Le déclencheur Tâche terminée dans vos automatisations

Gérer ses tâches efficacement, c'est la base d'une activité qui tourne sans accroc. Le déclencheur Tâche terminée vous permet d'automatiser les suites à donner dès qu'une tâche est marquée comme terminée dans votre CRM. Cet article vous explique son fonctionnement, ses avantages et sa configuration, étape par étape.

Qu'est-ce que le déclencheur Tâche terminée ?

Le déclencheur Tâche terminée exécute automatiquement les actions d'une automatisation dès qu'une tâche est marquée comme terminée dans votre CRM. Vous automatisez ainsi vos relances, vos notifications et l'avancement de vos process, en fonction des conditions d’entrée et des actions configurées.

Pourquoi l'utiliser ?

• Relances automatiques : la prochaine étape se déclenche toute seule une fois la tâche terminée.
• Meilleure collaboration : prévenez les membres de l'équipe ou les personnes concernées qu'une tâche est bouclée.
• Process plus fluides : faites avancer vos automatisations sans action manuelle.
• Automatisation ciblée : filtrez les tâches selon leur utilisateur assigné, puis réagissez à leur passage au statut terminé.
• Données à jour : votre CRM reste fiable, avec un suivi précis des tâches terminées.

Configurer le déclencheur Tâche terminée

Accéder au constructeur d'automatisations

Rendez-vous dans la section Automatisation de votre tableau de bord. Pour créer une nouvelle automatisation, cliquez sur + Créer une automatisation, puis sélectionnez + Partir de zéro. Vous pouvez aussi ajouter ce déclencheur à une automatisation existante.

Ajouter le déclencheur Tâche terminée

Cliquez sur + Ajouter un déclencheur, puis recherchez Tâche terminée dans la liste des déclencheurs disponibles. Sélectionnez-le : l'automatisation se lancera désormais automatiquement dès qu'une tâche sera marquée comme terminée.

Appliquer le filtre Utilisateur assigné

Le filtre Utilisateur assigné porte sur le responsable de la tâche. Il ne doit pas être présenté comme un filtre sur l’utilisateur qui a cliqué pour la terminer.

Une fois le déclencheur sélectionné, choisissez le filtre Utilisateur assigné puis l'opérateur adapté :

Lorsque l’opérateur demande un utilisateur, sélectionnez le responsable de tâche à prendre en compte. Sans ce filtre, l’assignation ne restreint pas les tâches terminées éligibles.

Définir les actions de l'automatisation

Une fois le déclencheur en place, ajoutez les actions qui automatisent la suite. Par exemple :

• Envoyer une notification : prévenez l'équipe qu'une tâche est terminée.
• Mettre à jour une fiche CRM : modifiez les détails d'un contact ou d'une opportunité après la tâche.
• Faire avancer une opportunité : si la tâche est liée à une vente, déplacez l'opportunité à l'étape suivante.
• Déclencher une autre automatisation : enchaînez sur une autre automatisation à partir de la tâche terminée.

Avant de modifier une opportunité après la tâche, identifiez explicitement l’affaire concernée. Une tâche terminée sur un contact ne garantit pas à elle seule un contexte d’opportunité : utilisez une recherche ciblée et contrôlez l’identifiant traité. Une nouvelle inscription dépend aussi des réglages de réinscription du workflow.

Questions fréquentes