Utiliser l'action « Trouver un enregistrement d'objet / une entreprise » dans vos automatisations
Retrouvez un enregistrement d'objet personnalisé ou une entreprise dans vos automatisations CrocoClick à partir d'un webhook entrant.
Écrit par Baptiste Lorreyte
Dernière mise à jour Il y a environ 1 heure
L'action « Trouver un enregistrement d'objet / une entreprise » recherche dans votre CRM un enregistrement précis (objet personnalisé ou entreprise) à partir des valeurs reçues par un déclencheur Webhook entrant. Vous associez les champs du webhook aux champs de l'objet, puis l'automatisation continue selon que l'enregistrement est trouvé ou non.
Dans une automatisation basée sur un objet personnalisé, l'action s'appelle Trouver un enregistrement d'objet. Dans une automatisation basée sur les entreprises, elle s'appelle Trouver une entreprise et permet de localiser une fiche entreprise grâce à des valeurs comme le nom de l'entreprise ou le domaine.
Pourquoi utiliser cette action
Elle relie les données externes à une fiche existante au moyen des filtres configurés. Elle ne garantit pas à elle seule l’absence de doublons : une recherche sur un nom ou un domaine peut retrouver plusieurs fiches, et la branche « non trouvé » peut créer un doublon si les données ou les critères sont incomplets. Les actions suivantes doivent être configurées séparément.
Prérequis
🟢 Important : l'automatisation doit contenir un déclencheur Webhook entrant. L'action lit les valeurs de la charge utile (payload) de ce déclencheur : corps de la requête (body) et en-têtes (headers). Sans ce déclencheur, l'action reste indisponible.
Configurer l'action
1. Filtrer sur (départage)
Si plusieurs enregistrements correspondent à vos filtres, choisissez lequel retenir :
- Enregistrement créé le plus tôt
- Enregistrement créé le plus tard
2. Filtres (logique ET)
Ajoutez une ou plusieurs lignes de filtre. Toutes les lignes se cumulent avec une logique ET : un enregistrement doit satisfaire l'ensemble des conditions pour être retenu.
- Champ à gauche : le champ de l'objet ou de l'entreprise sur lequel vous cherchez une correspondance (ID d'enregistrement, ID externe, VIN, Nom de l'animal, Nom de l'entreprise, Domaine, etc.).
- Valeur à droite : sélectionnez un champ du déclencheur Webhook entrant (Body, Headers) ou saisissez une valeur fixe.
💡 ASTUCE : Privilégiez un identifiant dont l’unicité est assurée dans votre système, puis ajoutez des filtres adaptés. Un nom ou un domaine n’est pas nécessairement unique dans votre CRM. Le choix du plus ancien ou du plus récent départage les correspondances sans les fusionner.
3. Résultats possibles
L'action ouvre deux branches selon le résultat :
- Enregistrement trouvé : l'enregistrement correspondant devient l'enregistrement courant de l'automatisation. Vous pouvez alors le mettre à jour, l'associer, le réinitialiser, etc.
- Enregistrement non trouvé : utilisez cette branche pour créer un nouvel enregistrement, alerter un utilisateur ou arrêter le flux.
4. Comportement d'ignorance automatique
Si l'automatisation démarre déjà avec le même objet que son déclencheur (par exemple « Voiture créée » ou « Entreprise créée »), cette étape est ignorée automatiquement : l'enregistrement est déjà connu.
Bonnes pratiques
- Assurez-vous que le webhook envoie des valeurs propres et bien typées (texte, nombres, booléens).
- Normalisez la casse et les espaces dans le système source si vous faites correspondre des noms.
- Testez avec des payloads d'exemple dans une automatisation de test avant la mise en production.
Exemples
Exemple 1 : trouver un animal par son nom
Objectif : un webhook transmet petname = "snowy". Vous voulez retrouver l'enregistrement de l'objet Animal portant ce nom.
Déroulé : le webhook se déclenche avec { "petname": "snowy" }. L'action retrouve l'animal dont le nom est snowy. Si trouvé, vous mettez à jour son statut et notifiez le propriétaire. Sinon, vous créez une fiche Animal et l'étiquetez pour révision.
Exemple 2 : trouver un abonnement par référence externe
Objectif : votre webhook de facturation envoie subscription_ref. Vous cherchez l'objet Abonnement correspondant.
Déroulé : l'action sélectionne le dernier abonnement actif portant cette référence. Si trouvé, vous mettez à jour le plan et programmez les emails de renouvellement. Sinon, vous créez un abonnement provisoire et alertez le service financier.
Exemple 3 : trouver une entreprise par son domaine
Objectif : un webhook issu d'un formulaire de génération de leads transmet companyDomain. Vous cherchez la fiche Entreprise ayant ce domaine.
Déroulé : le webhook se déclenche avec { "companyDomain": "acme.com" }. L'action retrouve l'entreprise dont le domaine est acme.com. Si trouvée, vous l'inscrivez dans une automatisation d'accueil. Sinon, vous créez une nouvelle fiche Entreprise avec ce domaine.
Foire aux questions
L'action fonctionne-t-elle sans webhook entrant ?
L'action fonctionne-t-elle sans webhook entrant ?
Non. Elle reste désactivée tant que l'automatisation ne contient pas de déclencheur Webhook entrant, car elle lit les valeurs directement dans la charge utile de ce déclencheur.
Que se passe-t-il si plusieurs enregistrements correspondent ?
Que se passe-t-il si plusieurs enregistrements correspondent ?
Le paramètre « Filtrer sur » départage automatiquement en retenant l'enregistrement créé le plus tôt ou le plus tard, selon votre choix. Pour éviter ces situations, ajoutez des filtres plus précis.
Pourquoi mon action est-elle ignorée ?
Pourquoi mon action est-elle ignorée ?
Parce que l'automatisation démarre déjà avec le même objet que son déclencheur. L'enregistrement est donc déjà l'enregistrement courant, la recherche est inutile.
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