgence en masquant un pourcentage de vos créneaux de réservation disponibles, vous faisant apparaître comme plus demandé. En limitant les plages horaires visibles, les clients potentiels peuvent ressentir un plus grand besoin de réserver rapidement, ce qui peut entraîner une augmentation des réservations.
Rendez-vous récurrents : Transformer cet événement en rendez-vous récurrent. Définissez la fréquence à laquelle les rendez-vous se répètent (par exemple, chaque semaine, chaque mois), le nombre de rendez-vous et décidez de ce qui se passe lorsque les créneaux horaires deviennent indisponibles.
Intervalle de réunion : Spécifiez l'intervalle de temps pour choisir son créneau. Ce temps n'a pas nécessairement besoin d'être identique à la durée de la réunion (par exemple, si un intervalle de 5 min. est défini, alors l'utilisateur pourra sélectionner le créneau de 13h ou de 13h05 ou de 13h10, etc. même si le rendez-vous est de 30 min.)
Durée de la réunion : Définissez la durée de vos rendez-vous (par exemple, 30 minutes, 1 heure).
Préavis de planification minimum : Dictent les exigences en matière de préavis avant réservation
Période : Définissez jusqu'à quel délai les rendez-vous peuvent être planifiés (par exemple, n'affichez des créneaux que pour les 10 prochains jours)
Nombre maximum de réservations par jour : Définissez des limites de rendez-vous quotidiennes.
Nombre maximal de réservations par créneau (par utilisateur) : Définissez la limite de rendez-vous pour chaque créneau horaire. Dans les cas où le seuil défini est dépassé, le système passe à l'utilisateur suivant dans le round robin ou marque le créneau comme indisponible (utile si par exemple vous organisez une session de formation pouvant accueillir jusqu'à 5 participants en même temps)
Temps tampon : Prévoyez une période de réflexion entre les rendez-vous.
Tampon préalable (pré-buffer) : Temps supplémentaire ajouté avant un rendez-vous.
Tampon final (post-buffer) : temps supplémentaire ajouté après un rendez-vous.
💡ASTUCE : Si un rendez-vous de 30 minutes comporte un tampon final de 30 minutes et qu'un créneau est réservé de 12h00 à 12h30, le prochain créneau disponible sera celui de 13h00
7. Paramétrer le formulaire et les paiements
Sélectionner un formulaire : choisissez le formulaire par défaut ou utiliser un formulaire que vous aurez créé préalablement
Ordre des widgets : choisissez si vous souhaitez afficher le formulaire avant ou après les crénaux disponibles
Préremplir les champs : permet de remplir automatiquement le formulaire avec les infos du prospect si ce dernier est dans le CRM
Case de Consentement : activez cette option pour permettre l'obtention du consentement des contacts grâce à l'ajout d'une case à cocher, accompagné d'un message que vous pouvez personnaliser
Ajouter des invités : permettez aux principaux participants d'inviter des invités supplémentaires qui recevront également une invitation à ce rendez-vous
Page de confirmation : lorsque quelqu'un effectue une réservation, vous pouvez choisir de lui afficher un message avec les informations liées au rendez-vous sur la même page (par défaut) ou de le rediriger vers une page de votre choix (redirection).
Confirmation automatique des nouvelles réunions : activez cette fonctionnalité pour confirmer instantanément les nouveaux rendez-vous sur les créneaux horaires disponibles du calendrier, garantissant ainsi que les utilisateurs reçoivent des confirmations de réservation immédiates. Si vous désactiver cette option, tous les rendez-vous seront mis "en attente" et vous devrez les confirmer manuellement
ID de pixel Facebook : tracker les rendez-vous avec votre identifiants Facebook Ads
Payment : si vous avez déjà connecté une passerelle de paiement comme Stripe à votre compte CrocoClick, vous pouvez activer la fonction d'acceptation des paiements.
Les principales configurations incluent la définition du montant, le choix de la devise, la sélection entre les environnements de test/en direct, la personnalisation des descriptions et la possibilité de paiement d'un accompte.
8. Gérer les Notifications qui suivent la prise de Rendez-vous
Notifications et options supplémentaires : Dans cet onglet, vous trouverez de nombreux templates de mails à envoyer aux utilisateurs (la personne qui va faire le rendez-vous) ou au contact (la personne qui a réservé le rendez-vous)
Google Agenda : Autorisez Google Agenda à envoyer des invitations à des rendez-vous ou à envoyer des e-mails aux participants lors de la mise à jour de l'événement.
Affectation : affectez les contacts ayants pris rendez-vous à l'utilisateur qui va effectuer le rendez-vous (important si vous créez un calendrier avec plusieurs utilisateurs)
Annulation et report : Favorisez la flexibilité avec des options permettant aux clients de reprogrammer ou d'annuler. Vous pouvez également définir des limites de temps pendant lesquelles les rendez-vous peuvent être reprogrammés ou annulés, ce qui contribue à minimiser les changements de dernière minute qui perturbent les horaires et font perdre un temps précieux.
💡ASTUCE : il est important de communiquer ces politiques à vos clients, par exemple en les incluant dans les détails de la réunion ou dans les messages de confirmation de réservation, afin de garantir la transparence et d'éviter les malentendus.
💡ASTUCE : Une fois le rendez-vous reprogrammé, une balise « Reprogrammé » apparaîtra dans la liste des rendez-vous et dans la fenêtre modale. Elle affichera également la date et l'heure précédentes pour une référence facile. Pour l'utiliser, il vous suffit de consulter votre liste de rendez-vous ou les détails pour voir les rendez-vous reprogrammés marqués.
Notes Supplémentaires : Incluez des notes supplémentaires qui fournissent des liens pour reprogrammer, annuler et toute autre information pertinente telle que le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du client.
9. Personnaliser l'Apparence de votre Calendrier
Sélection de style : choisissez entre le design modern Neo (conseillé) ou le design classique pour votre widget.
Couleur principale : sélectionnez la couleur des boutons, des dates, des plages horaires et des actions
Couleur d'arrière-plan : définissez la couleur d'arrière-plan des plages de date et d'heure et du formulaire.
Texte du bouton : ajoutez le texte que vous souhaitez afficher sur le bouton de planification.
Titre du calendrier : activez le titre du calendrier pour afficher le nom du calendrier
Description du calendrier : activez la description du calendrier pour afficher la description du calendrier.
Informations sur le calendrier : comprend des informations telles que la durée, la date et l'heure, les détails récurrents et le fuseau horaire
Insérer du code personnalisé : vous pouvez insérer le code CSS personnalisé pour personnaliser le calendrier de la manière souhaitée.
Sélection du personnel : autorisez la sélection du personnel lors des réservations, en permettant aux contacts de choisir avec quel utilisateur ou membre du personnel ils souhaitent planifier.
Gérer ses calendriers en ligne
Affichage et modification de vos calendriers existants
Accédez à tous les calendriers enregistrés dans les paramètres de votre compte.
Utilisez l'option « ... » pour : dupliquer, récupérer le code d'intégration, partager des liens de planification ou permanents, modifier les paramètres du calendrier, activer/désactiver ou même supprimer de votre compte. Vous pouvez également déplacer des calendriers vers des groupes spécifiques si nécessaire.
Gestion de vos rendez-vous
Accédez à Calendriers > Rendez-vous pour parcourir les rendez-vous en fonction du calendrier, du statut et de la date.
Tirez le meilleur parti de la prise de rendez-vous manuelle lorsque cela est nécessaire.
Conclusion
Avec les bons outils et les bonnes connaissances, la gestion du calendrier peut être plus qu'une simple tâche de routine : elle peut être réellement transformatrice pour votre entreprise.
Laissez les fonctionnalités de CrocoClick vous guider dans une planification sans effort, en vous assurant de rester au premier plan de chaque rendez-vous, cours ou réunion. Améliorez votre expérience de gestion du calendrier avec ces étapes complètes et regardez votre productivité monter en flèche !
FAQ
Q1 : Comment puis-je créer un nouveau calendrier dans CrocoClick ? : Pour créer un nouveau calendrier, accédez à la section « Calendriers » dans le menu Paramètres, cliquez sur « Créer un calendrier » et sélectionnez le type de calendrier souhaité. Vous pouvez ensuite le personnaliser avec des options telles que le nom, l'URL et le lieu de la réunion.
Q2 : Comment puis-je garder le lieu de la réunion privé lors de la réservation de rendez-vous ? : Utilisez la fonction « Afficher l'étiquette pour le lieu personnalisé » dans la section des détails de la réunion. Cela vous permet d'afficher un espace réservé, tel que « Bureau de Paris » ou « l'un de nos coachs vous appelera le moment venu » , qui garde le lieu de la réunion privé jusqu'à ce que la réservation soit confirmée.
Q3 : Qu'est-ce que la fonctionnalité « Look Busy » et comment fonctionne-t-elle ? : La fonctionnalité « Look Busy » masque un pourcentage de vos créneaux de réservation disponibles pour créer un sentiment d'urgence. Elle randomise les créneaux cachés sur différents jours pour donner l'impression que votre calendrier est plus chargé, ce qui encourage les clients à réserver rapidement.
Q4 : Comment fonctionnent les temps tampon avant et après dans la planification des rendez-vous ? : Les tampons avant et après ajoutent du temps supplémentaire avant et après un rendez-vous pour éviter les chevauchements. Par exemple, si vous définissez un tampon de 30 minutes, l'heure du prochain rendez-vous disponible sera ajustée pour tenir compte de ce tampon, garantissant ainsi un temps d'arrêt approprié.
Q5 : Puis-je ajouter plusieurs invités à un seul rendez-vous ? : Oui, avec la fonctionnalité « Ajouter des invités », vous pouvez autoriser le participant principal à inviter des invités supplémentaires à un rendez-vous. Vous pouvez définir le nombre maximum d'invités et les avertir comme le participant principal.
Q6 : Comment intégrer les paiements pour les rendez-vous ? : Vous pouvez intégrer les paiements à l'aide d'une passerelle comme Stripe. Accédez à la section de facturation dans les paramètres de votre calendrier et définissez les tarifs. Vous pouvez également activer les paiements partiels et définir le montant ou le pourcentage à facturer à l'avance.
Q7 : Les clients peuvent-ils reprogrammer ou annuler leurs rendez-vous ?R : Oui, les clients peuvent reprogrammer ou annuler leurs rendez-vous. Vous pouvez configurer les options de reprogrammation et d'annulation dans les paramètres de votre calendrier, notamment en définissant des limites quant au délai avant le rendez-vous pendant lequel ces actions peuvent être effectuées.
Q8 : Comment synchroniser mon calendrier CrocoClick avec des calendriers externes comme Google ? : Vous pouvez lier votre calendrier CrocoClick à des calendriers externes, comme Google Agenda, pour synchroniser les rendez-vous et garantir une planification transparente sur toutes les plateformes. Activez cette option dans les paramètres d'intégration du calendrier.
Q9 : Comment puis-je personnaliser l'apparence de mon widget de réservation ? : Vous pouvez personnaliser la conception du widget en choisissant entre les styles Neo et Classic, en définissant les couleurs des boutons et des arrière-plans et en modifiant le texte du bouton de planification. Ces options peuvent être configurées dans les paramètres de personnalisation du widget.
Q10 : Comment puis-je limiter le nombre de rendez-vous par jour ou par créneau horaire ? : Vous pouvez définir un nombre maximal de rendez-vous par créneau horaire et par jour dans vos paramètres de disponibilité. Si la limite est atteinte, le système passera automatiquement à l'heure disponible suivante ou marquera le créneau comme indisponible.