Cet article explique comment configurer un calendrier événementiel dans CrocoClick pour gérer des événements de groupe (petits-déjeuners, afterworks, ateliers, etc.) avec :

• une jauge maximale de participants par événement,

• des dates et horaires fixes,

• des lieux variables selon l’événement,

• une logique adhérent / invité (invité 1 fois, invité 2 fois),

• et des automatisations via workflows (tags, confirmations, rappels, relances).

Quand utiliser un calendrier événementiel

Un calendrier événementiel est conçu pour des événements collectifs.
Contrairement à un calendrier 1:1, un seul créneau peut accueillir plusieurs participants, avec une capacité maximale définie à l’avance.

Il est adapté dès lors que :

• l’événement a une date et une heure fixes,

• plusieurs personnes doivent pouvoir s’inscrire sur le même créneau,

• la disponibilité ne dépend pas d’un agenda individuel mais d’un événement planifié.

Exemples d’usage :

• Petit-déjeuner business mensuel

• Afterwork réseau

• Atelier ou formation en présentiel

• Webinaire ou session collective

Pour des appels individuels (vente, coaching, support), un calendrier classique reste plus approprié.

Structure recommandée

La structure du calendrier doit refléter la logique métier, pas seulement l’agenda. L’objectif est de :

• séparer les types d’événements,

• simplifier les automatisations,

• éviter les règles complexes dans les workflows.

Option recommandée (simple et évolutive)

• 1 Calendar Group (ex: Événements Réseau)

• Plusieurs calendriers “Classe” (1 par type d’évenements) :

  • ex: Petits-déjeuners Réseau

  • ex: Afterworks Réseau

Cette structure facilite :

• la segmentation,

• les workflows,

• la gestion du payant / gratuit,

• la personnalisation des emails.

En effet, le “Calendar Group” permet d’obtenir un page avec TOUS les types d’événements. Et chaque calendrier gère les réservations des types d’événements spécifiques.

Vous pouvez bien sûr décider de créer une page web plutôt que d’utiliser les “calendar group” si vous voulez une personnalisations totale.

Prérequis

Avant de créer un calendrier événementiel, il est important de définir les règles de participation, afin d’éviter des corrections manuelles par la suite.

Ces règles doivent être traduites en tags et en workflows, pas gérées à la main.

Éléments à préparer

Tags recommandés

• Adhérent

• Invité 1 fois

• Invité 2 fois

Informations à clarifier

• types d’événements proposés,

• durée moyenne d’un événement,

• capacité maximale par événement,

• conditions d’accès (gratuit, payant, nombre de participations autorisées).

Créer un calendrier événementiel (Classe)

Logique globale

Un calendrier “Classe” fonctionne avec :

• une durée fixe par créneau,

• une jauge maximale,

• et des créneaux représentant des événements complets.

Étapes de création

1. Aller dans Settings → Calendars

2. Cliquer sur New Calendar

3. Sélectionner Class Booking Calendar

4. Nommer le calendrier selon le type d’événement

5. Ajouter une description interne pour l’équipe

Paramètres essentiels

• Maximum attendees per slot : nombre maximal de participants

• Slot duration : durée réelle de l’événement

• délais de réservation minimum et maximum

• règles d’annulation ou de reprogrammation

Planifier les événements (créneaux)

Logique globale

Dans un calendrier événementiel :

• un créneau = un événement,

• la durée du créneau correspond à la durée réelle de l’événement,

• les disponibilités ne sont pas continues mais définies par date.

Exemples de créneaux

• Petit-déjeuner :

  • 12/02, 08:00–10:00

• Afterwork :

  • 28/02, 18:30–21:00

Créneaux ponctuels ou récurrents

Vous pouvez :

• créer des événements ponctuels (date par date),

• ou définir des récurrences (ex : tous les premiers mardis du mois).

Autoriser plusieurs participants sur un même créneau (jauge)

Logique globale

La jauge permet de limiter automatiquement le nombre d’inscriptions :

• tant que la capacité n’est pas atteinte, le créneau est réservable,

• une fois complet, il devient indisponible.

Aucune gestion manuelle n’est nécessaire.

Exemple

• Jauge définie : 40 participants

• 40 inscriptions atteintes → le créneau ne peut plus être réservé

Gérer les lieux (différents selon les événements)

Logique globale

Un calendrier événementiel peut gérer plusieurs lieux, sans créer un calendrier par adresse.
Le lieu est généralement spécifique à chaque événement, pas au calendrier lui-même.

Approche recommandée dans le cas d’un calendrier “multi-lieux”

• Définir un lieu générique dans le calendrier (ex : “Adresse communiquée après inscription”)

• Renseigner le lieu réel par événement, via :

  • la description de l’événement,

  • ou un champ personnalisé Lieu de l’événement.

Exemples

• Petit-déjeuner du 12/02 – Café X, 12 rue Exemple, Paris

• Afterwork du 28/02 – Hôtel Y, Salle Renoir

Mettre en place des événements payant avec un système “d’essai” (grâce à la distinction Adhérents VS Invités)

Adhérents et invités n’ont généralement pas les mêmes droits :

• accès illimité vs accès limité,

• gratuit vs payant,

• messages et relances différentes.

Il est donc préférable de séparer les parcours.

Méthode conseillée

• un calendrier ou lien réservé aux adhérents,

• un calendrier ou lien dédié aux invités.

Exemple : Petits-déjeuners

• Petits-déjeuners – Adhérents (gratuit, lien privé - ou payant, avec un coupon 100% de réduction pour les adhérents)

• Petits-déjeuners – Invités (gratuit, limité à 2 via tags - voir plus bas)

Comment limiter les essais gratuits d’événements ?

Le nombre de participations d’un invité doit être suivi automatiquement, sans intervention manuelle.
Cela se fait via des tags incrémentaux et un workflow déclenché à chaque réservation.

Logique de workflow

1. Première participation → Invité 1 fois

2. Deuxième participation → Invité 2 fois

3. Au-delà :

   • soit informer et proposer l’adhésion,

   • soit bloquer automatiquement la réservation.

Workflow 1: “Nouvelle inscription événement invité” (tags 1x / 2x)

Trigger

• Appointment → Booked

• Calendar = Invités (ex : petit-déj invité)

Logique

1. Si le contact n’a ni Invité 1 fois ni Invité 2 fois

   • Ajouter tag Invité 1 fois

2. Sinon si le contact a Invité 1 fois

   • Retirer Invité 1 fois

   • Ajouter Invité 2 fois

3. Sinon si le contact a Invité 2 fois

   • Option soft

     • Laisser la réservation

     • Envoyer email “Vous avez utilisé vos 2 invitations, devenez adhérent…”

   • Option hard

     • Envoyer email “Réservation en attente / refusée”

     • Update Appointment Status = Canceled

Recommandation: soft au début (conversion plus douce), hard si vous êtes submergés.

Notifications et emails

Les notifications ont trois objectifs :

• confirmer l’inscription,

• réduire le no-show,

• créer une continuité après l’événement.

Workflow 2: confirmations + rappels (anti no-show)

Pour chaque calendrier (adhérents / invités / payants):

• Email de confirmation immédiat

• Rappel 24h avant (email)

• Rappel 2-3h avant (email et/ou SMS)

Workflow 3: post-événement (conversion invités)

Déclenchement: après l’heure de fin de l’événement (ou via une fenêtre temporelle)

• Email “Merci” + lien feedback

• Pour les invités:

  • si tag Invité 2 fois: proposition d’adhésion (CTA clair)

  • sinon: proposer la prochaine date

FAQ

“Plusieurs personnes en même temps ?”

Oui. Un créneau de classe accepte plusieurs inscrits jusqu’à la jauge définie (ex: 40). Quand c’est plein, ce n’est plus réservable.

“Je dois configurer le planning sur la durée de l’événement ?”

Oui. Un créneau = l’événement complet. Durée = durée réelle (ex: 08:00–10:00).

“Lieu différent à chaque fois ?”

Oui. Vous mettez le lieu dans la description / notifications, idéalement via un champ personnalisé Lieu de l’événement réutilisé dans vos emails.

“Tag invité 1 fois / 2 fois ?”

Oui. C’est géré via un workflow déclenché à chaque réservation, qui incrémente automatiquement les tags, et peut bloquer ou rediriger au-delà de 2.

Checklist de lancement

• Créer le Calendar Group Événements Réseau

• Créer 2 calendriers Classe: Petit-déj / Afterwork

• Régler nombre de place max + durée + fenêtre de réservation

• Ajouter les créneaux (dates/horaires)

• Créer tags: Adhérent, Invité 1 fois, Invité 2 fois

• Brancher workflows:

  • confirmation + rappels

  • incrémentation tags invités

  • post-événement + conversion

• Tester avec 2-3 emails de test (adhérent / invité 1 fois / invité 2 fois)

• Publier la page calendrier + liens dédiés

Résumé

Le calendrier événementiel “Classe” de CrocoClick permet de :

• gérer des événements collectifs avec jauge,

• planifier des dates fixes ou récurrentes,

• gérer des lieux variables,

• distinguer adhérents et invités,

• limiter automatiquement les invitations gratuites,

• intégrer paiement, rappels et relances,

• centraliser toute la logique dans des workflows.