Encaisser une location en deux fois : acompte et solde
Demandez un acompte à la réservation et prélevez le solde avant la location, avec encaissement automatique en option.
Écrit par Baptiste Lorreyte
Dernière mise à jour Il y a environ 4 heures
Pour un véhicule, une maison de vacances ou du matériel coûteux, payer la totalité à la réservation peut freiner vos clients. Le paiement partiel divise le montant en deux échéances : un acompte à la réservation, puis le solde avant le début de la location, avec un prélèvement automatique si vous l'activez.
Si vous découvrez ce module, commencez par Gérer des locations avec le module Rentals.
Comment ça fonctionne
Pour chaque réservation, une facture CrocoClick est créée avec deux échéances :
Acompte : payable immédiatement, selon le pourcentage choisi.
Solde : payable à la date d'échéance configurée.
Réservation tardive : si la réservation intervient dans le délai configuré, ou si la date d'échéance du solde est déjà passée, les deux échéances sont regroupées en un paiement intégral immédiat. Exemple : le solde est dû 7 jours avant le début et le client réserve 2 jours avant.
Avant de commencer
L'option Exiger le paiement à la réservation doit être activée. Sinon, le bouton du paiement partiel n'apparaît pas.
Le prélèvement automatique nécessite une carte enregistrée à la réservation. Les espèces et paiements hors ligne ne peuvent pas être prélevés.
⚠️ Remarque : Lorsque le paiement partiel est activé, les moyens de paiement qui ne permettent pas de prélèvement ultérieur ne sont pas proposés au paiement.
Configurer le paiement partiel
Allez dans Calendriers puis Paramètres du calendrier puis Locations puis Paramètres généraux puis Paramètres de paiement.
Vérifiez que Exiger le paiement à la réservation est activé, puis activez Paiements partiels.
Renseignez le Montant de l'acompte : de 1 à 99 % du total de la réservation, taxes et frais applicables inclus, dépôt de garantie remboursable exclu.
Réglez la date d'échéance du Solde dû.
Activez si besoin Encaisser automatiquement le solde à l'échéance.
Enregistrez les modifications.
Le prélèvement automatique a lieu à 11 h, heure de l'Est américain (ET), à la date d'échéance.
🟢 Important : Ces réglages sont communs à toutes les annonces et ne s'appliquent qu'aux nouvelles réservations. Les réservations existantes conservent leur échéancier.
Acompte et dépôt de garantie
L'acompte est une partie du prix. Le dépôt de garantie est un montant remboursable distinct, jamais réparti entre les échéances. Si le dépôt est réglé sur Encaisser à l'avance, vous choisissez quand l'encaisser.
En mode Carte enregistrée, le dépôt n'est pas inclus tant qu'il n'est pas débité explicitement. Le paiement partiel porte alors sur le seul total de la location, et la même carte sert au solde et à la garantie.
Ce que voit votre client
Le récapitulatif affiche le montant dû aujourd'hui, puis le montant et la date du prochain paiement. Dans le cas d'une réservation tardive, il affiche un paiement intégral unique.
Suivre et encaisser les échéances
Allez dans Calendriers puis Vue liste des rendez-vous, sélectionnez Locations et ouvrez la réservation.
Contrôlez le montant, la date d'échéance et le statut de chaque paiement.
Pour encaisser une échéance en avance ou sans carte disponible, utilisez Actions puis Encaisser le paiement.
Sélectionnez une ou plusieurs échéances, toujours pour leur montant complet.
En cas d'échec du prélèvement
Le système effectue jusqu'à 3 tentatives, espacées de 24 heures. Ensuite, le paiement doit être encaissé manuellement. La réservation n'est jamais annulée automatiquement : c'est à vous de le décider.
Les emails de rappel et d'échec se règlent dans Paiements puis Factures & Devis puis Paramètres puis Notifications.
Si la réservation est modifiée
Si la date de début change, l'échéance du solde se décale selon le délai configuré.
⚠️ Remarque : Si l'encaissement automatique était actif, il est désactivé pour la réservation dès qu'elle est modifiée. Pensez à suivre le solde et à l'encaisser.
Questions fréquentes
Puis-je définir un échéancier différent par annonce ?
Puis-je définir un échéancier différent par annonce ?
Non. Le réglage général s'applique à toutes les annonces.
Que se passe-t-il si le client annule après l'acompte ?
Que se passe-t-il si le client annule après l'acompte ?
Le solde impayé est annulé immédiatement et n'est jamais prélevé. Le remboursement de l'acompte suit votre politique d'annulation. Un dépôt de garantie encaissé à l'avance est toujours remboursé intégralement si l'annulation intervient avant la location.
Le client peut-il payer le solde en avance ?
Le client peut-il payer le solde en avance ?
Oui, avec Payer maintenant sur la facture. Vous pouvez aussi encaisser le solde depuis la réservation.
Puis-je encaisser un montant libre ?
Puis-je encaisser un montant libre ?
Non. Vous encaissez uniquement les montants prévus par l'échéancier, une échéance ou les deux ensemble.
Comment encaisser un supplément après paiement complet ?
Comment encaisser un supplément après paiement complet ?
Envoyez une demande de paiement depuis la réservation. L'échéancier d'origine n'est pas modifié.
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