Déclencheur d'automatisation : Opportunités inactives
Découvrez le déclencheur Opportunités inactives de CrocoClick pour relancer automatiquement les opportunités stagnantes de votre pipeline.
Écrit par Baptiste Lorreyte
Dernière mise à jour Il y a environ 2 heures
Une opportunité oubliée dans votre pipeline, c'est un client potentiel qui refroidit. Le déclencheur Opportunités inactives de CrocoClick peut vous aider à organiser le suivi : il repère automatiquement celles qui stagnent depuis trop longtemps et lance les actions de votre choix pour les relancer.
Cet article vous explique ce qu'est ce déclencheur, ses bénéfices, sa configuration pas à pas, des cas d'usage concrets et les réponses aux questions les plus fréquentes.
Qu'est-ce que le déclencheur « Opportunités inactives » ?
Le déclencheur « Opportunités inactives » s'active lorsqu'une opportunité reste dans le même stade de votre pipeline pendant une durée définie, sans aucune progression ni mise à jour. Il vous permet d'agir de façon proactive pour réengager les opportunités stagnantes, afin qu'aucun prospect ne passe entre les mailles du filet.
Exemple : si une opportunité reste au stade « Négociation » pendant 5 jours sans la moindre mise à jour, ce déclencheur peut automatiquement envoyer un email de relance, notifier un responsable ou réattribuer l'opportunité à un autre membre de l'équipe.
Pourquoi utiliser ce déclencheur ?
- Une gestion proactive du pipeline : identifiez et traitez automatiquement les opportunités à l'arrêt pour garder un pipeline vivant et en mouvement.
- Une réactivité accrue : envoyez des rappels automatiques à vos commerciaux pour relancer les prospects avant qu'il ne soit trop tard.
- Une meilleure visibilité : alertez les responsables ou chefs d'équipe sur les opportunités négligées, pour qu'ils puissent intervenir à temps.
- Des automatisations sur mesure : adaptez le déclencheur et les actions selon le pipeline, le stade, la durée d'inactivité et les responsabilités de chacun.
- Moins de travail manuel : fini le suivi manuel des opportunités qui traînent. Vous automatisez les relances et libérez du temps pour votre équipe.
Configuration pas à pas
1. Créer votre automatisation
Rendez-vous dans la section Automatisation de votre compte, puis ouvrez l'onglet Automatisations.
Cliquez sur + Créer une automatisation, puis choisissez Partir de zéro.
2. Ajouter le déclencheur
Cliquez sur + Ajouter un nouveau déclencheur, puis sélectionnez Opportunités inactives dans la liste des déclencheurs disponibles.
Nommez votre déclencheur pour le repérer facilement dans votre automatisation, par exemple « Relance opportunité inactive ».
3. Configurer les filtres du déclencheur
Cliquez sur Ajouter des filtres, puis renseignez les critères suivants :
- Durée en jours : définissez le nombre de jours pendant lesquels une opportunité peut rester stagnante avant d'être considérée comme inactive (par exemple 2 jours).
- Dans le pipeline : sélectionnez le pipeline concerné par le déclencheur (par exemple « Pipeline de vente »).
- Stade du pipeline : choisissez le stade sur lequel le déclencheur doit s'appliquer (par exemple le stade « Négociation »).
Une fois vos filtres réglés, cliquez sur Enregistrer le déclencheur.
🟢 Important : que vous configuriez le déclencheur, les filtres ou les actions, pensez à enregistrer à chaque étape. Contrôlez l’indication d’enregistrement du constructeur et la configuration du déclencheur. Un workflow enregistré peut rester en brouillon et ne pas recevoir d’inscriptions automatiques.
4. Ajouter les actions
Une fois le déclencheur en place, définissez les actions qui doivent suivre. Selon votre objectif, vous pouvez par exemple :
- envoyer un email au contact, si ce canal convient, ou une notification interne au commercial,
- envoyer une notification interne,
- déplacer l'opportunité vers un nouveau stade pour révision,
- ajouter l'opportunité à une autre automatisation.
5. Enregistrer, tester et publier
Une fois vos déclencheur et actions configurés, cliquez sur Enregistrer. Le test d’une action ne prouve pas le déclenchement sur inactivité. Préparez une opportunité QA, publiez un workflow de test limité à une action interne, puis contrôlez son inscription après le délai prévu. Lorsque vous êtes confiant, activez votre automatisation grâce au bouton de publication.
Exemple de configuration
Action : notification interne au commercial
- Nom de l'action : Notification interne au commercial. Dans l’action Notification interne, choisissez le type Email et sélectionnez l’utilisateur à prévenir.
- Nom de l'expéditeur : Votre entreprise
- Email de l'expéditeur : votreentreprise@exemple.com
- Objet : « Rappel : une opportunité inactive demande votre attention »
Corps de l'email :
Bonjour, une opportunité répond à votre règle d’inactivité. Merci de consulter la fiche concernée et de décider du suivi. Ajoutez son nom et son lien avec les données effectivement proposées par le sélecteur.
Action : notification au responsable
- Nom de l'action : Notifier le responsable
- Message : « Une opportunité répond à la règle d’inactivité. Merci de consulter sa fiche. » Ajoutez uniquement les données disponibles dans le sélecteur de l’action.
Action complémentaire : déplacez l'opportunité vers un autre stade si une révision est nécessaire.
💡 ASTUCE : les variables de cet exemple doivent être insérées depuis le sélecteur de données dynamiques disponible dans votre action. Ne recopiez pas un identifiant de variable qui n’y est pas proposé ; les valeurs personnalisées du compte ne récupèrent pas automatiquement les données d’une opportunité.
Cas d'usage
- Relancer les affaires à l'arrêt : quand une opportunité au stade « Négociation » stagne depuis plus de 5 jours, envoyez un email de relance pour renouer le dialogue avec le prospect.
- Responsabiliser les commerciaux : notifiez automatiquement un commercial lorsqu'une de ses opportunités devient froide, pour l'inciter à agir sans tarder.
- Alerter les responsables : prévenez les managers lorsqu'une opportunité à forte valeur devient inactive, afin qu'ils puissent accompagner le commercial.
- Assainir le pipeline : déplacez automatiquement les opportunités inactives vers un stade « À revoir », pour que l'équipe décide de la suite à donner.
FAQ
Comment choisir la bonne « Durée en jours » ?
Comment choisir la bonne « Durée en jours » ?
Tout dépend de votre cycle de vente. Pour des cycles courts, 2 à 3 jours peuvent suffire. Pour des cycles plus longs, comptez plutôt 7 à 10 jours avant de considérer une opportunité comme inactive.
Puis-je appliquer le déclencheur à des stades précis d'un pipeline ?
Puis-je appliquer le déclencheur à des stades précis d'un pipeline ?
Oui. Vous pouvez préciser un stade particulier dans les filtres pour que le déclencheur ne s'applique qu'aux opportunités situées à ce stade.
Comment éviter les faux positifs, quand une opportunité semble inactive alors qu'elle est suivie ?
Comment éviter les faux positifs, quand une opportunité semble inactive alors qu'elle est suivie ?
Ajoutez un contrôle avant la relance et vérifiez les activités récentes sur l’opportunité et le contact. Ne supposez pas qu’une note, un appel ou un email réinitialise automatiquement le compteur de ce déclencheur.
L'automatisation peut-elle se relancer si la même opportunité redevient inactive ?
L'automatisation peut-elle se relancer si la même opportunité redevient inactive ?
Une nouvelle période d’inactivité peut produire un nouvel événement après une mise à jour ou un changement d’étape. L’inscription dépend aussi de la publication et des réglages de réentrée du workflow ; contrôlez ce scénario dans l’historique.
Le déclencheur fonctionne-t-il de manière rétroactive ?
Le déclencheur fonctionne-t-il de manière rétroactive ?
Non. Le calcul de la durée d'inactivité commence uniquement après l'ajout du déclencheur. Les opportunités déjà inactives avant sa mise en place ne sont pas prises en compte.
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