Le déclencheur Rappel de tâche dans vos automatisations

Automatisez vos rappels de tâches avec le déclencheur Rappel de tâche de CrocoClick : agissez avant ou après l'échéance.

Écrit par Baptiste Lorreyte

Dernière mise à jour Il y a 15 minutes

Le déclencheur Rappel de tâche vous permet de lancer une automatisation en fonction de la date d'échéance d'une tâche. Vous pouvez ainsi agir avant qu'une échéance n'arrive ou relancer automatiquement dès qu'une tâche devient en retard. Le rappel automatise une étape de suivi sans garantir que la tâche sera traitée à temps.

Qu'est-ce que le déclencheur Rappel de tâche ?

Le déclencheur Rappel de tâche active une automatisation lorsqu'un rappel est planifié par rapport à la date d'échéance d'une tâche. Il permet de configurer une exécution avant ou après l’échéance, sous réserve des conditions et réglages du workflow. C'est idéal pour notifier un utilisateur, faire remonter une échéance importante ou mettre à jour automatiquement le statut d'une tâche.

🟢 Important : Le déclencheur nécessite une tâche avec une date d'échéance. Si une tâche est terminée et qu'elle correspond à la condition du déclencheur, l'automatisation se lance quand même. Si la tâche est supprimée avant l'heure du rappel, le déclencheur ne se déclenche pas. Enfin, si la date d'échéance change, le rappel se recalcule automatiquement en fonction de la nouvelle date.

Les avantages du déclencheur Rappel de tâche

Rappels automatisés : réduisez le suivi manuel en déclenchant des automatisations avant ou après l'échéance d'une tâche.
Meilleure gestion des échéances : tenez vos utilisateurs informés des tâches à venir ou en retard.
Timing flexible : choisissez si l'automatisation s'exécute avant ou après la date d'échéance.
Communication interne renforcée : utilisez les actions de l'automatisation pour prévenir vos collaborateurs ou mettre à jour les tâches.
Moins d'échéances manquées : évitez qu'une tâche passe inaperçue à l'approche de son échéance ou lorsqu'elle devient en retard.

Les filtres du déclencheur

Les filtres déterminent le moment exact où l'automatisation doit s'exécuter par rapport à la date d'échéance d'une tâche. Deux options sont disponibles.

Après un nombre de jours

Déclenche l'automatisation un nombre de jours défini après la date d'échéance de la tâche.
Utile pour le suivi des tâches en retard ou les automatisations d'escalade.

Avant un nombre de jours

Déclenche l'automatisation un nombre de jours défini avant la date d'échéance de la tâche.
Idéal pour les notifications anticipées ou les rappels internes.

Comment configurer le déclencheur Rappel de tâche

1. Ouvrez la section Automatisations

Rendez-vous dans la section Automatisations de votre compte CrocoClick pour voir toutes vos automatisations existantes. En haut à droite, cliquez sur Créer une automatisation pour commencer.

2. Ajoutez un nouveau déclencheur

Dans le constructeur d'automatisation, repérez le point de départ où les déclencheurs s'ajoutent. Cliquez sur Ajouter un nouveau déclencheur pour choisir l'évènement qui inscrira les contacts dans l'automatisation.

3. Sélectionnez Rappel de tâche

Dans la liste des déclencheurs, faites défiler jusqu'à Rappel de tâche, parmi les déclencheurs liés aux tâches. Sélectionnez-le pour bâtir une automatisation qui s'active en fonction des rappels de tâches à venir ou en retard.

4. Nommez le déclencheur

Après avoir sélectionné Rappel de tâche, saisissez un nom clair et parlant, par exemple Rappel d'échéance de tâche. Un bon nom vous aide à identifier rapidement son rôle lorsque vous gérez plusieurs déclencheurs.

5. Ouvrez les options de filtre

Dans la zone de configuration du déclencheur, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner sous Filtres pour ouvrir la liste des options de timing. Ces filtres vous permettent de définir précisément quand le rappel doit activer l'automatisation.

6. Enregistrez le déclencheur

Choisissez Avant un nombre de jours ou Après un nombre de jours selon le moment souhaité par rapport à l'échéance. Saisissez le nombre de jours, puis cliquez sur Enregistrer le déclencheur pour appliquer vos réglages.

💡 ASTUCE : Le déclencheur ne fait qu'inscrire le contact dans l'automatisation. Pensez à ajouter ensuite des actions (email, SMS, notification interne, mise à jour de tâche) pour que le rappel produise un effet concret.

Questions fréquentes

Le déclencheur fonctionne-t-il sans date d'échéance ?

Non. Une date d'échéance est indispensable pour calculer le timing du rappel.

Le rappel se déclenche-t-il si la tâche est terminée en avance ?

Oui. Le déclencheur se lance pour les tâches terminées si elles correspondent aux critères.

Puis-je définir à la fois un rappel Avant et un rappel Après ?

Oui. Chacun se déclenche séparément en fonction du timing saisi.

Modifier la date d'échéance d'une tâche affecte-t-il le rappel ?

Oui. Le rappel se recalcule en fonction de la nouvelle date d'échéance.

Le déclencheur se lance-t-il si la tâche est supprimée ?

Non pour ce rappel si la tâche a été supprimée avant son heure prévue. Cela ne prouve pas l’annulation d’actions d’une exécution déjà commencée.

Ce déclencheur notifie-t-il automatiquement l'utilisateur assigné ?

Uniquement si vous ajoutez des actions d'automatisation qui envoient des notifications.

Réassigner la tâche modifie-t-il le comportement du rappel ?

Non. La réassignation n'a aucun effet sur le timing du rappel.

Cela a-t-il été utile ?

Besoin d'aide supplémentaire ? Demander à l'équipe