Utiliser l'action « Trouver un contact » dans vos automatisations

L'action Trouver un contact permet d'identifier un contact existant dans votre base à partir de critères de recherche comme l'email, le téléphone ou un champ personnalisé. Elle gère aussi le cas où aucun contact ne correspond, grâce à deux branches distinctes.

C'est l'action idéale pour les automatisations qui démarrent sans contact déjà associé, mais qui disposent d'une information d'identification (un email, par exemple).

Pourquoi utiliser l'action Trouver un contact

Cette action est surtout utile lorsque votre automatisation est lancée par un déclencheur qui n'a pas de contact rattaché. Prenons l'exemple du déclencheur Webhook entrant : il reçoit une charge de données (payload) composée de un ou plusieurs paramètres. Si ces paramètres ne contiennent pas d'identifiant de contact, mais incluent un email ou une autre donnée identifiante, l'action Trouver un contact transforme cet email en contact concret, sur lequel les actions suivantes pourront s'exécuter.

Ses principaux atouts :

• Gain de temps : la recherche de contact est automatisée, ce qui réduit les erreurs manuelles.
• Recherche flexible : vous pouvez chercher sur des champs standards comme sur vos champs personnalisés.
• Pensée pour les déclencheurs sans contact : idéale avec le Webhook entrant.
• Correspondance avancée : vous pouvez faire correspondre une référence externe (par exemple un identifiant client Stripe) stockée dans un champ personnalisé.
• Ciblage fiable : utilisez des critères suffisamment distinctifs et vérifiez l’identité du contact retourné avant de modifier sa fiche.
• Branches automatiques : l'action crée deux chemins selon que le contact est trouvé ou non, pour adapter la suite de l'automatisation à chaque scénario.

Champs de correspondance pris en charge

Plus le champ choisi est fiable et unique, plus la correspondance est précise. Veillez à ce que les données entrantes soient formatées de façon cohérente avant la recherche.

• Champs standards : Email, Téléphone, Prénom, Nom, etc. (à sélectionner dans le menu).
• Champs personnalisés : vos propres champs (par exemple Identifiant client, Niveau d'abonnement). Le champ personnalisé doit exister et être renseigné sur le contact.
• Références externes : associez une donnée issue d'un webhook ou d'une application externe (comme un identifiant client Stripe) à un champ personnalisé, puis effectuez la correspondance sur ce champ.

Logique de correspondance et comportement des branches

Des règles de correspondance prévisibles vous aident à concevoir des automatisations plus sûres et à anticiper les scénarios « contact trouvé » et « contact non trouvé ».

• Logique ET entre les champs : si vous renseignez plusieurs champs, tous doivent correspondre pour qu'un contact soit retourné (par exemple email ET téléphone ET champ personnalisé).
• Branches : l'action expose deux chemins, Contact trouvé et Contact non trouvé, pour réagir en conséquence (mettre à jour des champs d'un côté, créer un contact de l'autre).
• Si plusieurs contacts peuvent correspondre : resserrez vos critères avec des champs plus spécifiques (ajoutez l'email ou un identifiant externe). Pensez aussi à vos préférences de gestion des doublons et à la fusion des contacts en cas de besoin.

Configurer l'action Trouver un contact

Accéder au constructeur d'automatisations

Rendez-vous dans la section Automatisations de votre compte. Créez une nouvelle automatisation ou ouvrez celle dans laquelle vous souhaitez ajouter l'action Trouver un contact.

Ajouter une nouvelle action

Cliquez sur l'icône « + », puis choisissez l’action Rechercher un contact (Find contact / Trouver un contact) dans le menu déroulant.

Nommer l'action

Donnez-lui un nom explicite, par exemple « Trouver un contact par email ».

Sélectionner des champs standards

Les options incluent Prénom, Nom, Email, Téléphone, et d'autres champs.

Sélectionner des champs personnalisés (facultatif)

Si le champ personnalisé n'existe pas encore, créez un champ unique comme « Identifiant client » ou « Niveau d'abonnement ». S'il existe déjà, faites défiler la liste jusqu'aux champs personnalisés déjà créés dans votre compte.

Associer un déclencheur

Associez l'action à un déclencheur comme le Webhook entrant pour qu'elle se déclenche dynamiquement.

Prévoir les branches

Construisez les actions sous Contact trouvé (par exemple Mettre à jour un champ, Envoyer un email) et sous Contact non trouvé (par exemple Créer un contact).

Tester et enregistrer

Validez la configuration avec des données de test pour vous assurer de sa précision, puis enregistrez l'action.

Publier l'automatisation

Activez l'automatisation pour automatiser efficacement la recherche de contact.

Inclure des emails ou des téléphones supplémentaires (facultatif)

Par défaut, l'action Trouver un contact ne compare que le champ Email ou Téléphone principal du contact.

Si vos contacts stockent des adresses email ou des numéros de téléphone supplémentaires, vous pouvez les inclure dans la recherche :

1. Dans la sélection des champs standards, choisissez Email ou Téléphone.
2. Activez la case sous le champ sélectionné pour inclure les emails ou téléphones supplémentaires dans la recherche.

Cas d'usage

La recherche ne crée pas à elle seule un contact, un rendez-vous ou un envoi. Dans les exemples suivants, configurez séparément les actions sous chaque branche et vérifiez les préférences avant toute communication.

Ces exemples concrets montrent quand utiliser Trouver un contact, quel champ privilégier en premier et quoi faire si aucune correspondance n'est trouvée.

1. Nouveau prospect venu d'un autre outil (correspondance par Email)

Quand un formulaire, une publicité ou une intégration vous transmet l'email d'une personne, utilisez Trouver un contact avec le champ Email.

• Contact trouvé : poursuivez votre automatisation (ajoutez une étiquette, mettez à jour les informations, envoyez un message).
• Contact non trouvé : créez le contact, puis continuez.

2. Achat ou mise à jour d'abonnement (correspondance par identifiant client)

Les systèmes de paiement transmettent souvent un numéro client stable (comme un identifiant client). Stockez-le dans un champ personnalisé et recherchez le contact par cette valeur.

• Contact trouvé : mettez à jour l'offre, le statut ou la valeur vie client.
• Contact non trouvé : créez le contact, enregistrez l'identifiant client, puis continuez.

3. Prise de rendez-vous (correspondance par Email)

Les applications de réservation demandent généralement un email. Utilisez-le pour relier la réservation à la bonne personne.

• Contact trouvé : rattachez le rendez-vous et envoyez les confirmations.
• Contact non trouvé : créez le contact à partir des détails de la réservation et prévenez votre équipe.

4. Recommandation d'un partenaire (correspondance par code de parrainage)

Un code de parrainage peut identifier le partenaire plutôt que le nouveau prospect. Définissez d’abord quelle fiche vous recherchez : utilisez l’email ou l’identifiant propre au prospect pour son suivi, et le code du partenaire dans un parcours distinct si vous devez retrouver le parrain.

• Contact trouvé : ajoutez ou mettez à jour l'information de parrainage et étiquetez le contact.
• Contact non trouvé : vérifiez quelle personne le code est censé identifier avant toute création. Ne créez pas une fiche prospect à partir du seul code d’un partenaire.

5. Commande en ligne sans identifiant client (correspondance par Email, éventuellement par Nom)

Certaines boutiques n'envoient que l'email et le nom. Commencez par l'Email, puis ajoutez le Nom si votre source transmet aussi un nom fiable. La correspondance porte sur les valeurs configurées, pas sur la proximité entre deux adresses email.

• Contact trouvé : mettez à jour l'historique et les totaux de commande.
• Contact non trouvé : créez le contact et étiquetez-le comme « Client ».

Questions fréquentes