Utiliser l'action « Copier un contact vers un sous-compte » dans vos automatisations

Pourquoi utiliser cette action ?

L'action Copier un contact vers un sous-compte vous permet de dupliquer automatiquement un contact d'un compte vers un autre, sans intervention manuelle. Elle est particulièrement utile si vous gérez plusieurs sous-comptes et que vous avez besoin de partager des informations de contact de façon fluide entre eux.

Ce que fait l'action

L'action copie un contact sélectionné vers un compte cible que vous désignez. Elle propose plusieurs options : copier les tags associés, copier les champs personnalisés, et mettre à jour le contact s'il existe déjà dans le compte de destination. Vous gardez ainsi des données cohérentes entre vos différents comptes.

Paramétrer l'action

Choisissez uniquement un compte cible proposé et autorisé. La copie est une opération à l’exécution, pas une synchronisation continue. Pour les champs personnalisés, le champ correspondant doit exister dans la destination avec le même type ; ne supposez pas qu’il sera créé automatiquement.

Étapes de configuration :

1. Sélectionner un compte : choisissez le compte cible vers lequel copier le contact. C'est l'étape obligatoire.
2. Ajouter des tags au sous-compte : si besoin, sélectionnez les tags à ajouter au contact dans le sous-compte.
3. Copier les tags : activez cette option pour reprendre les tags existants du contact d'origine.
4. Copier les champs personnalisés : activez cette option pour transférer les données des champs personnalisés.
5. Mettre à jour le contact s'il existe déjà : utilisez cette option pour mettre à jour les informations d'un contact existant plutôt que de créer un doublon.

Selon les options présentes, vous pouvez aussi ignorer les contacts sans email ou sans nom. Contrôlez les données nécessaires et le contact reconnu dans la destination avant un transfert réel ; l’option de mise à jour n’est pas une garantie générale contre tous les doublons.

Déclencheurs à combiner avec cette action

Cette action prend tout son sens lorsqu'elle est associée à un déclencheur. Quelques exemples :

• Contact ajouté : copiez automatiquement un contact vers un autre compte dès qu'un nouveau contact est ajouté au compte principal.
• Tag appliqué : lorsqu'un tag précis est appliqué à un contact, déclenchez la copie vers un sous-compte.
• Contact mis à jour : copiez les informations mises à jour vers un autre compte pour que tous vos comptes disposent des données les plus récentes.

Limites sur le transfert de fichiers

Cette action ne copie pas l’ensemble du compte ni l’historique associé : conversations, activités, notes, tâches, rendez-vous et paiements ne sont pas transférés comme un dossier complet.

Dans certains cas, un contact copié peut afficher des références à des fichiers qui dépendent encore du contact ou de l'enregistrement d'origine. Si le contact d'origine est supprimé du compte source, ces fichiers associés peuvent devenir inaccessibles.

Si ces fichiers contiennent des informations importantes, ne supprimez pas le contact d'origine du compte source.

Exemple concret

Imaginez que vous pilotez plusieurs bureaux régionaux, chacun disposant de son propre compte. Lorsqu'un nouveau prospect est ajouté au compte principal et tagué « VIP », vous souhaitez que ce contact soit automatiquement copié vers les comptes régionaux.

Exemple de configuration d'automatisation :

1. Déclencheur : Étiquette de contact ajoutée
   • Étiquette : VIP
2. Action : Copier un contact vers un sous-compte
   • Sélectionner un compte : Compte du bureau régional
   • Ajouter des tags au sous-compte : VIP
   • Copier les tags : activé
   • Copier les champs personnalisés : activé
   • Mettre à jour le contact s'il existe déjà : activé

Questions fréquentes