Aller au contenu principal
Déclencheurs Internes/Techniques

Le déclencheur "Note ajoutée" dans les automatisations

Automatisez une action dès qu'une note est ajoutée à un contact : configuration, filtres par étiquette et cas d'usage.

Écrit par Baptiste Lorreyte

Dernière mise à jour Il y a 19 minutes

Chaque note ajoutée à la fiche d'un contact contient une information utile : un retour d'appel, une objection, une préférence produit, un incident à traiter. Le déclencheur Note ajoutée transforme ces notes en point de départ d'une automatisation, pour que rien ne reste sans suite.

Qu'est-ce que le déclencheur "Note ajoutée"

Le déclencheur Note ajoutée se déclenche dès qu'une nouvelle note est attachée à la fiche d'un contact. Vous pouvez ainsi automatiser des actions comme prévenir un membre de l'équipe, mettre à jour le statut d'un contact ou lui appliquer une étiquette selon le contenu de la note.

Il est particulièrement utile pour garantir des réponses rapides et renforcer la collaboration au sein de votre équipe.

Pourquoi l'utiliser

  • Notifications automatiques : votre équipe est informée en temps réel dès qu'une note est ajoutée à une fiche importante.
  • Meilleure collaboration : les mises à jour pertinentes sont partagées immédiatement avec les bonnes personnes.
  • Relances fluidifiées : créez automatiquement des tâches ou des rappels selon le contexte de la note.
  • Organisation des données : appliquez des étiquettes en fonction du contenu de la note pour mieux classer vos contacts.
  • Ciblage précis : les filtres "Possède l'étiquette" et "Ne possède pas l'étiquette" vous permettent de viser exactement les bons contacts.

Configurer le déclencheur étape par étape

1. Ouvrez votre automatisation

Rendez-vous dans la section Automatisations de votre compte. Créez une nouvelle automatisation depuis zéro ou ouvrez celle dans laquelle vous souhaitez utiliser le déclencheur Note ajoutée.

2. Ajoutez le déclencheur

Cliquez sur + Ajouter un déclencheur, puis sélectionnez Note ajoutée dans la liste.

3. Nommez votre déclencheur

Donnez-lui un nom explicite, par exemple « Note ajoutée sur contact VIP ». Un nom clair vous fera gagner du temps quand votre automatisation grandira.

4. Définissez vos filtres

Les filtres permettent de restreindre les contacts qui activeront le déclencheur :

  • Possède l'étiquette : le déclencheur ne s'active que si le contact porte une étiquette précise.
  • Ne possède pas l'étiquette : le déclencheur ne s'active que si le contact ne porte pas une étiquette précise.

5. Enregistrez et publiez

Enregistrez le déclencheur et les actions. Pour vérifier l’événement réel, publiez un workflow QA limité à la démonstration puis ajoutez une note sur un contact QA correspondant au filtre. Contrôlez l’inscription dans le journal et les effets ; le bouton Tester ne remplace pas cette preuve d’événement.

Éviter les boucles : une action Ajouter une note peut à son tour déclencher un workflow Note ajoutée. Isolez vos notes techniques et contrôlez les filtres, la réentrée et les workflows croisés avant d’enchaîner ces actions.

Cas d'usage

Escalade d'un ticket de support

Scénario : un agent ajoute une note décrivant un problème non résolu. L'automatisation escalade le dossier vers un agent senior.

  • Déclencheur : Note ajoutée
  • Filtre : Possède l'étiquette « Priorité haute »
  • Résultat : le dossier est assigné à un agent senior et une notification immédiate est envoyée pour révision.

Suivi après un événement

Scénario : après un événement de networking, les notes ajoutées aux fiches des participants doivent déclencher des emails de suivi personnalisés.

  • Déclencheur : Note ajoutée
  • Filtre : Possède l'étiquette « Participant événement »
  • Résultat : l'automatisation envoie les emails de suivi et met à jour les fiches avec les étiquettes pertinentes.

Ventes additionnelles en e-commerce

Scénario : les notes ajoutées aux fiches clients à propos de leurs préférences produits déclenchent des recommandations d'articles complémentaires.

  • Déclencheur : Note ajoutée
  • Filtre : Possède l'étiquette « Acheteur régulier »
  • Résultat : l'automatisation génère un email personnalisé recommandant des produits adaptés à leurs préférences.

Questions fréquentes

Oui, il s'active à chaque note ajoutée. Vous pouvez toutefois configurer des conditions ou des temps d'attente dans l'automatisation pour éviter les actions redondantes.

Ils vous permettent de cibler des contacts précis. "Possède l'étiquette" active le déclencheur uniquement pour les contacts portant l'étiquette indiquée, tandis que "Ne possède pas l'étiquette" l'active pour ceux qui ne la portent pas.

Oui. Le déclencheur Note ajoutée peut être associé à d'autres déclencheurs, comme "Tâche terminée" ou "Étape d'opportunité modifiée", pour construire des automatisations avancées.

Ce déclencheur s'active uniquement lorsqu'une note est ajoutée. La suppression d'une note ne lance pas l'automatisation.

Les filtres documentés ici portent sur les tags du contact. Pour une logique sur le contenu, vérifiez que le texte de la note déclenchante est réellement exposé dans le contexte ou le sélecteur, puis construisez une condition adaptée. Ne confondez pas un tag du contact avec un mot-clé de sa note et n’inventez pas une variable.

Réentrée et portée

Ce déclencheur observe un nouvel événement, il ne réinscrit pas automatiquement toutes les notes déjà présentes. Les tags filtrent le contact, pas le type de note ni une analyse automatique de son texte. Plusieurs déclencheurs d’un même workflow sont des portes d’entrée alternatives, pas un ET implicite. Pour des changements rapprochés, contrôlez la réentrée et les inscriptions en cours : ajouter une attente ne garantit pas une déduplication et peut prolonger la présence dans le workflow. Testez séparément ajout, modification et suppression sur des données QA, sans activer d’envoi à un client.

Cela a-t-il été utile ?

Besoin d'aide supplémentaire ? Demander à l'équipe