Automatiser la gestion de projet : déclencheurs et action

Créez, assignez et datez vos tâches de projet automatiquement avec les déclencheurs de tâche et l'action Add task.

Écrit par Baptiste Lorreyte

Dernière mise à jour Il y a environ 4 heures

Quand une étape d'un projet se termine, la suivante ne devrait pas dépendre de la mémoire de quelqu'un. Les déclencheurs et l'action de gestion de projet créent, assignent et datent vos tâches automatiquement. Exemple : dès que la maquette d'un site est terminée, une tâche de développement est créée, assignée et planifiée.

Les éléments disponibles

Plusieurs noms de déclencheurs, d'actions et de champs sont encore en anglais à l'écran : cet article les cite tels qu'ils apparaissent.

Type	Élément	Rôle
Déclencheur	Task added	Démarre quand une nouvelle tâche correspond aux conditions choisies
Déclencheur	Task completed	Démarre quand une tâche correspondante est terminée. Un filtre de statut peut cibler certains statuts de fin
Déclencheur	Rappel de tâche	S'exécute un nombre de jours défini avant ou après une date d'échéance, une date de début ou un champ personnalisé de type date
Action	Add task	Crée une tâche automatiquement

Filtrer les tâches concernées

Les filtres disponibles varient selon le déclencheur.

Filtre	Conditions
Space	L'espace concerné
Assigned User	Inclure ou exclure des utilisateurs, ou vérifier si un assigné est défini
Priority	Inclure ou exclure des priorités, ou vérifier si une priorité est définie
Statut	Inclure ou exclure des statuts
Task name	Contient, ne contient pas, égal à, différent de, ou expression régulière
Champs personnalisés de la tâche	Valeurs des champs pris en charge

Régler l'action Add task

Réglage	Fonction
Task name	Définit le titre
Space	Définit où la tâche est créée
Statut	Sélectionne un statut disponible dans la liste choisie
Assignee	Assigne un utilisateur ou une valeur dynamique prise en charge
Priority	Urgente, Élevée, Moyenne ou Faible
Start date et Due date	Définit des dates relatives à l'exécution de l'automatisation
Description	Éditeur de texte enrichi
Champs personnalisés	Stocke des informations complémentaires

Le nom, la description et les champs d'assignation pris en charge acceptent des valeurs dynamiques, comme l'identifiant de la tâche, son titre, sa description, sa date d'échéance ou l'utilisateur assigné.

Pour renseigner un champ personnalisé, cliquez en bas de l'action sur le lien d'ajout de champ Add (libellé encore en anglais à l'écran), sélectionnez le champ, puis saisissez une valeur fixe ou dynamique. Répétez pour chaque champ.

Exemple : enchaîner la création d'un site

Objectif : créer une tâche dans la liste Développement du site quand une tâche est terminée dans la liste Maquette du site.

Ouvrez Automatisation puis Flux de travail, et créez ou ouvrez une automatisation.
Cliquez sur Ajouter un déclencheur, sélectionnez Task completed, choisissez l'espace, puis la liste Maquette du site (via son dossier si besoin). Ajoutez vos filtres et enregistrez.
Cliquez sur l'icône +, sélectionnez Add task, nommez la tâche, choisissez l'espace et la liste Développement du site, puis réglez le statut, la priorité et l'assigné.
Pour la date d'échéance, saisissez un nombre dans Valeur, choisissez une Unité (jours, semaines, mois ou années) et une heure, activez Ignorez les week-ends si besoin, puis cliquez sur Enregistrer l'action.
Enregistrez l'automatisation, testez-la si le test est disponible, vérifiez que la tâche apparaît correctement, puis passez de Brouillon à Publier.

Déclencheur Task completed ouvert, avec le filtre Space et le choix de l'espace encadrés

Action Add task avec la date d'échéance et Ignorez les week-ends encadrés

🟢 Important : enregistrer une automatisation ne la publie pas.

Avec Ignorez les week-ends, une date calculée qui tombe un week-end passe au jour de semaine suivant.

Questions fréquentes

Quelle différence entre Task added et Add task ?

Task added est un déclencheur. Add task est une action qui crée une tâche.

Puis-je créer une tâche dans une autre liste ?

Oui, en sélectionnant l'espace, le dossier et la liste de destination.

Puis-je limiter une automatisation aux tâches de priorité élevée ?

Oui, avec le filtre Priority.

Mon automatisation ne se lance pas, que vérifier ?

Vérifiez qu'elle est publiée, que ses filtres correspondent à la tâche et que les fonctionnalités nécessaires sont disponibles sur votre compte.

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