Créer automatiquement une opportunité depuis un formulaire avec un workflow

Une soumission de formulaire peut créer une opportunité dans un pipeline grâce à un workflow publié et correctement filtré. Le parcours décrit ici utilise le déclencheur Formulaire soumis / Form Submitted et l’action Créer une opportunité / Create Opportunity.

Avant de commencer

Préparez le formulaire du compte, un pipeline et l’étape de départ. Pour un essai, utilisez des données QA et un pipeline de démonstration. Les actions d’un workflow et de son bouton Tester peuvent modifier de vrais enregistrements et envoyer des messages : limitez ce parcours à la création de l’opportunité souhaitée.

Choisir le bon formulaire

1. Ouvrez Automatisations > Workflows, puis créez un workflow dédié.
2. Ajoutez le déclencheur Formulaire soumis.
3. Ajoutez le filtre correspondant à Formulaire = votre formulaire, sélectionnez son nom exact puis enregistrez le déclencheur. Sans filtre, d’autres soumissions pourraient entrer dans le workflow.
4. Contrôlez les autres déclencheurs éventuels et les règles de réentrée avant publication.

Cette procédure vise un formulaire natif du compte, y compris son intégration officielle sur un site externe. Une statistique issue d’un formulaire HTML externe ne prouve pas que ce déclencheur natif reçoit l’événement : vérifiez le type d’intégration utilisé.

Configurer l’action Créer une opportunité

1. Ajoutez l’action Créer une opportunité sous le déclencheur.
2. Sélectionnez le pipeline puis explicitement son étape de départ, par exemple Vente > Nouveau lead.
3. Renseignez un nom identifiable. Utilisez le sélecteur de champs pour toute donnée du contact au lieu d’inventer une variable.
4. Choisissez le statut Ouvert et une source explicite, par exemple « Formulaire demande de devis ».
5. Renseignez la valeur potentielle seulement si elle est connue ; sinon laissez 0. Une valeur d’opportunité n’est pas un paiement encaissé.
6. Relisez l’option Duplicate Opportunity / Opportunité en double, puis enregistrez l’action.

Contrôler les doublons et la réentrée

L’option anti-doublon de l’action se fonde sur l’identifiant du contact. Lorsqu’elle interdit les doublons, une nouvelle opportunité n’est pas créée si une opportunité est déjà liée à ce contact. Ne déduisez pas un contrôle par titre, email textuel ou formulaire : vérifiez le résultat avec un contact QA déjà présent.

Si vous autorisez plusieurs demandes d’un même contact, vérifiez séparément la réentrée dans le workflow et l’option permettant les doublons dans l’action. Une soumission répétée ne garantit pas une nouvelle carte : le contact doit pouvoir entrer et l’action doit autoriser la création. À l’inverse, plusieurs workflows actifs peuvent créer plusieurs cartes pour la même demande.

Comprendre les propriétaires

Le propriétaire du contact et celui de l’opportunité sont deux informations distinctes. Le comportement d’héritage dépend des paramètres Opportunités et pipelines : une nouvelle opportunité peut reprendre le propriétaire du contact ou rester non attribuée. Contrôlez le réglage et la carte réellement créée. Ce guide ne configure ni round-robin de formulaire ni règle d’attribution commerciale ; si une attribution spécifique est nécessaire, utilisez une action adaptée et vérifiez son périmètre.

Enregistrer, publier et vérifier

1. Enregistrez le déclencheur, l’action et le workflow. Relisez toutes les actions et leurs destinataires éventuels avant de publier le workflow de démonstration.
2. Effectuez une soumission de démonstration du formulaire sélectionné avec des coordonnées que vous contrôlez.
3. Ouvrez l’historique du workflow : vérifiez l’entrée reçue et l’exécution ou le motif d’ignorance de Créer une opportunité.
4. Dans Opportunités, ouvrez le pipeline et l’étape prévus. Contrôlez le contact lié, le nom, le statut, la valeur et le propriétaire.
5. Préparez ensuite le cas d’une soumission répétée et d’une opportunité déjà existante, sans lancer d’action sur un client.

Un workflow publié ne reprend pas automatiquement toutes les anciennes soumissions. Si rien n’apparaît, vérifiez d’abord le formulaire filtré, la publication, la réentrée, le contact présent dans le contexte et les règles anti-doublon. Une soumission non filtrée ne doit pas entrer dans ce parcours.

Pour aller plus loin

• Créer une opportunité pas à pas
• Découpler le propriétaire du contact et celui de l'opportunité
• Gérer plusieurs opportunités pour un même contact