Ajouter un utilisateur et configurer ses droits
Ajoutez un utilisateur, choisissez son rôle et ses autorisations, et comprenez la portée des restrictions aux données attribuées.
Écrit par CrocoTeam
Dernière mise à jour Il y a environ 4 heures
Quand votre équipe grandit (assistante, commercial, prestataire, coach associé), tout le monde n'a pas besoin de tout voir. Votre commercial n'a rien à faire dans vos paiements, votre assistante n'a pas besoin de modifier vos automatisations, et un prestataire externe ne doit pas parcourir toute votre base de contacts.
Dans CrocoClick, chaque utilisateur reçoit un rôle, puis des autorisations module par module. Vous pouvez restreindre la visibilité avec les réglages de données attribuées, en tenant compte des followers et des partages décrits ci-dessous. Cet article vous montre comment ajouter un utilisateur et régler précisément ses accès.
Admin ou Utilisateur : quelle différence ?
Chaque utilisateur a l'un de ces deux rôles :
Admin : accès d'administration au compte. Certaines autorisations restent réglables, même pour un admin.
Utilisateur : accès aux fonctions et actions prises en charge selon les autorisations configurées et le périmètre des comptes qui lui sont attribués.
Ensuite, trois niveaux de réglage permettent d'affiner : l'accès à chaque module, les actions précises autorisées dans ce module, et la visibilité limitée aux données attribuées.
💡 ASTUCE : Donnez le rôle Admin uniquement aux personnes qui gèrent réellement le compte. Pour un commercial ou une assistante, le rôle Utilisateur avec les bonnes autorisations est plus sûr.
Ajouter ou modifier un utilisateur
Étape 1 : ouvrir la liste des utilisateurs
Allez dans Paramètres puis Utilisateurs. Vous y voyez tous les membres de votre équipe, avec une barre de recherche pour retrouver quelqu'un par nom, e-mail ou téléphone.
Étape 2 : créer l'utilisateur ou ouvrir un utilisateur existant
Pour un nouveau membre : cliquez sur + Ajouter un utilisateur.
Pour modifier les accès d'un membre existant : cliquez sur l'icône crayon de sa ligne, dans la colonne Actions.
La fiche est organisée en onglets : Informations utilisateur, Rôles et autorisations, Appel & messagerie vocale, Disponibilité utilisateur et Configuration du calendrier.
Étape 3 : renseigner les informations
Dans l'onglet Informations utilisateur, saisissez au minimum le Prénom, le Nom et l'E-mail. Le téléphone, la photo de profil et la signature e-mail sont facultatifs. Les Paramètres avancés donnent accès à des réglages complémentaires.
⚠️ Remarque : si la personne utilise déjà la même adresse e-mail sur un autre compte CrocoClick, ne créez pas de doublon. Suivez plutôt la procédure Comment être ajouté à plusieurs comptes CrocoClick avec la même adresse email.
Étape 4 : choisir le rôle
Ouvrez l'onglet Rôles et autorisations, puis choisissez Admin ou Utilisateur dans le champ Rôle utilisateur.
Étape 5 : régler les autorisations
Chaque module (Contacts, Conversations, Calendriers, Paiements, Automatisation, etc.) apparaît sous forme de bloc :
L'interrupteur à gauche du nom active ou coupe l'accès au module entier.
Un éventuel compteur à côté du module indique le nombre d’actions activées ; relisez les libellés détaillés, pas seulement le total.
La flèche à droite déplie le bloc pour cocher ou décocher chaque action une par une.
Le champ Rechercher des autorisations vous fait gagner du temps : tapez le nom d'un module ou d'une action pour y accéder directement.
Quelques réglages utiles à connaître :
Formulaires, Sondages, Codes QR : chaque module a son propre interrupteur et ses actions dédiées (par exemple Voir et gérer les formulaires et les quiz).
Paiement des affiliés : dans Marketing, l’autorisation Effectuer le paiement du gestionnaire d’affiliation concerne les administrateurs admissibles du sous-compte. Elle est activée par défaut pour eux et peut être désactivée ; les utilisateurs de rôle Utilisateur ne peuvent pas effectuer ces paiements. Désactiver cette autorisation masque les actions de paiement prises en charge ; la présence d’un bloc de réglage ne donne pas automatiquement le droit effectif à tout rôle.
🟢 Important : le paiement des affiliés déplace de l'argent réel. Réservez cette autorisation aux personnes qui gèrent votre trésorerie.
Étape 6 : limiter la visibilité (facultatif)
Activez Limiter la visibilité aux données attribuées uniquement si vous souhaitez restreindre sa visibilité selon les attributions et les accès pris en charge. Le détail est expliqué dans la section suivante.
Étape 7 : enregistrer
Pour un nouvel utilisateur, cliquez sur Suivant pour passer d'un onglet à l'autre. Pour un utilisateur existant, cliquez sur Sauvegarder pour appliquer ses nouveaux accès.
Limiter la visibilité aux données attribuées
Cette option restreint ce que l'utilisateur voit aux éléments qui lui sont rattachés. Selon le module, cela concerne par exemple :
les contacts qui lui sont attribués ;
les opportunités dont il est propriétaire ;
les rendez-vous et tâches qui le concernent.
Exemple : deux commerciaux peuvent travailler sur leurs fiches attribuées avec la restriction Données attribuées uniquement. Ce réglage n’est pas un cloisonnement universel : les followers d’un contact ou d’une opportunité peuvent aussi y accéder selon les permissions prises en charge. Vérifiez séparément la propriété du contact et de l’opportunité, les followers, les calendriers et le partage des pipelines. Lorsqu’une personne quitte l’équipe, retirez son accès au compte ; l’attribution seule ne remplace pas ce retrait.
💡 ASTUCE : Pour que cette option soit utile, vos contacts doivent être attribués. L'action d'automatisation « Assigner à un utilisateur » permet de répartir automatiquement vos nouveaux prospects entre vos commerciaux.
Copier les autorisations d'un autre utilisateur
Vous recrutez un deuxième commercial avec les mêmes accès que le premier ? Inutile de tout recocher.
Allez dans Paramètres puis Utilisateurs.
Ouvrez l'utilisateur à configurer, ou cliquez sur + Ajouter un utilisateur.
Cliquez sur Copier les autorisations, en haut à droite de la fiche.
Dans Copier les paramètres d'autorisation de, sélectionnez l'utilisateur modèle.
Cliquez sur Copier ou le bouton équivalent proposé par la traduction, puis relisez les droits avant la sauvegarde finale.
Relisez ensuite les autorisations copiées avant d'enregistrer : deux postes proches ont rarement exactement les mêmes besoins.
Les modules réglables
La liste exacte dépend des fonctionnalités actives sur votre compte. Vous y trouverez notamment :
Questions fréquentes
Si je coupe un module à un utilisateur, mes automatisations qui l'utilisent s'arrêtent-elles ?
Si je coupe un module à un utilisateur, mes automatisations qui l'utilisent s'arrêtent-elles ?
Le retrait du module empêche l’utilisateur d’y accéder selon les permissions prises en charge ; il n’est pas une commande d’arrêt des workflows existants, qui peuvent continuer de tourner. Veillez seulement à ce qu'au moins une personne garde les accès nécessaires pour les gérer.
Puis-je donner des accès différents selon les calendriers ?
Puis-je donner des accès différents selon les calendriers ?
Les permissions Calendriers permettent de distinguer des actions prises en charge, par exemple consulter et gérer. Cela ne prouve pas que toute séparation entre calendriers est possible : examinez les accès et attributions proposés pour chaque cas, ainsi que les contacts suivis.
Puis-je modifier les autorisations de plusieurs utilisateurs d'un coup ?
Puis-je modifier les autorisations de plusieurs utilisateurs d'un coup ?
Non, le réglage se fait utilisateur par utilisateur. Pour aller vite, utilisez Copier les autorisations depuis un utilisateur déjà configuré.
Un membre de mon équipe peut-il travailler sur plusieurs comptes CrocoClick ?
Un membre de mon équipe peut-il travailler sur plusieurs comptes CrocoClick ?
Oui, avec une seule adresse e-mail. La marche à suivre est détaillée dans Comment être ajouté à plusieurs comptes CrocoClick avec la même adresse email.
Attribuer des contacts selon un secteur ou un tag
Un tag ou une liste intelligente sélectionne des contacts ; il ne constitue pas une permission. Pour limiter un commercial à son secteur, utilisez le critère de secteur ou le tag dans un workflow, attribuez les contacts au bon utilisateur, puis activez la restriction aux données attribuées pour cet utilisateur. Vérifiez séparément les propriétaires d’opportunités et les autres objets utiles.
Accès sensibles aux paiements
Les cases disponibles dépendent de la version et des modules. Si une opération n’est pas isolable avec les droits proposés, ne promettez pas une séparation que le compte ne permet pas.
Tester avec le rôle réel
Un contrôle ultérieur avec le rôle réel doit couvrir une fiche attribuée, une fiche non attribuée, les followers, le partage de pipeline et les opérations sensibles. Effectuez ce contrôle avant de confier le compte au membre de l’équipe. Une vérification depuis un compte administrateur ne prouve pas le cloisonnement du rôle Utilisateur.
Portée du compte et permission effective
Un type de compte utilisateur et un rôle ne sont pas la même chose. Si l’administration d’agence intervient, le type Account limite l’accès aux sous-comptes sélectionnés ; le type Agency a une portée plus large. Le rôle Admin d’un sous-compte ne signifie pas administrateur d’agence. L’apparition d’un module, d’une case ou d’un bouton chez l’administrateur ne prouve pas l’autorisation effective d’un autre utilisateur. Enregistrez les réglages selon le parcours affiché ; pour une création, la validation finale peut déclencher le parcours d’activation du nouveau membre.
Les permissions ne créent ni fonctionnalités indisponibles ni séparation d’actions que le compte ne sait pas exprimer. Une liste intelligente ou un tag ne constitue pas une permission. Ne modifiez pas un réglage de sécurité pour contourner une restriction d’accès ou une erreur API.
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