Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en place d’un workflow d’automatisation pour gérer un webinaire en direct, depuis l’inscription jusqu’aux rappels, en passant par les actions post-événement.
Étape 1 : Accéder aux Automatisations
Ouvrir l'outil d'automatisation.
Cliquer sur « Créer un flux de travail ».
Sélectionner un modèle d'automatisation, par exemple « Webinaire registration confirmation and reminder ».
Cliquer sur « Continuer » pour voir l'aperçu de l'automatisation.
Étape 2 : Sélectionner le modèle d'Automatisation "Recipe - Webinar"
Choisir un modèle d'automatisation approprié, par exemple « Webinaire registration confirmation and reminder ».
Cliquer sur le modèle sélectionné.
Étape 3 : Configurer le déclencheur suite au remplissage du Formulaire
Sélectionnez le formulaire d'inscription utilisé pour le webinaire (ex. :
formulaire webinaire).Si le formulaire ne s’affiche pas, supprimez et remettez le filtre dans les paramètres du déclencheur.
Étape 4 : Ajouter un Tag
Ajoutez un tag (ex. :
Inscrit Webinaire Janvier) pour suivre les inscrits facilement.Décrivez clairement ce tag pour pouvoir le réutiliser.
Étape 5 : Fixer la date et l'heure du webinaire
Ajoutez une action qui enregistre la date de l’événement dans la fiche contact.
Exemple :
31 janvier 2051 à 13h30.
💡ASTUCE : Pour en savoir plus sur l'action "Date de début de l'événement", vous pouvez lire cet article dédié
Étape 6 : Créer les emails de suivi et les actions "attendre"
Ajoutez un email de confirmation directement après l’inscription.
Ajouter des actions « Attendre », paramétrées en fonction de l'événement (event - Wait until… ou wait after...)
Ajouter vos mails
Étape 7 : Gérer les cas où la date est dépassée
Utilisez les conditions “Ignorer si date dépassée” dans vos actions d'attente pour éviter d’envoyer des rappels après le webinaire.
Cela garantit une expérience propre et pertinente.
Étape 8 : Ajouter des actions post-événement
Pour les inscrits après la date du webinaire, redirigez-les vers un replay ou une liste d’attente.
Vous pouvez aussi ajouter un tag ou envoyer un email personnalisé.
Étape 9 : Vérifier & Publier l’automatisation
Vérifiez que les options suivantes sont bien activées selon vos besoins :
Autoriser plusieurs participations
Autoriser la réentrée dans l’automatisation
Cliquez sur Publier une fois satisfait du scénario.
⚠️ Précautions à prendre
Le formulaire doit être 100 % fonctionnel avant de connecter l’automatisation.
Vos emails doivent contenir les infos pratiques essentielles : lien Zoom, date/heure, rediffusion, contact en cas de problème.
⚡ Astuces d’efficacité
Utilisez des modèles d’emails personnalisables pour ne pas repartir de zéro.
Testez l’automatisation en vous inscrivant vous-même avant lancement officiel.
Clônez ce workflow pour vos futurs événements : gain de temps assuré !