Le déclencheur « Rendez-vous réservé par le client » dans les automatisations

Automatisez rappels, confirmations et notifications dès qu'un client réserve un rendez-vous en ligne dans CrocoClick.

Écrit par Baptiste Lorreyte

Dernière mise à jour Il y a environ 4 heures

Le déclencheur Rendez-vous réservé par le client lance une automatisation dès qu'un client prend rendez-vous de lui-même, via un lien de réservation ou votre système de prise de rendez-vous en ligne, sans aucune intervention de votre équipe. C'est l'outil idéal pour automatiser vos rappels, vos confirmations et vos notifications internes autour des rendez-vous planifiés.

🟢 Important : ce déclencheur fonctionne uniquement pour les rendez-vous classiques (ponctuels). Il ne prend pas en charge les rendez-vous récurrents.

Pourquoi utiliser ce déclencheur

Automatiser vos actions liées aux rendez-vous vous fait gagner du temps et améliore l'expérience de vos clients. Les bénéfices concrets :

Rappels automatiques : réduisez les absences en envoyant des rappels par email ou SMS au bon moment.
Meilleure expérience client : gardez vos clients informés avec des messages de confirmation et des suivis automatiques.
Prise en charge des invités : déclenchez l'automatisation non seulement pour le contact principal, mais aussi pour les invités d'un rendez-vous à plusieurs participants.
Notifications d'équipe efficaces : prévenez automatiquement les bonnes personnes dès qu'un rendez-vous est réservé.
Ciblage flexible : grâce aux filtres, déclenchez l'automatisation pour certains calendriers, groupes de calendriers ou clients porteurs d'un tag précis.
Meilleure gestion des ressources : votre équipe se concentre sur les prestations plutôt que sur la gestion manuelle des plannings.

Configurer le déclencheur

1. Accéder au constructeur d'automatisation

Rendez-vous dans la section Automatisation. Créez une nouvelle automatisation depuis zéro ou ouvrez celle dans laquelle vous souhaitez utiliser le déclencheur.

2. Ajouter un nouveau déclencheur

Cliquez sur Ajouter un nouveau déclencheur, saisissez Rendez-vous réservé par le client puis sélectionnez-le dans la liste.

3. Nommer votre déclencheur

Donnez-lui un nom explicite qui vous aidera à le reconnaître, par exemple « Nouvelle réservation de rendez-vous ».

4. Choisir qui est inscrit dans l'automatisation

Une fois le déclencheur nommé, indiquez qui doit être inscrit dans l'automatisation lorsqu'il se déclenche. Ce réglage, sous la question Qui doit être inscrit dans l'automatisation ?, propose trois options :

Option	Comportement
Contact uniquement	L'automatisation s'exécute seulement pour le contact principal du rendez-vous. C'est le comportement par défaut.
Contact et invités	L'automatisation s'exécute une fois pour le contact principal et une fois pour chaque invité rattaché au rendez-vous. Pratique pour les rendez-vous à plusieurs participants.
Invités uniquement	L'automatisation s'exécute seulement pour les invités, le contact principal est ignoré. Utile lorsque le contact principal suit déjà une autre automatisation.

⚠️ Remarque : les invités ajoutés au rendez-vous après sa réservation ne sont pas inscrits par ce déclencheur. Seuls les invités présents au moment de la réservation sont pris en compte.

5. Configurer les filtres

Vous pouvez affiner le déclenchement avec les filtres suivants :

Possède un tag : l'automatisation ne se déclenche que lorsqu'un client porteur d'un tag précis réserve un rendez-vous.
Dans le calendrier : ciblez un ou plusieurs calendriers spécifiques. L'automatisation ne se déclenche que pour un rendez-vous pris dans le calendrier sélectionné.
Dans le groupe de calendriers : ciblez un groupe de calendriers. L'automatisation se déclenche pour un rendez-vous pris dans n'importe quel calendrier du groupe.

6. Enregistrer

Une fois vos filtres définis, cliquez sur Enregistrer. Pensez ensuite à sauvegarder l'ensemble de l'automatisation avec le bouton bleu en haut à droite.

💡 ASTUCE : sans filtre, l'automatisation se déclenche pour tous les rendez-vous réservés par vos clients, quel que soit le calendrier. Ajoutez un filtre uniquement si vous voulez restreindre le champ d'action.

Cas d'usage

Situation	Résultat
Un cabinet dentaire veut limiter les absences.	Un rappel automatique par email et SMS est envoyé 24 h avant chaque rendez-vous.
Une agence immobilière veut confirmer les visites.	Un email de confirmation part avec les détails du rendez-vous, l'itinéraire et la liste des documents à prévoir.
Un cabinet de conseil financier veut soigner ses clients VIP.	Grâce au filtre Possède un tag, un conseiller senior est prévenu dès qu'un client VIP réserve.
Un centre de remise en forme gère des séances de groupe.	Le client reçoit une confirmation et le coach assigné une notification interne dès la réservation.
Un cabinet organise des sessions à plusieurs participants.	Avec « Contact et invités », une confirmation et une checklist personnalisées sont envoyées au contact principal comme à chaque invité.

Questions fréquentes

Ce déclencheur fonctionne-t-il pour les rendez-vous récurrents ?

Non. Le déclencheur Rendez-vous réservé par le client fonctionne uniquement pour les rendez-vous classiques (ponctuels). Les rendez-vous récurrents ne sont pas pris en charge.

Comment déclencher des automatisations différentes selon le type de rendez-vous ?

Utilisez les filtres « Dans le calendrier » ou « Dans le groupe de calendriers » pour cibler des types de rendez-vous précis et créer une automatisation distincte pour chacun.

Que se passe-t-il si un membre de mon équipe réserve le rendez-vous à la place du client ?

Ce déclencheur s'active uniquement quand le client réserve lui-même via un lien de réservation. Les rendez-vous saisis manuellement par votre équipe ne le déclenchent pas.

Puis-je envoyer des rappels à plusieurs échéances, par exemple 48 h et 24 h avant ?

Oui. Utilisez des attentes relatives au rendez-vous : d’abord 48 h avant, puis 24 h avant, avec une action après chaque attente. Attendre simplement 48 h après l’inscription n’envoie pas un rappel 48 h avant le rendez-vous. Réglez aussi le cas où l’échéance est déjà passée.

Comment suivre les rendez-vous pris par mes clients prioritaires ?

Utilisez le filtre « Possède un tag » pour ne déclencher l'automatisation que lorsqu'un client porteur d'un tag précis (par exemple « Client VIP ») réserve un rendez-vous.

Puis-je envoyer des notifications aux invités du rendez-vous ?

Oui. Dans le réglage « Qui doit être inscrit dans l'automatisation ? », choisissez « Contact et invités » ou « Invités uniquement » pour que l'automatisation s'exécute aussi pour les invités.

Que se passe-t-il si un invité est ajouté après la réservation ?

Les invités ajoutés après la réservation ne sont pas inscrits par le déclencheur d'origine. Seuls les invités présents au moment de la réservation sont pris en compte.

La modification de ce réglage affecte-t-elle mes automatisations existantes ?

Non. Toutes vos configurations existantes conservent le comportement par défaut « Contact uniquement ». Vous devez modifier manuellement le réglage pour inclure les invités.

Ce déclencheur concerne la réservation sur le parcours de calendrier natif ; il ne prouve pas qu’un événement importé de Calendly entre par la même porte. Vérifiez le déclencheur propre à l’intégration. Les rappels et notifications exigent leurs actions, canaux disponibles et destinataires admissibles ; contrôlez les doublons avec les notifications natives du calendrier et le comportement après annulation ou déplacement.

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