Configurer les rappels automatiques de factures impayées

Les rappels de facture demandent au client de régler une somme due. Ils se configurent dans le module Factures et restent distincts des tentatives de débit d’un abonnement ou d’un workflow de relance.

Vérifier les factures concernées

Les rappels standards documentés concernent les factures ponctuelles ou récurrentes sans paiement automatique activé et sans échéancier. Vérifiez la configuration de chaque facture avant de compter sur une relance. Les factures déjà en retard avant l’activation ne sont pas reprises automatiquement par la configuration initiale.

Créer un rappel

1. Ouvrez Paiements > Factures > Paramètres > Paramètres des rappels.
2. Ajoutez un rappel et donnez-lui un nom explicite.
3. Choisissez le modèle email ou SMS et contrôlez l’objet, l’expéditeur et les champs de facture.
4. Réglez le délai avant ou après la date d’envoi ou d’échéance, la fréquence et le nombre maximal de rappels.
5. Vérifiez les heures et le fuseau proposés, puis activez et enregistrez la règle.

Par exemple, une relance à J+2 après échéance peut rappeler le numéro et le lien de règlement. Ce calendrier est un choix de gestion à adapter à votre activité, pas une valeur obligatoire. Préférez un texte clair : montant restant, échéance et moyen de vous contacter en cas d’erreur.

Éviter deux relances pour la même dette

Recherchez les workflows et relances externes portant sur les mêmes factures. Choisissez un responsable pour chaque notification. Une règle native et un workflow peuvent sinon solliciter le même client à quelques minutes d’intervalle.

Tester l’envoi et son arrêt

Créez une facture de démonstration après l’activation, à destination d’une adresse que vous contrôlez. Vérifiez le message reçu, le montant restant et la destination du lien. Enregistrez ensuite son règlement dans le scénario de test et vérifiez qu’aucun rappel supplémentaire n’est généré pour cette facture réglée.

Pour une ancienne facture, vérifiez le contenu d’une relance manuelle avant envoi. Les champs dynamiques de facture ne se remplissent pas nécessairement dans un simple message rédigé depuis Conversations. Modifier le délai d’échéance par défaut ne change pas rétroactivement les factures existantes.