L'action « Enregistrer un appel externe » dans les automatisations

Associer et journaliser les données d’un appel tiers dans CrocoClick, avec une référence audio compatible si disponible.

Écrit par Baptiste Lorreyte

Dernière mise à jour Il y a environ 2 heures

À quoi sert cette action

L'action « Enregistrer un appel externe » vous permet de publier dans votre CRM les appels passés depuis un outil de téléphonie tiers. Les appels correctement transmis et associés apparaissent dans la section Conversations du contact concerné. Vous pouvez également joindre l'enregistrement audio de l'appel pour garder une trace complète de l'échange.

🟢 Important : cette action est faite pour les appels qui ne transitent pas par la téléphonie CrocoClick, mais par un logiciel externe (standard, centre d'appels, application métier, etc.). Elle sert à réinjecter ces appels dans votre CRM.

Pourquoi l'utiliser

Centraliser vos communications : chaque appel, quelle que soit sa provenance, apparaît dans la fiche du contact.
Garder un historique fiable : date, sens de l'appel, statut et enregistrement audio sont conservés.
Aligner votre équipe : les collaborateurs ayant accès à la fiche retrouvent l’historique au même endroit.

💡 ASTUCE : idéal si vous utilisez un centre d'appels ou une solution de téléphonie externe et que vous voulez retrouver l'historique complet des échanges dans CrocoClick.

Préparer les données de l’appel : exemple avec Webhook entrant

Vous pouvez alimenter cette action avec les données disponibles dans le workflow ; cet exemple utilise le déclencheur Webhook entrant. Ce déclencheur vous fournit une URL de webhook que votre système de téléphonie appelle à chaque appel, en lui transmettant les détails (numéros, sens de l'appel, date, statut, enregistrement).

Configurer l'action étape par étape

1. Ajouter le déclencheur Webhook entrant

Créez une nouvelle automatisation et ajoutez le déclencheur Webhook entrant. Récupérez l'URL fournie et configurez votre outil de téléphonie pour qu'il l'appelle à chaque appel.

2. Séparer les appels entrants et sortants

Ajoutez une condition Si/Sinon basée sur le champ direction. Vous créez ainsi deux branches : une pour les appels entrants, une pour les appels sortants.

🟢 Important : le champ direction doit être présent dans l’exemple reçu. Choisissez la donnée du déclencheur dans le sélecteur dynamique ; une valeur personnalisée globale ne lit pas automatiquement ce champ.

3. Identifier le contact

Dans chaque branche, identifiez d’abord le contact à partir du numéro externe. Vous pouvez utiliser Créer un contact selon les règles de correspondance et de dédoublonnage du compte, ou Trouver un contact pour distinguer explicitement les branches trouvé / non trouvé avant une éventuelle création.

Dans la branche appels entrants, mappez le champ Téléphone sur le numéro appelant (From).
Dans la branche appels sortants, mappez le champ Téléphone sur le numéro appelé (To).

4. Ajouter l'action Enregistrer un appel externe

Après l’identification ou la création du bon contact, ajoutez l’action Log external call (Enregistrer un appel externe).

5. Renseigner les champs de l'appel

Pour chaque champ (Sens, Date, Vers, De, Statut de l'appel et Pièce jointe), cliquez sur l'icône des valeurs personnalisées, puis choisissez la donnée correspondante du déclencheur Webhook entrant.

6. Publier l'automatisation

Vérifiez le mapping avec un exemple représentatif sur une fiche QA, puis contrôlez le journal et l’entrée dans Conversations. La publication du workflow seule ne prouve ni la réception des données ni leur bonne association.

Champs de l'action

Dans le formulaire actuel, Direction est obligatoire et attend inbound ou outbound. La date attend le format ISO 8601 ; laissée vide, elle utilise le moment courant. Pour conserver la date réelle de l’appel, transmettez-la explicitement.

Les statuts proposés sont completed, answered, busy, no-answer, failed, canceled, voicemail et pending. Pièce jointe attend les URL d’enregistrement ; plusieurs URL sont séparées par une virgule.

Adaptez la date, la direction et les statuts aux valeurs acceptées par l’action. Un statut propriétaire du logiciel tiers n’est pas nécessairement compatible tel quel. Utilisez des numéros au format international cohérent pour la correspondance contact.

Champ	Description
Sens (Direction)	Indique si l'appel est entrant ou sortant
Date	Date et heure de l'appel
Vers (To)	Numéro appelé
De (From)	Numéro appelant
Statut de l'appel	Résultat de l'appel (répondu, manqué, etc.)
Pièce jointe	Enregistrement audio de l'appel

FAQ

Cette action fonctionne-t-elle avec la téléphonie CrocoClick ?

Elle est pensée pour les appels provenant d'outils externes. Les appels passés directement via la téléphonie CrocoClick sont déjà enregistrés automatiquement dans le CRM.

Puis-je joindre l'enregistrement audio de l'appel ?

Oui, si votre système fournit une référence d’enregistrement compatible. Mappez-la vers Pièce jointe, puis ouvrez l’entrée dans Conversations pour vérifier que l’audio est accessible. La simple réception du webhook ne prouve pas que l’enregistrement peut être lu.

Pourquoi séparer les appels entrants et sortants ?

Parce que le numéro qui identifie votre contact n'est pas le même : c'est le numéro appelant (From) pour un appel entrant, et le numéro appelé (To) pour un appel sortant.

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