Parser vos emails entrants avec l'action Extraction de données par IA

Vos emails entrants regorgent d'informations précieuses : coordonnées d'un prospect, demande de service, budget, détails d'une commande. Le problème, c'est que ces données arrivent souvent en texte libre, et vos équipes perdent un temps fou à les recopier manuellement dans le CRM. L'action Extraction de données par IA règle ce problème : elle lit le contenu d'un email et le transforme en valeurs structurées que vos automatisations peuvent réutiliser immédiatement.

Cet article vous montre comment parser un email dans une automatisation CrocoClick, stocker les valeurs extraites grâce à une action suivante, puis exploiter ces données pour déclencher la suite de votre processus.

Qu'est-ce que le parsing d'emails avec l'Extraction de données par IA ?

Le parsing d'emails permet à CrocoClick de lire le contenu d'un email entrant et d'en extraire des informations précises : nom d'un prospect, adresse email, numéro de téléphone, budget, demande de service, ou toute autre donnée. Le texte brut de l'email devient ainsi une série de valeurs prêtes à l'emploi dans vos automatisations, sans copier-coller.

Une fois les valeurs extraites, vous les réutilisez dans les actions suivantes de votre automatisation pour créer ou mettre à jour des fiches, déclencher des relances, ou notifier votre équipe.

Cette action est particulièrement utile quand vos emails proviennent de sources de prospects, de places de marché, de recommandations ou de systèmes externes qui n'envoient pas les informations dans un format propre.

Les avantages du parsing d'emails par IA

• Un traitement des prospects plus rapide : les informations clés des emails entrants sont capturées automatiquement, votre équipe relance plus vite.
• Moins de saisie manuelle : fini le copier-coller, les valeurs structurées sont extraites directement du contenu de l'email.
• Des données plus cohérentes : les valeurs extraites alimentent proprement vos champs de contact ou d'opportunité.
• Une automatisation plus poussée : réutilisez les valeurs extraites dans les actions suivantes (création de contact, création d'opportunité, notifications, emails, appels ou SMS).
• Des processus d'entrée plus souples : gérez les cas où l'information arrive par email plutôt que par formulaire ou saisie directe.

Comment parser vos emails avec l'action Extraction de données par IA

Une automatisation de parsing complète ne se limite pas à extraire des valeurs d'un email. Pour que ces données soient réellement utiles, l'automatisation doit aussi les stocker ou les exploiter dans une action suivante, par exemple Créer un contact, Mettre à jour un champ de contact ou Créer une opportunité.

Avant de commencer :

• Identifiez la boîte de réception ou le flux d'emails qui doit déclencher l'automatisation.
• Décidez quelles valeurs vous souhaitez extraire de l'email.
• Décidez où ces valeurs extraites doivent être stockées ou utilisées ensuite.
• Gardez à l'esprit que cette action est premium et facturée à chaque exécution.

Étape 1 : Créez une nouvelle automatisation

1. Rendez-vous dans Automatisation puis Automatisations.
2. Cliquez sur + Créer une automatisation.
3. Choisissez Partir de zéro.
4. Sélectionnez le constructeur Standard ou le constructeur Avancé selon votre préférence.

Étape 2 : Ajoutez le déclencheur email

1. Cliquez sur + Ajouter un nouveau déclencheur.
2. Sélectionnez Email entrant.
3. Configurez le déclencheur selon la boîte de réception ou le motif d'email à surveiller.
4. Utilisez des filtres comme :
   • Email envoyé à la boîte de réception
   • Email envoyé depuis
   • Objet
   • Corps du texte brut
   • Contient des pièces jointes
5. Dans les Paramètres avancés, choisissez si l'automatisation ne doit se déclencher que pour une nouvelle conversation email.

Étape 3 : Ajoutez l'action Extraction de données par IA

1. Cliquez sur l'icône + sous le déclencheur.
2. Recherchez et sélectionnez Extraction de données par IA.
3. Renommez l'action si besoin, pour que l'automatisation reste facile à comprendre.

Étape 4 : Choisissez le contenu de l'email à analyser

1. Dans le champ Extraire depuis, ouvrez le sélecteur de valeurs personnalisées.
2. Rendez-vous dans les données du déclencheur choisi. Avec Email entrant, ouvrez cette rubrique ; avec Client a répondu, sélectionnez le message correspondant à la réponse email.
3. Sélectionnez le contenu de l'email à parser. Les options courantes sont :
   • Corps du texte brut
   • Corps complet avec fil de réponses
   • Objet
   • ID du message
   • Email de l'expéditeur
   • Nom de l'expéditeur
   • CC
   • Date

Étape 5 : Ajoutez un contexte additionnel pour affiner l'extraction

1. Utilisez le champ Contexte additionnel pour expliquer à l'IA quel type d'email elle doit traiter.
2. Ajoutez les détails qui aident l'IA à identifier les bonnes valeurs.

Exemple de contexte additionnel : « Email de prospect entrant provenant de plateformes comme SeLoger ou Leboncoin. Extraire le nom du prospect, son email, son numéro de téléphone, son budget et son bien recherché. Les numéros de téléphone peuvent apparaître en texte brut. »

Ce champ est particulièrement utile quand le format de l'email varie, ou quand certaines valeurs sont libellées différemment d'un expéditeur à l'autre.

Vous pouvez aussi insérer des valeurs personnalisées.

Étape 6 : Définissez les données à extraire

1. Utilisez un modèle prédéfini pour démarrer plus vite, par exemple :
   • Informations de contact
   • Informations d'opportunité
   • Informations de commande
   • Informations de rendez-vous
2. Après avoir appliqué un modèle, ajustez les champs pour coller à votre cas d'usage.
3. Ajoutez, supprimez ou renommez les champs selon vos besoins.
4. Exemple de champs pour un email de notification de prospect :
   • Nom du prospect
   • Email du contact
   • Téléphone du contact
   • Budget
5. Choisissez des noms de champs qui correspondent aux données que vous stockerez ensuite. Le mappage en aval sera plus simple et plus précis.
6. Cliquez sur Enregistrer l'action.

Étape 7 : Ajoutez une action pour stocker ou exploiter les valeurs extraites

1. Les actions suivantes les plus courantes sont :
   • Créer un contact
   • Mettre à jour un champ de contact
   • Créer une opportunité
   • Mettre à jour une opportunité, après l’avoir identifiée
   • Notification interne
   • Envoyer un email / SMS
2. Dans Créer un contact ou Mettre à jour un champ de contact, mappez chaque champ de destination avec la valeur correspondante issue de l'Extraction de données par IA, depuis le sélecteur de valeurs personnalisées.
3. Pour créer ou mettre à jour une opportunité, mappez les valeurs pertinentes (budget, type de service, détails de la mission) vers les bons champs d'opportunité.

Étape 8 : Ajoutez vos actions de suivi

Une fois les valeurs stockées, poursuivez l'automatisation avec des actions supplémentaires :

• Envoyer une notification interne à un collègue.
• Envoyer un email ou un SMS de relance.
• Assigner le prospect pour un suivi.
• Créer ou mettre à jour une opportunité.
• Déclencher une autre automatisation à partir du contact ou de l'opportunité mis à jour.

Cas d'usage : notifications de prospects immobiliers

Les équipes immobilières reçoivent souvent des notifications de prospects par email, depuis des plateformes d'annonces ou des sources de recommandation. Ces emails contiennent généralement des informations précieuses (nom, téléphone, email, budget, bien recherché), mais l'information apparaît en texte non structuré. Parser ces emails avec l'Extraction de données par IA aide les agents à capturer les détails plus vite et à démarrer le suivi sans attendre une saisie manuelle.

Exemple concret :

1. Une équipe immobilière reçoit des emails de notification de prospects depuis des plateformes externes.
2. L'automatisation se déclenche quand l'email arrive sur la boîte de réception dédiée.
3. L'Extraction de données par IA parse les détails du prospect depuis le corps de l'email.
4. Une action suivante crée le contact ou l'opportunité.
5. L'automatisation envoie ensuite une notification interne pour qu'un membre de l'équipe assure un suivi rapide.

Foire aux questions

Contrôler l’identité et les valeurs avant de les enregistrer

Ce parcours utilise Extraction de données par IA ; il ne nécessite pas de remplacer l’action par une action distincte portant un nom de parseur d’emails. Sélectionnez le corps du message voulu, plutôt que le fil complet si les anciennes réponses contiennent des coordonnées ou des montants contradictoires.

Avant de créer ou mettre à jour une fiche, vérifiez les champs obligatoires, les formats et l’identité du destinataire. L’expéditeur d’une notification peut être une plateforme, et non le prospect décrit dans le corps : n’écrasez pas sa fiche avec les coordonnées extraites. Un nom complet n’est pas automatiquement un prénom. Prévoyez une recherche du contact et un traitement des doublons adaptés à votre source.

Ajoutez des conditions pour les valeurs vides ou ambiguës et une tâche de revue si nécessaire. Le type Email ou Téléphone aide l’extraction ; il ne prouve ni l’identité ni le consentement du contact à être sollicité. Configurez les suivis uniquement après ces contrôles.