Les agendas d'équipe ou de groupe (Round Robin, Service, Classe et Collectifs) permettent de synchroniser les rendez-vous assignés à un utilisateur avec des agendas tiers tels que Google, Outlook ou iCloud. De plus, les événements planifiés dans ces agendas tiers peuvent être automatiquement importés et affichés dans le système, assurant une synchronisation fluide entre les deux.
Qu’est-ce que la configuration d’un agenda ?
La configuration d’un agenda vous permet de gérer les paramètres de synchronisation avec vos agendas tiers. Pour y accéder, rendez-vous dans Agendas > Paramètres des agendas > Connexions.
Deux réglages essentiels sont disponibles :
Agenda lié : pour synchroniser les événements créés dans le système avec un agenda tiers.
Agenda de conflit : pour bloquer les disponibilités en fonction des événements de vos agendas tiers.
Toutes les intégrations d’agendas tiers ajoutées par l’utilisateur sont affichées dans cette section pour une gestion centralisée et simplifiée.
L'Agenda lié
L'agenda lié permet de synchroniser tous les nouveaux événements créés dans le système avec votre agenda tiers. Par exemple, tout événement créé dans CrocoClick sera automatiquement synchronisé avec votre agenda tiers (comme Google).
L'agenda lié est responsable de :
Pousser des événements vers Google, Outlook ou iCloud.
Récupérer des événements créés dans ces agendas tiers et les intégrer au système.
Remarque :
Un accès complet est requis pour sélectionner un agenda comme agenda lié.
Par défaut, l'agenda lié est également ajouté à l'agenda de conflit. Cela signifie que :
Tout événement créé dans l’agenda tiers sera récupéré dans le système.
Tout événement créé dans le système sera envoyé vers l’agenda tiers.
Vous pouvez définir vos préférences de synchronisation dans les Paramètres avancés.
Préférences de synchronisation (Paramètres avancés)
Synchronisation par défaut (Unidirectionnelle)
Les événements créés dans CrocoClick sont envoyés vers l’agenda lié (ex. : Google).
Les événements créés dans l’agenda lié sont importés dans le système comme créneaux bloqués.
Aucun contact n’est créé pour les invités ajoutés dans les événements de l’agenda lié.
Aucune automatisation ou workflow n’est déclenché.
Synchronisation bidirectionnelle
Les événements créés dans CrococClick sont synchronisés avec l’agenda lié.
Les événements créés dans l’agenda lié sont synchronisés dans CrocoClick comme rendez-vous.
Un contact est créé pour chaque invité trouvé dans les événements de l’agenda lié.
Les automatisations configurées sont déclenchées comme pour tout rendez-vous créé dans le calendrier CrococClick.
Exemple :
Synchronisation par défaut (unidirectionnelle)
Jean crée un événement Google intitulé "Rendez-vous avec le Dr. Michel" de 13h00 à 14h00.
Dans CrocoClick, seul un créneau bloqué de 13h00 à 14h00 sera enregistré pour éviter de nouvelles réservations.Synchronisation bidirectionnelle
Un rendez-vous est créé dans CrococClick de 13h00 à 14h00.
Un contact pour le Dr. Michel est ajouté au système.
Si des automatisations sont configurés, ils seront déclenchés pour le Dr. Michel.
Agenda de conflit
Les événements des agendas tiers ajoutés en tant qu'agendas de conflit sont synchronisés avec le système pour bloquer vos disponibilités pendant leur durée.
Fonctionnement :
Tous les événements des agendas tiers sélectionnés sont lus. Les créneaux horaires où l’utilisateur est indisponible sont bloqués.
Seuls les événements marqués comme "Occupé" dans l’agenda tiers bloquent les disponibilités dans le système.
Les événements marqués comme "Libre" sont récupérés dans le système, mais les disponibilités restent ouvertes.
Cela garantit une disponibilité précise et évite les doubles réservations. Vous pouvez ajouter plusieurs agendas à vérifier pour éviter les conflits.
💡 ASTUCE : Aucun rendez-vous n'est créé dans le système via les agendas de conflit ; seul le temps est bloqué pour les événements déjà planifiés dans l’agenda tiers.
Conclusion
Configurer vos préférences de synchronisation entre CrocoClick et vos agendas tiers garantit une gestion fluide et précise de votre disponibilité. En choisissant entre la synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle, vous adaptez votre organisation à vos besoins spécifiques tout en évitant les doubles réservations et en automatisant les interactions avec vos contacts.