Le déclencheur « Facture » dans les automatisations

Configurez le déclencheur Facture pour automatiser relances, confirmations et notifications selon le statut de vos factures.

Écrit par Baptiste Lorreyte

Dernière mise à jour Il y a environ 1 heure

Le déclencheur « Facture » lance une automatisation dès qu'une facture change de statut. Qu'une facture soit envoyée, consultée ou payée, ce déclencheur vous permet d'automatiser vos relances, vos confirmations, vos notifications et la mise à jour de vos fiches. Vous gagnez du temps et vous fiabilisez tout votre suivi de facturation.

À quoi sert le déclencheur « Facture »

Utilisez ce déclencheur pour commencer le suivi associé à l’événement de facture. Vérifiez les actions et leurs conditions ; le déclencheur ne garantit pas à lui seul l’envoi d’un rappel ou l’arrêt d’un autre parcours.

Filtrer vos factures par plage de montant

Vous pouvez limiter le déclenchement aux factures dont le montant se situe dans une fourchette précise. Plutôt que d'empiler plusieurs filtres de montant, utilisez l'opérateur « Entre » sur le champ Montant de la facture.

Ce qu'il faut retenir :

Saisissez la valeur de départ dans le premier champ.
Saisissez la valeur de fin dans le second champ.
La plage est inclusive : les deux valeurs sont prises en compte.
Le système empêche les plages invalides, où le minimum dépasse le maximum.

💡 ASTUCE : Exemple concret, déclencher une automatisation lorsque le montant de la facture est compris entre 10 et 30.

Les avantages du déclencheur « Facture »

Suivi des règlements : préparez des rappels sur les factures concernées, puis contrôlez leur statut avant l’envoi. Une relance ne garantit pas un encaissement.
Enrichit l'expérience client : un email de remerciement ou une confirmation envoyés au bon moment renforcent votre image et la confiance de vos clients.
Réduit le travail manuel : les relances et les mises à jour de fiches s'exécutent seules, avec constance.
Facilite le suivi : les notifications en temps réel tiennent votre équipe informée et prête à agir.

Configurer le déclencheur « Facture »

Ouvrir vos automatisations

Rendez-vous dans la section Automatisation de votre compte, puis créez une nouvelle automatisation ou ouvrez celle dans laquelle vous souhaitez ajouter le déclencheur.

Choisir le déclencheur

Cliquez sur « + Ajouter un nouveau déclencheur », puis sélectionnez « Facture » dans la liste des déclencheurs disponibles.

Nommer le déclencheur

Donnez un nom clair à votre déclencheur pour le repérer facilement, par exemple « Facture atelier envoyée ».

Définir les filtres

Les filtres précisent les conditions exactes qui activent le déclencheur.

Statut de la facture

Le filtre de statut détermine le changement d'état qui lance votre automatisation, pour que seules les factures pertinentes déclenchent des actions. Voici chaque option :

Payée : l'automatisation se lance quand une facture est réglée intégralement. Utile pour envoyer un email de remerciement, mettre à jour vos fiches ou prévenir votre équipe comptable.
Partiellement payée : l'automatisation se lance à réception d'un paiement partiel. Pratique si vous acceptez les paiements en plusieurs fois et souhaitez suivre les règlements intermédiaires.
Envoyée : l'automatisation se lance quand une facture est envoyée à un client. Idéal pour programmer des relances ou consigner l'envoi.
Consultée : l'automatisation se lance quand le client ouvre la facture. Utile pour mesurer l'engagement et planifier vos relances au bon moment.
Annulée : l'automatisation se lance quand une facture est annulée. Parfait pour garder des enregistrements exacts et cesser toute relance sur une facture annulée.

Filtres additionnels

En complément du statut, vous pouvez affiner le déclenchement avec deux filtres.

Tag (anciennement « Possède le tag ») : restreignez le déclencheur aux contacts porteurs d'un tag précis.
Champs personnalisés : déclenchez vos automatisations selon des données propres à votre activité, par exemple pour distinguer des conditions de paiement ou des types de clients.

Configurer les actions

Ajoutez les actions à exécuter lorsque le déclencheur s'active. Les plus courantes sont :

Envoyer une notification par email ou SMS.
Mettre à jour des champs de votre CRM.
Assigner une tâche de suivi.

Une fois toutes les étapes réglées, cliquez sur « Enregistrer », puis activez l'automatisation pour lancer vos processus de facturation.

Questions fréquentes

Puis-je définir des actions différentes selon le statut de la facture ?

Oui. Créez une automatisation distincte pour chaque statut (Envoyée, Payée, Partiellement payée, etc.) afin d'adapter précisément les actions à chaque situation.

Comment éviter d'envoyer des relances en double après un paiement ?

Un parcours sur le statut Payée peut traiter la fin des relances, à condition de reconnaître la même facture. Ne retirez pas aveuglément le contact de toutes les relances s’il a plusieurs factures ouvertes. Contrôlez l’identifiant et le statut de la facture avant chaque rappel ; si votre configuration ne permet pas ce contrôle, faites valider le parcours avant de l’activer.

Puis-je cumuler plusieurs filtres sur un même déclencheur ?

Oui. Vous pouvez combiner plusieurs filtres (statut, tags, champs personnalisés) pour affiner encore les conditions de déclenchement.

Puis-je notifier des équipes différentes selon le montant de la facture ?

Oui. Grâce aux filtres et aux conditions, vous pouvez router les notifications vers l'équipe concernée en fonction du montant ou du type de client.

Comment garantir qu'aucune relance inutile ne parte après le paiement ?

Stop on Response réagit à une réponse du contact à un message du workflow ; ce n’est pas un détecteur de paiement. Utilisez l’événement Payée et un contrôle de la facture concernée pour arrêter ses relances.

Essai avec deux factures

Pour un essai autorisé, préparez deux factures de démonstration pour le même contact, dans un environnement de paiement de test compatible, et notez leurs identifiants. N’utilisez pas de factures clients réelles pour ce contrôle.
Placez leurs relances en attente avec un destinataire que vous contrôlez.
Réglez la première en mode de paiement test et vérifiez que seule sa relance est arrêtée.
Contrôlez que la seconde reste traitée selon son propre statut.
Vérifiez aussi un paiement partiel et une réponse par email : ces événements ne signifient pas la même chose qu’un règlement intégral.

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