Vue d’ensemble
Avec CrocoClick, vous pouvez automatiser l’envoi d’un contrat électronique à signer dès qu’un prospect soumet un formulaire.
Le principe : les documents utilisent les champs du Contact (standards ou personnalisés), que le formulaire vient remplir.
Ainsi, votre contrat est automatiquement personnalisé avec les informations du prospect (nom, email, IBAN, adresse, date de démarrage, etc.).
Avantages
Gain de temps : plus besoin d’envoyer chaque contrat manuellement.
Personnalisation automatique grâce aux champs personnalisés.
Collecte rapide de signatures électroniques légales.
Déclenchement du contrat au bon moment dans votre processus (formulaire rempli, pipeline mis à jour, tag ajouté, etc.).
Suivi en temps réel du statut : envoyé, vu, signé.
Étape 1 : Créer votre modèle de document
Rendez-vous dans Paiements → Documents & Contrats → Modèles.
Cliquez sur + Nouveau → Créer un modèle (par exemple : “Contrat de prestation”).
Construisez votre document :
Logo / image
Texte (clauses, conditions, présentation de l’offre)
Champs dynamiques Contact →
{{contact.first_name}},{{contact.email}},{{contact.offre_choisie}}Tableau produits si vous souhaitez inclure des tarifs
Bloc signature
Enregistrez.
Étape 2 : Créer votre formulaire qui déclenchera l'envoi du document
Créer votre Formulaire en incluant tous les champs personnalisés et standards dont vous avez besoin
Si le champ n’existe pas encore (exemple : champ "IBAN") vous pouvez le créer
Faites un test : soumettez le formulaire et vérifiez dans la fiche Contact que les informations sont bien enregistrées.
Étape 3 : Créer l'automatisation
Allez dans Automatisation → Nouveau Flux de travail → Démarrer de zéro.
Définissez le Déclencheur : Form Submitted → sélectionnez le formulaire concerné.
Ajoutez l’action Envoyer Documents & Contrats :
Donnez un nom à l’action (par ex. “Envoyer contrat SUPERCLIENT”).
Choisissez l’expéditeur (l’utilisateur par lequel le document sera envoyé).
Sélectionnez le modèle créé à l’étape 1.
Mode d’envoi :
Envoyer directement = envoi automatique immédiat.
Créer en brouillon = vous pouvez relire avant d’envoyer.
Publiez votre automatisation.
Étape 4 : Ce que reçoit votre prospect
Un email sécurisé avec un lien vers le document.
Le document est prérempli avec ses informations (valeurs personnalisées)
La signature se fait en ligne, directement dans le navigateur, sans besoin de créer un compte ni de télécharger le document.
Une copie signée est automatiquement envoyée au prospect par email une fois signé.
Étape 5 : Suivre et relancer
Dans Paiements → Documents & Contrats → Tous les documents et contrats, vous pouvez voir les documents selon leur statut :
Brouillons
En attente de signature
Terminés
Vous pouvez également ajouter des actions dans votre automatisation :
Ajouter un tag (“Contrat envoyé”)
Déplacer l’opportunité dans votre pipeline
Envoyer un email d’onboarding
Générer une facture ou un paiement (paramétrable directement lors de la signature du contrat pour plus de fluidité)
Bonnes pratiques
Testez toujours le processus avec votre propre adresse email.
Vérifiez que chaque champ dynamique du document correspond bien à un champ Contact alimenté par le formulaire.
Utilisez l’option Créer en brouillon pour contrôler le rendu lors des premiers essais.
Activez la collecte de paiement directement dans le document si nécessaire.
Préparez une étape de relance automatique si le contrat n’est pas signé après quelques jours.
Exemple d’automatisation
Déclencheur : Formulaire “Demande d’audit” soumis.
Action : Envoyer Document → modèle “Contrat Audit”.
Attente 3 jours → Si non signé → Email de relance.
Si signé → Tag “Contrat signé” + Pipeline “Client actif” + Email de bienvenue.
FAQ
Que se passe-t-il si un champ personnalisé est vide ?
Le document reprendra la valeur vide. Vous pouvez prévoir dans votre automatisation une étape “Mettre à jour Contact” pour définir une valeur par défaut si la valeur est vide.
Puis-je modifier le contrat après envoi ?
Seulement si vous avez choisi “Créer en brouillon”. Sinon, le document est verrouillé pour des raisons de sécurité.
Peut-on gérer plusieurs signataires ?
Oui, il est possible d’assigner plusieurs blocs de signature à différentes personnes.
Les signatures sont-elles reconnues légalement ?
Oui, elles respectent les normes en vigueur (piste d’audit, horodatage, consentement).
Est-ce compatible mobile ?
Oui, vos destinataires peuvent signer directement depuis leur smartphone.