Utiliser l'action « Retirer des enregistrements associés de l'automatisation » dans vos automatisations

Pourquoi utiliser cette action

Dans CrocoClick, vos enregistrements ne vivent pas isolément. Un contact peut être lié à une entreprise, un parent à un enfant, une voiture à un concessionnaire. Ces liens sont gérés grâce aux associations et à leurs libellés d'association.

L'action Retirer des enregistrements associés de l'automatisation vous permet de désinscrire automatiquement tous les enregistrements liés à l'enregistrement déclencheur (contacts, entreprises ou objets personnalisés) d'une autre automatisation, en vous appuyant sur un libellé d'association.

Concrètement, quand une condition change sur un enregistrement (un statut passe à « Vendu », une entreprise devient « Inactive », etc.), vous pouvez faire sortir proprement tous les enregistrements qui lui sont rattachés d'une automatisation en cours. Vous évitez ainsi qu'ils continuent de recevoir des messages ou des rappels qui ne les concernent plus.

Cette action est disponible dans tous les types d'automatisations : basées sur les contacts, sur les entreprises et sur les objets personnalisés.

Ce que permet l'action

Cette action vous laisse :

• Sélectionner un type d'objet (Contacts, Entreprises ou un objet personnalisé de votre compte).
• Choisir un libellé d'association pour cibler précisément les enregistrements liés à retirer.
• Sélectionner l'automatisation de laquelle ces enregistrements associés seront retirés.

Prérequis

Avant de pouvoir utiliser cette action, assurez-vous que :

• Vous utilisez des contacts, des entreprises ou des objets personnalisés déjà créés dans votre sous-compte.
• Une association existe entre l’enregistrement déclencheur et les enregistrements à retirer, avec le libellé requis pour cette relation ; le cas entreprise vers contact n’exige pas ce champ.

Les associations prises en charge incluent les liens contact vers contact et entreprise vers contact.

Configurer l'action

Dans le constructeur d'automatisation, ajoutez l'action puis renseignez les champs suivants :

• Sélectionner un objet : choisissez le type d'enregistrements associés à retirer (par exemple Contacts, Concessionnaires, Propriétés).
• Libellé d'association (obligatoire) : détermine quels enregistrements associés seront concernés par le retrait. Ce champ ne s'applique pas aux associations entreprise vers contact.
• Automatisation : sélectionnez l'automatisation cible de laquelle les enregistrements associés seront retirés.

Points d'attention

• Au moins une association correspondante (par libellé) doit exister, sinon aucun enregistrement n'est retiré.
• Les retraits sont immédiats. Si vous devez réinscrire les enregistrements plus tard, utilisez l'action Ajouter des enregistrements associés à l'automatisation ou une automatisation distincte.

Exemples concrets

Exemple 1 : Voiture ↔ Concessionnaire (objet personnalisé)

Quand le statut d'un enregistrement Voiture passe à Vendu, retirez les Concessionnaires associés (libellé : Concessionnaire assigné) de l'automatisation Notification Concessionnaire, afin qu'ils cessent de recevoir les mises à jour.

Fonctionnement

1. Le statut de la Voiture passe à Vendu (déclencheur de l'automatisation).
2. L'action identifie les Concessionnaires associés à la Voiture via Concessionnaire assigné.
3. Ces Concessionnaires sont retirés de l'automatisation Notification Concessionnaire.

Exemple 2 : Contact ↔ Contact (parent et enfant)

Quand un contact Étudiant obtient son diplôme, retirez tous les contacts Parents (libellé : Parent-Enfant) de l'automatisation Notification de rentrée.

Fonctionnement

1. L'enregistrement Étudiant déclenche l'automatisation sur Diplômé.
2. L'action identifie les Parents associés via Parent-Enfant.
3. Ces Parents sont retirés de l'automatisation Notification de rentrée.

Exemple 3 : Entreprise ↔ Contact

Quand le statut d'une Entreprise passe à Inactive, retirez tous les Contacts de l'automatisation Communication Clients Actifs.

Fonctionnement

1. L'enregistrement Entreprise passe à Inactive.
2. Les Contacts associés sont retirés de l'automatisation Communication Clients Actifs.

Questions fréquentes

Vérifiez le sens du libellé lorsqu’une relation utilise une paire (parent/enfant, par exemple) et le type d’enregistrement attendu par le workflow cible. Retirer un enregistrement du workflow ne supprime ni la fiche ni l’association, n’annule pas un message déjà envoyé et ne retire pas automatiquement les autres parcours. La réinscription ultérieure exige une action ou un événement admissible et les réglages adaptés.