Programmer l'envoi automatique de vos rapports par email
Chaque mois, la même corvée : ouvrir le tableau de bord, relever les chiffres, les mettre en forme, écrire l'email, envoyer au client. Puis…
Écrit par Baptiste Lorreyte
Dernière mise à jour Il y a 39 minutes
Chaque mois, la même corvée : ouvrir le tableau de bord, relever les chiffres, les mettre en forme, écrire l'email, envoyer au client. Puis recommencer le mois suivant. Et pour chaque client.
La programmation automatise l’envoi d’un rapport configuré. Contrôlez les sources, la période, les filtres, les destinataires et la réception avant activation, puis surveillez les premiers envois. Elle ne garantit ni la qualité des données ni l’arrivée en boîte principale.
💡 ASTUCE : accompagnez le rapport d’une explication des indicateurs et des actions proposées. Un envoi régulier facilite le suivi sans prouver à lui seul la qualité du travail réalisé.
Ce qu'il vous faut avant de commencer
La programmation se configure sur un rapport existant. Si vous n'avez pas encore construit le vôtre, commencez par l'article Créer un rapport personnalisé avec le Report Builder. Et si vous découvrez tout juste la partie reporting de CrocoClick, l'article Découvrir l'onglet Rapports de CrocoClick vous donne la carte complète.
Un rapport prêt à être programmé, c'est un rapport qui contient déjà :
- une page de couverture avec votre logo et le nom de votre client
- les widgets qui comptent vraiment pour ce client, pas tous ceux disponibles
- un thème visuel cohérent avec votre marque
Ouvrir l'écran de programmation
Depuis le menu principal, allez dans Rapports, puis dans l'onglet Rapport personnalisé. Ouvrez le rapport concerné, cliquez sur [Enregistrer] en haut à droite, puis choisissez Programmer.
L'option Envoyer, juste à côté, sert à un envoi unique et immédiat. Utile pour un rapport ponctuel, mais ce n'est pas ce qui vous intéresse ici.
Choisir la fréquence et le moment d'envoi
Trois réglages déterminent quand vos destinataires reçoivent le rapport.
La fréquence
Le menu Fréquence vous propose un envoi quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Le choix dépend de qui reçoit le rapport :
La date du prochain envoi
Renseignez la date de départ ou le prochain envoi si ce champ est proposé, puis contrôlez les occurrences et la récurrence affichées. Pour un bilan mensuel, une période relative comme « mois dernier » évite de garder des dates fixes.
Pour un envoi prévu les 29, 30 ou 31, vérifiez le comportement affiché sur les mois courts ; ne supposez pas un report automatique au dernier jour du mois.
L'heure de livraison
Le menu Heure définit le créneau d'envoi. Un rapport client arrive mieux en début de journée qu'à 23h : visez le début de matinée, quand la boîte de réception est encore lisible.
🟢 Important : contrôlez le fuseau indiqué par l’écran de programmation. L’aperçu email d’un rapport personnalisé utilise le fuseau du compte, alors que le constructeur utilise celui du navigateur. Vérifiez les premières occurrences si vous travaillez depuis un autre pays.
Choisir la période de données couverte
La plage de dates détermine ce que le rapport raconte. Un rapport mensuel avec une plage de 7 jours ne montrera qu'une semaine sur les quatre : vérifiez donc la période réellement couverte. Alignez la plage sur la fréquence.
Deux options viennent affiner ce comportement :
- Réglages de dates au niveau des widgets : si vous l'activez, les widgets auxquels vous avez donné une plage de dates spécifique dans le constructeur conservent leur propre période dans l'email. Pratique quand un widget doit toujours montrer les 12 derniers mois pendant que le reste du rapport couvre le mois écoulé
- Comparer avec : ajoute les tendances et les écarts par rapport à une période de référence. C'est ce qui transforme un tableau de chiffres en démonstration de progression
💡 ASTUCE : ajoutez une comparaison lorsque les périodes et les définitions sont comparables. Précisez la base de calcul et les limites du suivi pour expliquer une progression.
Un mot sur les fuseaux horaires
Trois fuseaux différents peuvent entrer en jeu, et peuvent contribuer aux écarts entre un rapport et un tableau de bord :
Personnaliser l'expéditeur, l'objet et le message
C'est ici que le rapport cesse de ressembler à une notification logicielle et commence à ressembler à un livrable venant de vous.
- Email de l'expéditeur : l'adresse depuis laquelle le rapport part. Utilisez une adresse à votre domaine, celle que votre client reconnaît déjà
- Objet : la ligne que votre destinataire voit en premier. Soyez explicite et daté, par exemple « Votre rapport de performance, novembre » plutôt que « Rapport »
- Corps du message (optionnel) : quelques lignes d'accompagnement. Deux phrases qui pointent le chiffre marquant du mois valent mieux qu'un email vide
Utilisez un expéditeur autorisé et contrôlez l’authentification de son domaine selon le service d’envoi. Faites un test de réception ; l’authentification réduit certains risques de rejet sans garantir la boîte principale.
Ajouter vos destinataires
Saisissez les adresses des destinataires autorisés dans le format demandé par le champ, puis vérifiez chaque adresse. Respectez toute limite affichée par le compte ; la liste du rapport détermine à qui les données sont communiquées.
Dans les faits, vous mélangez deux populations :
- Les destinataires internes : vous, votre chef de projet, votre commercial. Ils reçoivent le rapport pour anticiper la question du client, pas pour la découvrir en réunion
- Les destinataires côté client : le dirigeant, le responsable marketing, éventuellement le comptable si le rapport contient du chiffre d'affaires
Aucune permission particulière n'est nécessaire pour recevoir un rapport programmé : une adresse email suffit, y compris pour une personne qui n'a aucun accès au compte. C'est justement ce qui rend la fonctionnalité utile avec des clients qui ne veulent pas se connecter à un outil.
💡 ASTUCE : ajoutez une adresse interne autorisée pour contrôler le contenu reçu. Cette copie aide au suivi, sans prouver que tous les autres destinataires ont reçu ou lu le rapport.
Les widgets « utilisateur connecté » pris en charge dans un rapport programmé utilisent les données du propriétaire du rapport, pas celles du destinataire. Vérifiez le périmètre envoyé : ajouter une adresse externe ne recalcule pas le rapport avec les droits de cette personne.
Envoyer un email de test avant de valider
Ne programmez jamais un rapport client sans l'avoir vu arriver dans une vraie boîte de réception. Le champ Email de test existe pour ça : saisissez une ou plusieurs adresses, cliquez sur [Envoyer un test], et vous recevez une version d'aperçu du rapport.
Ce que vous vérifiez sur le test :
- le logo s'affiche, aux bonnes dimensions
- l'objet et le nom d'expéditeur sont ceux que vous attendez
- les chiffres sont cohérents avec ce que vous voyez dans le tableau de bord
- aucun widget n'est vide ou en erreur
- le rendu tient sur mobile, où votre client lira probablement l'email
Enregistrer et activer la programmation
Quand le test est satisfaisant, cliquez sur [Enregistrer et programmer]. Contrôlez ensuite l’état de la programmation et la première réception prévue ; la génération et l’acheminement restent soumis au service d’envoi.
Vous pouvez à tout moment télécharger une version PDF du rapport depuis le bouton [Télécharger] en haut de l'écran.
⚠️ Remarque : Les images s'affichent bien dans l'aperçu envoyé aux destinataires, mais elles ne sont pas incluses dans l'export PDF, pour des raisons de sécurité. Si votre client veut un PDF avec votre logo, prévoyez de le générer autrement.
Aperçu email et instantané PDF
Distinguez l’aperçu du rapport envoyé par email et le téléchargement PDF. Les options de l’écran déterminent les formats proposés ; le PDF peut être téléchargé séparément.
- Aperçu email : présentation des valeurs au moment de la génération, avec tableaux limités aux 100 premières lignes et sans navigation détaillée. Ce lien n’est pas le tableau de bord authentifié.
- Instantané PDF : un document figé lors de sa génération, avec les limites de contenu de l’export PDF. C'est la trace archivable, celle qu'on ressort six mois plus tard
Le PDF permet de conserver le rendu reçu. Gardez avec lui la période, les filtres, la date de génération et les définitions des métriques pour pouvoir expliquer les chiffres ultérieurement.
Modifier ou suspendre une programmation
Rouvrez le rapport personnalisé et ses réglages d’envoi pour contrôler les dates, les destinataires et l’état affiché. Utilisez l’action de modification ou de suspension proposée par cet écran et relisez le résultat enregistré.
Ne confondez pas ce parcours avec le Report Scheduler d’agence, qui programme un résumé d’indicateurs de sous-comptes. Ses boutons Pause/Reprendre, sa liste de rapports et ses conditions d’envoi ne sont pas automatiquement ceux d’un rapport personnalisé.
Vérifier un envoi
Consultez les états ou journaux disponibles pour la programmation concernée et rapprochez-les d’une réception contrôlée. Un état « envoyé » ne prouve pas la réception en boîte principale, ni la lecture. Si aucun journal n’est affiché, ne cherchez pas une section propre au Report Scheduler dans le constructeur de rapports personnalisés.
Un rapport n'est pas arrivé : la checklist de dépannage
Utilisez ces points pour isoler le problème, sans supposer une cause unique.
🟢 Important : un test reçu permet de vérifier cet envoi précis, sans valider toute la programmation. Un test absent ne prouve pas une cause unique : contrôlez aussi les erreurs de génération, le service d’envoi, l’adresse et les filtres de réception.
Questions fréquentes
Puis-je programmer des rapports différents pour des clients différents ?
Puis-je programmer des rapports différents pour des clients différents ?
Oui, configurez un rapport et des destinataires adaptés à chaque besoin. Vérifiez le compte ouvert et les réglages de chaque programmation avant activation ; une duplication ne dispense pas de ce contrôle.
Combien de destinataires puis-je ajouter ?
Combien de destinataires puis-je ajouter ?
Ajoutez les adresses dans le format demandé par le champ et respectez ses limites. Contrôlez la liste avant activation ; un destinataire externe reçoit les données sans avoir besoin d’un compte CrocoClick.
Mes destinataires doivent-ils avoir un accès au compte ?
Mes destinataires doivent-ils avoir un accès au compte ?
Non. Une adresse email suffit. Vous pouvez donc envoyer un rapport à un dirigeant, à un comptable ou à un partenaire qui n'a aucun identifiant CrocoClick.
Que se passe-t-il si je suspends une programmation ?
Que se passe-t-il si je suspends une programmation ?
Si l’écran propose une suspension, vérifiez que son état enregistré est bien suspendu. Contrôlez les réglages et la prochaine occurrence avant reprise ; un message déjà généré peut encore être en cours d’acheminement.
Puis-je changer le contenu du rapport après l'avoir programmé ?
Puis-je changer le contenu du rapport après l'avoir programmé ?
Oui. Rouvrez le rapport dans le constructeur, modifiez les pages et les widgets, puis enregistrez. La programmation existante enverra la nouvelle version. Pensez à envoyer un test après une modification importante.
Pourquoi les chiffres du rapport diffèrent-ils de ceux du tableau de bord ?
Pourquoi les chiffres du rapport diffèrent-ils de ceux du tableau de bord ?
Comparez d’abord la propriété de date, la période, les filtres et le fuseau. Le constructeur utilise le fuseau du navigateur, l’aperçu email celui du compte, et les données publicitaires celui de la régie. La fraîcheur des données et les limites du format peuvent aussi expliquer un écart.
Puis-je programmer aussi les rapports de rendez-vous et d'appels ?
Puis-je programmer aussi les rapports de rendez-vous et d'appels ?
Oui, en les intégrant comme widgets dans un rapport personnalisé, que vous programmez ensuite normalement. L'article Le rapport de prise de rendez-vous et le reporting d'appels détaille les indicateurs disponibles.
Puis-je envoyer un rapport une seule fois, sans récurrence ?
Puis-je envoyer un rapport une seule fois, sans récurrence ?
Oui. Utilisez l'option Envoyer au lieu de Programmer au moment d'enregistrer le rapport : l'envoi est immédiat et ne crée aucune récurrence.
Contrôler le contenu reçu
Les tableaux de l’email et du PDF montrent au maximum les 100 premières lignes ; les graphiques n’offrent pas la navigation détaillée de l’écran connecté. Les emails déjà envoyés conservent leur instantané. Si le destinataire doit examiner toutes les données, prévoyez un accès autorisé à la plateforme ou un export adapté.
Avant activation, envoyez un test vers votre adresse, comparez un indicateur à sa source sur période close et vérifiez les prochaines occurrences, le fuseau, les destinataires et les réglages de dates propres aux widgets. La programmation ne recrée pas un historique d’attribution manquant.
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