Utiliser l'action « Assigner à un utilisateur » dans vos automatisations

L'action « Assigner à un utilisateur » vous permet d'attribuer automatiquement vos contacts à un ou plusieurs membres de votre équipe directement depuis une automatisation. Elle prend en charge l'attribution à un seul utilisateur comme la répartition entre plusieurs utilisateurs (round robin ou répartition personnalisée). Résultat : une charge de travail équilibrée, un meilleur suivi et une collaboration d'équipe fluidifiée, pour répartir les contacts à suivre. Cette action change le responsable du contact ; l’attribution d’une tâche ou d’un ticket se configure séparément.

Pourquoi utiliser cette action

• Attribution automatisée : vous éliminez l'attribution manuelle des contacts et gagnez un temps précieux.
• Répartition équitable : le round robin ou la répartition égale équilibre la charge entre vos équipiers.
• Répartition sur mesure : attribuez davantage de contacts aux profils les plus expérimentés ou les plus disponibles.
• Suivi renforcé : chaque contact a un responsable clairement identifié.
• Souplesse : la même action s'adapte à la gestion de leads commerciaux comme au support client.

Ajouter l'action « Assigner à un utilisateur »

Ouvrez le constructeur d'automatisation, cliquez sur l'icône « + » pour ajouter une nouvelle action, puis sélectionnez « Assigner à un utilisateur ».

Configurer l'action

Nom de l'action

Donnez un nom parlant à votre action (par exemple « Assigner aux commerciaux Île-de-France ») pour la repérer facilement dans l'automatisation.

Sélectionner les utilisateurs

Utilisez le menu déroulant pour choisir un ou plusieurs utilisateurs à qui attribuer le contact.

• Un seul utilisateur : tous les contacts sont attribués à cet utilisateur.
• Plusieurs utilisateurs : dès que vous sélectionnez plus d'un utilisateur, l'attribution alterne automatiquement entre eux en round robin. Par exemple, si vous choisissez Thomas et Julie, le premier contact est attribué à Thomas, le deuxième à Julie, le troisième à Thomas, et ainsi de suite.

Répartir l'attribution (round robin pondéré)

La répartition distribue les contacts entre les utilisateurs sélectionnés, de façon égale ou personnalisée, selon les règles que vous définissez.

Répartition égale

En choisissant « Équitablement » dans l'option de répartition du trafic, les contacts sont distribués à parts égales entre tous les utilisateurs, comme avec le round robin classique (1:1, 2:2, etc.). Cette option est active par défaut tant que vous ne passez pas en mode inégal.

Répartition inégale

L'option « Inégalement » vous laisse personnaliser le ratio de répartition pour chaque utilisateur. Par exemple, avec un ratio de 5:2, l'utilisateur A reçoit cinq contacts et l'utilisateur B en reçoit deux : l'utilisateur B ne reçoit un contact qu'une fois que l'utilisateur A a atteint son cinquième.

Autre exemple, avec trois utilisateurs et ces poids :

• Alan : 3
• Bobby : 3
• Charlie : 1

Les contacts 1, 2 et 3 sont attribués à Alan, les contacts 4, 5 et 6 à Bobby, le contact 7 à Charlie, puis le cycle recommence.

Uniquement pour les contacts non assignés

Le bouton « Uniquement pour les contacts non assignés » détermine le comportement lorsqu'un contact possède déjà un utilisateur assigné.

• Activé : le contact n'est attribué que s'il n'a pas encore d'utilisateur assigné.
• Désactivé : le contact est réattribué au nouvel utilisateur, même s'il était déjà assigné. La nouvelle attribution remplace alors l'ancienne.

Identifiants standard ou dynamiques

Dans le champ de sélection des utilisateurs, le mode Standard est actif par défaut : il affiche un menu déroulant listant tous les utilisateurs du sous-compte.

En choisissant le mode Dynamique, le champ devient un champ de texte libre dans lequel vous pouvez saisir des ID utilisateur directement ou via des valeurs personnalisées (merge tags). En pratique, le mode Dynamique sert surtout à récupérer un ID utilisateur issu d'une étape précédente de l'automatisation.

Où trouver l'ID d'un utilisateur

Pour récupérer manuellement l'ID d'un utilisateur, rendez-vous dans Paramètres > Mon personnel. L'ID de l'utilisateur s'affiche sous son adresse e-mail.

Assigner des utilisateurs de façon dynamique

Dans la plupart des cas, le sélecteur Standard suffit, car votre logique d'attribution est simple ou définie directement dans l'automatisation. Le mode Dynamique devient utile lorsque votre logique d'attribution est plus complexe et gérée par un système externe.

Voici comment mettre en place ce fonctionnement :

Étape 1 : créer l'automatisation

Créez une nouvelle automatisation et ajoutez un déclencheur Webhook entrant, une action « Trouver un contact », puis une action « Assigner à un utilisateur ».

Étape 2 : envoyer un webhook de test

Depuis votre système externe, envoyez un exemple de requête à l'URL fournie par le déclencheur. Prévoyez un paramètre user_id et un paramètre contact_email. Lorsque vous voyez le message de succès confirmant la réception de la requête de test, revenez au déclencheur.

Étape 3 : configurer le déclencheur Webhook entrant

Revenez au déclencheur, sélectionnez la requête reçue, vérifiez le mappage des données puis enregistrez. Les paramètres de la requête deviennent alors disponibles dans la suite de l'automatisation.

Étape 4 : configurer l'action « Trouver un contact »

Modifiez l'action « Trouver un contact » en sélectionnant le champ E-mail, puis reliez-le au paramètre contact_email du webhook entrant.

Étape 5 : configurer l'action « Assigner à un utilisateur »

Modifiez l'action « Assigner à un utilisateur » en basculant du mode Standard au mode Dynamique. Dans le sélecteur de valeurs, choisissez le paramètre user_id du déclencheur Webhook entrant.

Étape 6 : tester et enregistrer

Testez votre automatisation dans différentes conditions. Une fois satisfait, enregistrez, puis publiez lorsque vous êtes prêt à la mettre en ligne.

Foire aux questions