Créer un rapport personnalisé avec le Report Builder

Vos données sont déjà dans CrocoClick : rendez-vous pris, appels passés, opportunités gagnées, paiements encaissés. Le problème n'est presque jamais le manque de chiffres. C'est le temps passé à les rassembler à la main, mois après mois, pour en faire quelque chose de présentable.

Le Report Builder sert exactement à ça. Vous assemblez un document une seule fois, vous choisissez les widgets et les métriques qui comptent vraiment, puis vous le réutilisez en contrôlant la période, les sources et les filtres. Le rapport devient un livrable propre, à votre image, que vous envoyez à un client, à votre équipe, ou que vous gardez simplement pour votre pilotage.

Cet article se concentre sur la construction du rapport. Pour la partie envoi récurrent (fréquence, heure, destinataires, email de test), reportez-vous à l'article "Programmer l'envoi automatique de vos rapports par email". Et si vous voulez d'abord comprendre l'organisation générale du module, commencez par "Découvrir l'onglet Rapports de CrocoClick".

Le cas d'usage qui sert de fil rouge

Prenons Claire, coach en reconversion professionnelle. Chaque début de mois, elle veut savoir deux choses, et deux seulement :

• Combien de rendez-vous ont été pris sur son calendrier de découverte, et combien ont réellement eu lieu
• Combien de valeur commerciale a été enregistrée sur les opportunités gagnées, c'est-à-dire la valeur des opportunités passées en "Gagné" dans son pipeline

Aujourd'hui elle ouvre trois onglets, note les chiffres dans un tableur, puis les recopie dans un document Word qu'elle envoie à son associée. Avec un rapport personnalisé, elle construit ce document une fois, et le mois suivant il se remplit tout seul. C'est ce rapport que nous allons monter ensemble.

Étape 1 : Créer le rapport

Rendez-vous dans Rapports depuis le menu principal de votre compte, puis ouvrez l'onglet Rapports personnalisés dans la barre supérieure. Cliquez sur [+ Nouveau rapport].

CrocoClick vous propose trois points de départ :

Claire part de zéro. Elle arrive dans le Report Builder, et son premier réflexe est de renommer le rapport en haut de l'écran : "Bilan mensuel Coaching". Un nom explicite compte plus qu'il n'y paraît : c'est lui qui apparaît dans la liste de vos rapports, et c'est souvent lui qui sert de repère dans l'objet de l'email d'envoi.

Étape 2 : Soigner la page de couverture

La première page de votre rapport est une page de couverture. Vous pouvez la personnaliser ou la supprimer, via le menu Propriétés de la page sur la droite. Trois réglages y font l'essentiel du travail :

• Votre logo, à téléverser une fois pour toutes
• Les en-têtes, configurables page par page
• La couleur de fond des pages du rapport

Étape 3 : Ajouter les widgets et choisir les métriques

Une fois la couverture réglée, cliquez sur l'icône [+] à gauche pour ouvrir la barre latérale des widgets. C'est le coeur du rapport.

Les widgets sont regroupés par domaine : Contacts, Opportunités, Rendez-vous, Conversations, Emails, SMS, Appels, Paiements, Formulaires, Objets personnalisés, ainsi que les sections publicitaires et analytiques si vous avez connecté ces comptes. Vous cherchez donc votre chiffre là où il est produit dans la plateforme, pas dans une liste unique de plusieurs centaines de lignes.

Pour le rapport de Claire, la sélection se réduit à quelques widgets bien choisis :

Choisir les métriques dans un widget

Chaque widget s'ouvre sur un panneau de configuration où vous décidez de ce qu'il affiche vraiment. Les points à regarder :

• La métrique : choisissez le chiffre suivi et sa propriété de date. Certains types de widgets permettent plusieurs métriques ; utilisez les combinaisons proposées par l’éditeur.
• Le type de visualisation : chiffre clé, courbe, barres, camembert, tableau. Un chiffre clé pour les indicateurs de synthèse, une courbe dès qu'une tendance dans le temps a du sens, un tableau quand le détail ligne par ligne compte.
• Le regroupement : par jour, par semaine, par mois, par utilisateur, par étape de pipeline, par source.
• Le titre du widget : à réécrire en français clair. "RDV de découverte pris" parle davantage à un client que le libellé technique par défaut.

Étape 4 : Filtrer pour ne garder que les bonnes données

Un widget mal filtré est plus dangereux qu'un widget absent : il affiche un chiffre faux avec l'assurance d'un chiffre juste. Le filtrage se joue à deux niveaux, et c'est la distinction la plus importante à comprendre dans tout cet article.

La période du rapport

En haut du Report Builder, vous fixez la plage de dates du rapport. Elle s'applique par défaut à tous les widgets. Claire choisit "Mois dernier" plutôt qu'une date fixe : elle évite de conserver une date fixe, tout en vérifiant les dates propres aux widgets et les règles de la programmation.

Les filtres propres à chaque widget

Dans le panneau de configuration d'un widget, vous ajoutez des filtres qui ne concernent que lui : un calendrier précis, un pipeline, une étape, un utilisateur assigné, un tag, une source. Pour les widgets des catégories Contacts et Opportunités, vous disposez en plus de filtres d'attribution et de paramètres UTM, détaillés dans l'article "Ajouter des filtres d'attribution et paramètres UTM à vos widgets personnalisés".

Un widget peut aussi porter sa propre plage de dates, différente de celle du rapport. Utile pour poser un chiffre de référence annuel à côté d'indicateurs mensuels.

Comparer avec la période précédente

Un chiffre seul ne dit rien. Douze rendez-vous, est-ce bien ou mal ? L'option de comparaison répond à cette question en affichant l'évolution par rapport à une période de référence. Activez Comparer avec au niveau du rapport pour appliquer la même comparaison à l'ensemble des widgets généraux, ou au niveau d'un widget pour un traitement spécifique.

Un point à connaître sur les fuseaux horaires

Un écart peut venir des fuseaux, des périodes ou des filtres. Comparez ces réglages et les enregistrements concernés avant de conclure qu’il est attendu.

Étape 5 : Organiser la mise en page

Des bons chiffres mal rangés donnent un mauvais rapport. Trois outils vous aident à structurer le document.

Le menu Éléments

Il vous permet d'ajouter des titres, des textes et des séparateurs pour découper le rapport en sections lisibles. Claire crée deux sections : "Prise de rendez-vous" et "Valeur commerciale des opportunités gagnées". Deux titres, et son rapport devient scannable en trois secondes.

Les thèmes

L'onglet Thèmes applique une charte cohérente à l'ensemble du document : couleurs, typographies, styles de graphiques. Vous partez d'un thème prédéfini, ou vous créez le vôtre pour coller à votre identité visuelle. Le gain est réel : un thème enregistré vous évite de recolorier chaque widget à la main.

Les pages

• Ajouter une page : cliquez sur l'icône [+] en haut ou en bas d'une page existante
• Voir toutes les pages : cliquez sur l'icône Pages pour afficher la liste complète
• Réordonner : glissez-déposez les pages dans la liste
• Renommer : donnez un nom parlant à chaque page, ce qui aide autant à la relecture qu'à la navigation

Les widgets se déplacent et se redimensionnent également par glisser-déposer directement sur la page. Et si un widget vous convient et que vous en voulez une variante, dupliquez-le plutôt que de le reconstruire : vous récupérez sa configuration complète, il ne reste plus qu'à changer le filtre ou la métrique.

Étape 6 : Sauvegarder le rapport

Cliquez sur [Enregistrer] en haut de l'écran. Ce que la sauvegarde fige :

• La plage de dates définie au niveau du rapport
• Les valeurs sélectionnées dans les filtres, y compris les listes déroulantes
• La mise en page, les thèmes et l'ordre des pages

Étape 7 : Dupliquer un rapport

Si le menu d’actions du rapport propose Dupliquer, utilisez-le pour créer une copie, puis vérifiez sa configuration. À défaut, partez d’un modèle de la bibliothèque ou convertissez un tableau de bord existant.

Deux usages qui font gagner des heures :

• Un rapport par client : vous montez le modèle une fois, vous le dupliquez, et sur la copie vous contrôlez le logo, le nom, les périodes, les filtres et les destinataires avant tout partage. Dix clients suivis avec un seul travail de construction.
• Une variante interne : vous dupliquez le rapport client, puis vous ajoutez sur la copie les widgets que vous ne montrez pas à l'extérieur (coûts, marge, charge par membre de l'équipe).

Étape 8 : Partager le rapport

Une fois enregistré, cliquez sur [Enregistrer] puis choisissez Envoyer ou Programmer. Vous avez trois façons de faire circuler le document.

L'envoi par email, ponctuel ou récurrent

Vous renseignez l'expéditeur, l'objet, les destinataires et un message d'accompagnement facultatif. Un email de test vous permet de vérifier le rendu avant l'envoi réel, ce qui est vivement conseillé la première fois.

Distinguez ces deux formes de consultation ; leur disponibilité dépend des options de l’écran :

Toute la configuration de la récurrence (fréquence, heure, plage de dates envoyée, conservation des réglages de dates au niveau des widgets) est détaillée dans l'article "Programmer l'envoi automatique de vos rapports par email".

Le téléchargement en PDF

Le bouton [Télécharger] en haut du Report Builder exporte le rapport en PDF, à joindre à un compte rendu ou à classer dans le dossier d'un client.

Bonnes pratiques

• Partez de la question, pas des widgets. Écrivez d'abord les deux ou trois questions auxquelles le rapport doit répondre, puis cherchez les widgets correspondants. La démarche inverse produit des documents encombrés que personne ne lit.
• Préférez les périodes relatives ("Mois dernier", "30 derniers jours") aux dates fixes. Une période fixe reste utile pour l’archive ; pour une nouvelle période, elle doit être mise à jour.
• Activez une comparaison pertinente pour la question suivie, avec des périodes et définitions cohérentes.
• Renommez chaque widget en français métier. Vos clients ne connaissent pas le vocabulaire de la plateforme, et un libellé clair évite une question par email.
• Testez avant de programmer. Un email de test permet de contrôler le rendu et les données reçues avant activation.
• Vérifiez qu'un rapport vaut mieux qu'un tableau de bord. Pour un suivi quotidien que vous consultez vous-même, un tableau de bord suffit, comme expliqué dans l'article "Découvrir l'onglet Tableau de Bord". Le rapport prend tout son sens dès qu'il s'agit de partager ou d'archiver.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un tableau de bord et un rapport personnalisé ?

Le tableau de bord est une surface de consultation vivante, que vous ouvrez dans la plateforme pour regarder l'état des choses maintenant. Le rapport personnalisé est un document mis en page, destiné à être envoyé, téléchargé ou archivé. Les deux partagent la même bibliothèque de widgets et les mêmes métriques, et vous pouvez convertir un tableau de bord existant en rapport à tout moment.

Puis-je mettre plusieurs métriques dans un même widget ?

Certains widgets permettent plusieurs métriques. Vérifiez la famille et la visualisation choisies dans le sélecteur ; n’ajoutez ensemble que des mesures dont les périodes et les unités sont compatibles.

Un de mes widgets affiche une évolution incohérente avec le reste du rapport, pourquoi ?

Vérifiez d’abord si ce widget porte sa propre plage de dates ou sa propre plage de comparaison, qui prend le dessus sur le réglage du rapport. Ouvrez sa configuration et vérifiez la section des dates : soit vous alignez le widget sur le rapport, soit vous précisez dans son titre la période qu'il couvre.

Mon rapport est vide ou affiche des zéros, que vérifier ?

Commencez par trois vérifications, sans exclure les accès, les intégrations ou un incident : Un filtre trop restrictif (un calendrier ou un pipeline qui n'a pas eu d'activité sur la période). Une plage de dates qui ne couvre pas la bonne période. Ou une donnée qui n'existe pas encore dans le compte, par exemple des opportunités gagnées alors que le pipeline n'est pas utilisé. Retirez les filtres un par un pour identifier le coupable.

Est-ce que mes destinataires ont besoin d'un accès à CrocoClick pour lire le rapport ?

Non pour l’aperçu du rapport envoyé par email et le PDF : ces contenus peuvent être transmis à un destinataire externe autorisé. Un lien vers le tableau de bord connecté exige une authentification. Vérifiez la liste de destinataires et le contenu communiqué.

Mes images n'apparaissent pas dans le PDF exporté, est-ce un bug ?

Non, c'est le comportement attendu. Les images et les iframes s'affichent dans l'aperçu email mais sont exclues de l'export PDF pour des raisons de sécurité. Si un visuel doit absolument figurer dans le PDF, reconstruisez l'information avec un widget natif.

Combien de rapports puis-je créer ?

Utilisez les possibilités de création affichées dans votre compte. Dupliquez un rapport validé pour gagner du temps, puis contrôlez les filtres et les destinataires de chaque copie.

Comment suivre spécifiquement mes rendez-vous et mes appels ?

Au-delà des widgets que vous placez dans vos rapports personnalisés, CrocoClick propose des rapports prêts à l'emploi sur ces deux sujets. Ils sont présentés dans l'article "Le rapport de prise de rendez-vous et le reporting d'appels".

Définir et rapprocher vos chiffres

La valeur des opportunités Won est une valeur commerciale enregistrée dans le CRM. Elle ne prouve ni signature d’un contrat ni encaissement. Pour un taux rendez-vous → signature, choisissez une même cohorte, reliez les dossiers puis calculez « dossiers signés / dossiers ayant eu un rendez-vous » ; deux totaux mensuels indépendants ne suffisent pas.

Pourquoi le PDF contient-il moins de lignes ?

Les tableaux de l’email et du PDF sont limités aux 100 premières lignes et n’offrent pas de navigation détaillée. Pour une liste complète, utilisez l’écran authentifié ou un export adapté ; indiquez la limite au destinataire.

Pourquoi deux chiffres diffèrent-ils ?

Comparez la propriété de date, la période, le fuseau, les filtres, l’unité de comptage et l’attribution First/Latest. Vérifiez aussi les limites de format. L’email conserve les valeurs au moment de sa génération : une modification ultérieure du rapport ne corrige pas l’envoi déjà reçu.