Utiliser le déclencheur « Étape de pipeline modifiée » dans vos automatisations

Suivre et faire avancer vos opportunités sans rien laisser au hasard, c'est la clé d'un processus de vente fluide. Le déclencheur « Étape de pipeline modifiée » lance automatiquement des actions dès qu'une opportunité passe d'une étape à l'autre dans votre pipeline. Relances au bon moment, notifications internes, mises à jour de fiches : tout se déclenche sans intervention manuelle.

Ce guide vous explique à quoi sert ce déclencheur, ses avantages, et comment le configurer pas à pas.

À quoi sert le déclencheur « Étape de pipeline modifiée » ?

Ce déclencheur s'active lorsqu'une opportunité change d'étape à l'intérieur d'un pipeline de vente. Il permet d'automatiser des actions en fonction de ces transitions, selon les filtres et les actions que vous configurez.

Il se déclenche que l'opportunité avance vers une étape suivante, revienne à une étape précédente, ou soit repositionnée sur une nouvelle étape du pipeline.

Les avantages

• Des relances automatiques : chaque changement d'étape peut déclencher une notification, ce qui maintient vos commerciaux en prise avec leurs prospects.
• Moins de travail manuel : plus besoin de surveiller les déplacements dans le pipeline à la main, vous libérez du temps pour la vente.
• Une meilleure visibilité : vous suivez la progression de vos opportunités en temps réel, ce qui affine vos prévisions et vos décisions.
• Un ciblage précis : grâce aux filtres, vous déclenchez vos automatisations selon le pipeline, l'étape, l'utilisateur assigné ou la valeur de l'opportunité.
• Une réactivité accrue : préparez les échanges au moment souhaité ; contrôlez les délais et le résultat d’exécution.

Configurer le déclencheur

Accéder au constructeur d'automatisation

Rendez-vous dans Automatisation > Automatisations depuis votre compte. Cliquez sur Créer une nouvelle automatisation, ou ouvrez une automatisation existante.

Choisir le déclencheur

Cliquez sur Ajouter un nouveau déclencheur, puis recherchez Étape de pipeline modifiée dans la liste. Sélectionnez ce déclencheur.

Nommer le déclencheur

Donnez à votre déclencheur un nom clair et parlant, qui reflète son rôle. Cela vous aide à repérer sa fonction en un coup d'œil quand vous gérez plusieurs automatisations.

Paramétrer les filtres

Les filtres vous permettent de contrôler quand et comment votre automatisation se déclenche, en définissant des conditions précises à remplir. Plutôt que de se lancer à chaque changement d'opportunité, l'automatisation ne cible que celles qui comptent vraiment pour votre activité.

Vous voulez automatiser une action uniquement pour les opportunités d'un pipeline donné, celles assignées à un membre précis de l'équipe, ou seulement lorsqu'une affaire est perdue pour une raison particulière ? Les filtres vous donnent cette flexibilité, pour des automatisations plus pertinentes et alignées sur votre processus de vente.

Filtre « Assigné à »

Ce filtre déclenche l'automatisation en fonction de l'utilisateur assigné à l'opportunité. Pratique pour orienter les relances, attribuer des tâches ou notifier un membre précis de l'équipe lorsqu'une opportunité progresse.

Filtre « Tag » (anciennement « Possède le tag »)

Utilisez les filtres de tag pour ne déclencher l'automatisation que pour les opportunités qui remplissent des conditions de tag précises. Vérifiez la portée des étiquettes proposées par ce filtre dans votre compte, notamment leur distinction avec celles de la fiche contact. Vous indiquez le ou les tags qui doivent être présents pour que l'automatisation s'active.

Filtre « Dans le pipeline »

Ce filtre limite le déclenchement à un pipeline précis. Idéal si vous gérez plusieurs pipelines pour différents processus de vente, types de clients ou offres de services. En ciblant un pipeline, vous évitez de lancer des automatisations sur des opportunités qui n'ont rien à voir.

Filtre « Valeur de l'opportunité »

Ce filtre déclenche l'automatisation selon la valeur monétaire attribuée à l'opportunité. Vous adaptez ainsi vos actions à l'enjeu financier : les affaires à forte valeur reçoivent le suivi qu'elles méritent, les plus modestes sont traitées différemment.

Filtre « Raison de perte »

La raison de perte est une condition supplémentaire du changement d’étape. Le statut Lost et une étape nommée « Perdu » ne sont pas équivalents. Pour réagir au passage en Lost sans déplacement d’étape, utilisez Opportunity Status Changed.

Filtre « Étape du pipeline »

Ce filtre déclenche l'automatisation lorsqu'une opportunité arrive à une étape précise du pipeline. Vous automatisez ainsi des actions selon les transitions d'étape, pour des relances, des attributions de tâches ou des notifications au bon moment.

Filtre « Statut »

Le statut actuel est un filtre de l’événement de changement d’étape. Il ne transforme pas ce déclencheur en surveillance autonome des changements de statut.

• Ouvert : l'opportunité est encore active et en cours.
• Gagné : l'affaire a été conclue avec succès.
• Perdu : l'opportunité n'a pas abouti à une vente.
• Abandonné : l'opportunité n'est plus suivie.

Définir les actions de l'automatisation

Une fois le déclencheur en place, définissez les actions à exécuter lorsqu'une opportunité change d'étape. Par exemple :

• Envoyer une notification : prévenez le commercial assigné du changement d'étape.
• Mettre à jour l'opportunité : modifiez les champs effectivement proposés par l’action choisie, par exemple le statut.
• Créer une tâche de suivi : attribuez une tâche à l'équipe pour recontacter le prospect.
• Déclencher une autre automatisation : enchaînez des automatisations selon la progression de l'opportunité.
• Envoyer un email au contact : automatisez la communication client selon les mouvements du pipeline.

Enregistrer et publier l'automatisation

1. Après avoir configuré vos filtres et vos actions, cliquez sur Enregistrer le déclencheur pour appliquer les changements.
2. Utilisez d’abord un workflow et des données d’essai. Vérifiez les étapes et les destinataires, puis publiez le parcours prévu seulement après contrôle.
3. Testez sur une opportunité réservée aux essais : déplacez la carte puis contrôlez l’inscription et le résultat des actions. Un test peut produire de vrais effets.

Questions fréquentes

L'automatisation se déclenche-t-elle si je déplace une opportunité à la main ?

Oui. Si une opportunité est déplacée manuellement vers une autre étape, l'automatisation se déclenche quand même, à condition que les filtres configurés soient respectés.

Puis-je utiliser plusieurs filtres dans la même automatisation ?

Oui. Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour créer des règles très spécifiques, par exemple déclencher des actions seulement lorsqu'une opportunité d'un pipeline et d'une étape précis est assignée à un utilisateur donné.

Comment ce déclencheur interagit-il avec les autres déclencheurs d'opportunité ?

Le déclencheur « Étape de pipeline modifiée » est indépendant des autres déclencheurs comme « Statut d'opportunité modifié » ou « Opportunité créée ». Vous pouvez configurer des automatisations combinant plusieurs déclencheurs pour couvrir différents besoins.

Que se passe-t-il si une opportunité revient à une étape précédente ?

Un retour en arrière produit un nouvel événement de changement d’étape. Son inscription dépend aussi des filtres, de la réentrée autorisée et d’une éventuelle exécution déjà active.

Puis-je suivre l'historique des changements d'étape avec ce déclencheur ?

Non. Ce déclencheur ne réagit qu'aux transitions d'étape en temps réel. En revanche, vous pouvez consulter les changements passés dans le journal d'activité de l'opportunité.

Recette de contrôle : transition et réentrée

1. Filtrez le pipeline de test et l’étape cible « Proposition envoyée ».
2. Déplacez un deal de « Qualification » vers cette étape : contrôlez son inscription.
3. Changez uniquement son statut : ce n’est pas un nouveau changement d’étape.
4. Sortez de l’étape puis revenez-y après la fin de l’exécution ; comparez avec la réentrée désactivée puis activée.
5. Répétez avec un second deal du même contact et contrôlez Allow multiple Opportunities.

Une opportunité déjà à l’étape cible n’entre pas rétroactivement par le seul enregistrement du workflow. Pour un rattrapage, préparez une sélection et un parcours dédiés après contrôle des dossiers.