Action Envoyer un email dans vos automatisations

L'action Envoyer un email vous permet d'expédier des emails personnalisés et automatiques à vos contacts au bon moment, directement depuis vos automatisations. C'est une brique essentielle de vos processus de marketing, de service client et de suivi : confirmation de réservation, offre promotionnelle, rappel ou notification, l’exécution dépend du déclencheur, des attentes, des fenêtres d’envoi, de l’éligibilité du contact et du service d’envoi. Le passage de l’action ne garantit pas la livraison.

Pourquoi utiliser l'action Envoyer un email

• Communication au bon moment : programmez le message dans le parcours et les horaires prévus ; contrôlez ensuite l’exécution et la livraison.
• Personnalisation : adaptez le contenu grâce aux champs dynamiques (prénom du destinataire, détails du rendez-vous, historique d'achat, etc.) pour rendre chaque email plus engageant.
• Meilleure expérience client : confirmations, rappels et suivis automatiques réduisent les oublis et améliorent la satisfaction.
• Gain de temps : les modèles et workflows réduisent les envois répétitifs ; les erreurs et exceptions demandent toujours un suivi.
• Flexibilité : joignez des fichiers, utilisez des modèles personnalisés et ajustez le contenu selon vos besoins.

Configurer l'action Envoyer un email étape par étape

1. Ajouter l’action à votre automatisation

Ouvrez l'éditeur d'automatisation et glissez l'action Envoyer un email à l’endroit voulu (par exemple juste après un déclencheur comme une réservation ou l'envoi d'un formulaire).

2. Nommer l'action

Donnez un nom clair et descriptif à l’action (par exemple « Email de confirmation de réservation »). Cela vous aidera à la repérer facilement dans votre automatisation.

3. Renseigner l'expéditeur

• Nom de l'expéditeur : le nom qui apparaîtra comme émetteur (par exemple « Mon entreprise »).
• Email de l'expéditeur : l'adresse depuis laquelle l'email sera envoyé (par exemple « contact@monentreprise.com »).

4. Rédiger l'objet

Saisissez un objet pertinent qui donne au destinataire une idée du contenu (par exemple « Merci pour votre réservation ! »).

5. Choisir ou créer le corps de l'email

• Modèles : sélectionnez un modèle d'email dans le menu déroulant (facultatif). Si aucun modèle ne convient, rédigez un message personnalisé directement dans le champ du corps de l'email.
• Corps de l'email : composez votre message et utilisez les valeurs personnalisées pour l'individualiser. Par exemple : Bonjour {{contact.first_name}}, merci pour votre réservation ! Votre rendez-vous est prévu le {{appointment.start_time}}.

6. Ajouter des pièces jointes (facultatif)

Si besoin, joignez des fichiers à l’email (confirmation de réservation, fiche produit, facture, etc.). Vous pouvez sélectionner un fichier existant dans la Bibliothèque de médias ou en importer un depuis votre appareil.

7. Tester l'email

Avant de finaliser, envoyez un email de test. Saisissez uniquement une adresse de démonstration que vous contrôlez dans le champ Emails de test puis cliquez sur Envoyer l'email de test pour vérifier le contenu et la mise en forme.

8. Enregistrer et activer l'action

Enregistrer l’action sauvegarde sa configuration. Enregistrez aussi le workflow, testez le parcours puis publiez-le. L’envoi aura lieu seulement si un contact éligible atteint cette étape, dans les conditions prévues par le workflow et le service d’envoi.

9. Champs Cc et Cci

Ajoutez des champs Cc et Cci à l’action en cliquant sur les boutons Cc et Cci. Les champs correspondants apparaissent alors et vous pouvez y saisir les adresses souhaitées.

Exemple : email de confirmation de réservation

Objectif : envoyer un email lorsqu'un contact prend un rendez-vous.

Mise en place de l'automatisation

Ajoutez si besoin l'URL d'une pièce jointe (par exemple un PDF récapitulatif du rendez-vous), envoyez un email de test, puis enregistrez l'action.

Résolution des problèmes

• L'email n'est pas parti : vérifiez que le contact possède une adresse email valide et que votre email ou domaine d'expédition est correctement configuré.
• Les champs de fusion s’affichent vides : assurez-vous que le contact ou le déclencheur fournit bien ces données (les champs de rendez-vous nécessitent par exemple un déclencheur lié à un rendez-vous).
• La mise en forme semble incorrecte : utilisez un email de test pour valider les espacements, les liens et l'affichage des modèles sur les différentes messageries.

Conseils et bonnes pratiques

• Gardez des objets courts et précis.
• Utilisez des modèles pour garantir la cohérence au sein de vos équipes.
• Personnalisez avec des champs de fusion, mais évitez de vous appuyer sur des champs qui n'existent pas pour chaque déclencheur.
• Si vous ajoutez plusieurs adresses en Cc ou Cci, vérifiez bien la séparation par des virgules.

Actions liées

• Envoyer un SMS
• Notification interne
• Génération d'email par IA dans une action d'automatisation

Questions fréquentes

Puis-je utiliser des modèles avec cette action ?

Oui. Vous pouvez sélectionner un modèle d'email existant ou rédiger un email personnalisé directement dans l'éditeur.

Puis-je personnaliser l'email ?

Oui. Utilisez les valeurs personnalisées (champs de fusion) comme {{contact.first_name}} pour personnaliser l'objet et le corps.

Les destinataires en Cc ou Cci apparaissent-ils dans les statistiques d'email ?

Non. Les destinataires en Cc et Cci n'apparaissent pas dans les statistiques d'email. La réussite ou l’échec de l’envoi est déterminé par l’email du contact principal.

L'email de test valide-t-il la distribution aux adresses Cc et Cci ?

Non. Les emails de test servent à valider la mise en forme et le contenu ; ils ne confirment pas la distribution en Cc ou Cci.

Que se passe-t-il si une adresse Cc ou Cci est invalide ?

Les adresses Cc et Cci invalides sont ignorées. Les destinataires Cc et Cci valides (ainsi que le contact principal) peuvent tout de même recevoir l'email.

Pourquoi mes champs de fusion sont-ils vides dans l'email de test ou réel ?

Les champs de fusion peuvent être vides si le contexte du déclencheur ou de l'action ne fournit pas cette donnée (les champs de rendez-vous nécessitent par exemple un déclencheur lié à un rendez-vous), ou si la fiche du contact ne contient pas ces valeurs.

Pourquoi mon email est-il arrivé en spam ou n'a-t-il pas été distribué ?

La délivrabilité dépend d'une configuration correcte de l'expéditeur et du domaine. Vérifiez votre configuration d'envoi et testez avec plusieurs fournisseurs de messagerie.

Choisir le mode de création et diagnostiquer un non-envoi

• Quick Compose : composer un message simple.
• Smart Builder : construire la mise en page dans l’éditeur.
• Select Existing Template : reprendre un modèle existant ; contrôler Sync Edits to Template avant toute personnalisation.

Pour modifier cet email indépendamment du modèle, désactivez sa synchronisation continue depuis l’action avant d’éditer. Un test de rendu ne valide pas le déclencheur réel, les fenêtres horaires ou toutes les variables de contexte.

1. Vérifiez publication et inscription du contact dans le workflow.
2. Ouvrez le journal de l’action : en attente, ignorée, erreur ou exécutée.
3. Contrôlez adresse, DND email, préférences et fenêtre d’envoi.
4. Comparez l’état dans Conversations et le résultat de livraison : exécution ne signifie pas lecture ou livraison en boîte principale.