Le déclencheur « Statut de rendez-vous » dans les automatisations

Bien gérer ses rendez-vous, c'est éviter les oublis, les relances manuelles et les absences de dernière minute. Le déclencheur Statut de rendez-vous lance automatiquement une automatisation dès qu'un rendez-vous est pris ou que son statut change. Vous automatisez ainsi vos rappels, vos suivis et vos notifications internes, sans lever le petit doigt.

Dans cet article, vous découvrirez à quoi sert ce déclencheur, ses avantages, et comment le configurer étape par étape.

À quoi sert le déclencheur « Statut de rendez-vous » ?

Ce déclencheur active une automatisation quand un rendez-vous est planifié ou quand son statut évolue (confirmé, annulé, honoré, absence, etc.). Il permet d'orchestrer des rappels, des relances et des mises à jour internes en fonction de chaque situation, pour fluidifier la gestion de votre agenda et renforcer l'engagement de vos clients.

Principaux avantages

• Gestion automatisée des rendez-vous : planification et suivis se déroulent sans intervention manuelle.
• Meilleur engagement client : rappels et notifications envoyés au bon moment, ce qui réduit les oublis.
• Coordination d'équipe renforcée : vos collaborateurs concernés sont prévenus des changements de statut.
• Moins d'absences : les rendez-vous annulés ou manqués déclenchent automatiquement une automatisation de réengagement.
• Prise en charge de plusieurs participants : vous pouvez inscrire non seulement le contact principal, mais aussi les invités du rendez-vous, pour que tout le monde reçoive les bonnes informations en cas d'annulation, de confirmation ou d'absence.

Configurer le déclencheur pas à pas

Étape 1 : Ouvrir le constructeur d'automatisation

Rendez-vous dans l'onglet Automatisation, sélectionnez Automatisations, puis cliquez sur + Créer une automatisation (ou ouvrez une automatisation existante à modifier).

Étape 2 : Ajouter le déclencheur Statut de rendez-vous

Cliquez sur Ajouter un nouveau déclencheur, recherchez Statut de rendez-vous, puis sélectionnez-le.

Étape 3 : Nommer le déclencheur

Un nom clair et parlant vous aide à garder vos automatisations organisées. Plutôt que de laisser le nom par défaut « Statut de rendez-vous », renommez-le selon son objectif. Par exemple, une automatisation d'e-mails de suivi après un rendez-vous peut s'appeler « Déclencheur de suivi de rendez-vous ». De même, une automatisation qui prévient l'équipe en cas d'annulation peut s'intituler « Alerte rendez-vous annulé ».

Étape 4 : Choisir qui inscrire dans l'automatisation

Sous « Qui doit être inscrit dans l'automatisation ? », choisissez qui entre dans l'automatisation lorsque le déclencheur se déclenche :

• Contact uniquement : option par défaut. Seul le contact principal du rendez-vous est inscrit.
• Contact et invités : le contact principal et tous les invités sont inscrits. L'automatisation s'exécute séparément pour chaque personne.
• Invités uniquement : seuls les invités sont inscrits, le contact principal est exclu.

Choisissez l'option qui correspond à votre objectif. Par exemple, pour que tous les participants reçoivent un avis d'annulation, sélectionnez « Contact et invités ».

Étape 5 : Paramétrer les filtres

Les filtres affinent la manière et le moment où le déclencheur s'active. Voici les filtres disponibles.

Filtrer par type d'événement

Ce filtre précise quel type de rendez-vous doit déclencher l'automatisation, selon son mode de planification :

• Tous : inclut tous les types de rendez-vous.
• Normal : uniquement les rendez-vous ponctuels (non récurrents).
• Récurrent : uniquement les rendez-vous répétés.

Filtrer par statut de rendez-vous

Ce filtre déclenche l'automatisation selon un changement de statut précis. L'automatisation ne s'exécute que si la condition de statut choisie est remplie :

• Nouveau : à la création d'un nouveau rendez-vous.
• Confirmé : quand un rendez-vous est confirmé.
• Annulé : quand un rendez-vous est annulé.
• Honoré : quand le client se présente au rendez-vous.
• Absence : quand le client ne se présente pas.
• Invalide : quand le rendez-vous est marqué comme invalide.

Filtrer par tag

Ce filtre déclenche l'automatisation en fonction des tags attribués à un contact dans le CRM. Les tags servent à catégoriser vos contacts selon leurs caractéristiques, leur comportement ou leur niveau d'engagement. Une fois ce filtre activé, un menu déroulant affiche tous les tags disponibles : l'automatisation ne se déclenchera que pour les contacts possédant le tag choisi.

Filtre « Dans le calendrier »

Ce filtre déclenche l'automatisation en fonction des mises à jour de statut des rendez-vous planifiés dans un calendrier précis.

Filtre « Dans le groupe de calendriers »

Ce filtre déclenche l'automatisation pour les rendez-vous planifiés au sein d'un groupe de calendriers précis. Pratique si vous gérez plusieurs calendriers réunis sous un même groupe (départements, équipes ou catégories de services). Un menu déroulant vous permet de choisir le groupe : l'automatisation ne s'active que lorsqu'un statut est mis à jour dans le groupe sélectionné.

Filtre « Uniquement pour les calendriers groupés »

Ce filtre indique si l'automatisation doit se déclencher exclusivement pour les calendriers groupés, ou pour les deux types :

• Oui : l'automatisation ne se déclenche que pour les calendriers groupés.
• Non : l'automatisation se déclenche pour les calendriers groupés et individuels.

Filtre « Modifié par »

Ce filtre contrôle le déclenchement de l'automatisation selon l'auteur du changement de statut. Utile pour suivre les mises à jour selon leur origine :

Étape 6 : Enregistrer et activer le déclencheur

Une fois vos filtres définis, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la configuration du déclencheur. Enregistrez et publiez l'automatisation pour l'activer. Testez ensuite en prenant un rendez-vous, et vérifiez que l'automatisation s'exécute comme prévu.

Foire aux questions