Action d'automatisation : Bot IA de prise de rendez-vous

L'action Bot IA de prise de rendez-vous permet d'automatiser la planification de rendez-vous en engageant une véritable conversation avec votre contact. Au lieu de laisser la personne se débrouiller seule avec un calendrier, le bot dialogue avec elle, comprend ses réponses et la guide jusqu'à la réservation d'un créneau. Son déroulé s'ajuste en temps réel selon ce que répond votre interlocuteur.

Vous ajoutez cette action à l'intérieur d'une automatisation. Une fois déclenchée, elle prend le relais de la conversation sur le canal de votre choix (Facebook, Instagram, SMS ou WhatsApp parmi les options proposées) et pilote l'échange jusqu'à ce qu'un rendez-vous soit posé, ou que la limite fixée soit atteinte.

Pourquoi utiliser cette action

La prise de rendez-vous manuelle génère beaucoup d'allers-retours : proposer un créneau, attendre une réponse, en reproposer un autre, confirmer. Le bot absorbe tout ce travail à votre place, selon les conditions d’envoi et le parcours configuré, et garde un ton cohérent avec votre marque.

Quelques cas d'usage concrets :

• Un coach qui veut transformer chaque nouveau prospect en consultation découverte sans y passer ses soirées.
• Une agence qui reçoit des demandes entrantes et souhaite qualifier puis planifier automatiquement les appels.
• Un prestataire de services qui veut relancer les contacts inactifs et les amener à réserver un créneau.

Où trouver l'action

Ouvrez l'automatisation dans laquelle vous voulez intégrer la prise de rendez-vous, puis ajoutez une nouvelle action et sélectionnez Bot IA de prise de rendez-vous.

Comment configurer le bot

Une fois l'action ajoutée, renseignez les paramètres suivants.

1. Calendrier : sélectionnez le calendrier sur lequel les rendez-vous seront réservés.
2. Personnalité : définissez le ton et le style que le bot doit adopter (chaleureux, professionnel, direct, etc.). Alignez cette personnalité sur celle de votre marque.
3. Instructions supplémentaires : ajoutez des consignes précises, des rappels ou des astuces de conversation que le bot doit suivre pendant l'échange.
4. Limite de messages : fixez le nombre maximum de messages que le bot peut envoyer avant d'abandonner et de marquer le rendez-vous comme non réservé.
5. Délai d'attente : indiquez combien de temps le bot attend la réponse du contact avant d'expirer, ainsi que l'unité (minutes, heures ou jours).
6. Canal : choisissez le canal de communication par lequel la conversation se déroule (Facebook, Instagram, SMS ou WhatsApp parmi les options proposées).
7. Désactiver le message de confirmation : cochez cette case si vous ne voulez pas que le bot envoie un message de confirmation une fois le rendez-vous réservé.

Récapitulatif des champs

Un exemple concret

Imaginez que vous vouliez faire réserver une consultation grâce au bot. Vous le réglez pour qu'il soit chaleureux et persuasif, afin d'accompagner le contact vers la planification de sa consultation. Si la personne ne répond pas dans le délai imparti, par exemple 24 heures, le workflow suit la branche Timeout. La branche Appointment Was Not Booked correspond à la limite de messages atteinte sans réservation.

Bonnes pratiques

• Veillez à ce que la personnalité du bot corresponde au ton de votre entreprise et à votre audience.
• Une limite de messages plus élevée autorise des conversations plus longues, mais peut aussi ralentir la résolution.
• Si le contact ne répond pas dans le temps imparti, le workflow suit Timeout. La limite de messages atteinte sans réservation suit Appointment Was Not Booked.

FAQ

Les fonctions et actions décrites dépendent de votre configuration et des canaux compatibles. Vérifiez séparément les connaissances, le statut, le routage et le résultat des actions. Une réponse textuelle ou un enregistrement de configuration ne démontre pas l’exécution d’une action.

Après enregistrement de l’action, trois branches intégrées sont créées : Timeout (absence de réponse à l’expiration), Appointment Was Booked (rendez-vous créé) et Appointment Was Not Booked (limite de messages atteinte sans réservation). Ajoutez vos actions sous chacune ; il ne s’agit pas de conditions personnalisées à recréer.

Sélectionnez un calendrier non récurrent proposé par l’action ; les calendriers récurrents ne sont pas pris en charge. La limite documentée est de 5 à 25 messages. Le réglage Wait time before responding est un délai de réponse, distinct du Timeout.

Désactiver le message de confirmation du bot ne désactive pas automatiquement les notifications du calendrier. Vérifiez les deux parcours et configurez la confirmation voulue sous Appointment Was Booked.