Housecall Pro : utiliser les déclencheurs et l'action dans vos automatisations

Housecall Pro est une plateforme de gestion d'interventions terrain utilisée par les entreprises de services à domicile (plomberie, chauffage, électricité, nettoyage, entretien d'espaces verts, dératisation, etc.) pour piloter leurs interventions, leurs clients, leur planning, leur facturation, leurs devis et leurs paiements.

L'intégration Housecall Pro fait remonter les briques les plus utiles, les interventions et les clients, directement dans le constructeur d'automatisations. Résultat : une réservation ou une fin d'intervention peut déclencher automatiquement vos communications, et un nouveau client peut être créé dans Housecall Pro depuis n'importe quelle automatisation.

Concrètement : une nouvelle intervention planifiée peut envoyer aussitôt un SMS de confirmation, une intervention terminée peut lancer un message de remerciement et une demande d'avis, une reprogrammation peut prévenir à la fois le client et l'équipe dépêchée sur place, et un nouveau prospect issu d'un formulaire peut arriver dans Housecall Pro comme client prêt à être chiffré et planifié.

Ce que contient l'intégration

L'intégration se compose de deux volets :

• Des déclencheurs (Housecall Pro vers vos automatisations) : ils réagissent quand une intervention est planifiée ou terminée, et renvoient les données de l'intervention accompagnées d'un objet client imbriqué.

• Une action (vos automatisations vers Housecall Pro) : elle crée une nouvelle fiche client à partir des informations de votre automatisation et renvoie l'identifiant du client créé.

Connecter Housecall Pro

Avant qu'un déclencheur ou une action Housecall Pro puisse fonctionner, l'intégration doit être connectée à l'aide de votre clé API Housecall Pro.

Méthode recommandée : depuis le constructeur d'automatisations

1. Ouvrez Automatisation, puis Automatisations, et choisissez (ou créez) une automatisation.

2. Ajoutez le déclencheur ou l'action Housecall Pro : recherchez Housecall Pro dans l'onglet Apps.

3. Sélectionnez le déclencheur (Intervention planifiée) ou l'action (Créer un nouveau client).

4. Dans le panneau, cliquez sur Connecter votre compte.

5. Dans la fenêtre de connexion par clé API, collez votre clé API Housecall Pro.

6. Cliquez sur Enregistrer. Le panneau affiche alors "Connecté".

Méthode alternative : depuis les paramètres

1. Allez dans Paramètres, puis Intégrations.

2. Repérez Housecall Pro et cliquez sur Connecter.

3. Collez la clé API et cliquez sur Enregistrer.

Liste des déclencheurs

Liste des actions

Exemple : configurer un déclencheur (Intervention planifiée)

Ce pas à pas met en place une automatisation qui se déclenche à chaque fois qu'une intervention est planifiée ou reprogrammée dans un compte Housecall Pro précis. La même configuration s'applique à Intervention terminée : seuls le choix du déclencheur et le nom du déclencheur changent.

Étape 1 : ajouter le déclencheur

1. Ouvrez l'automatisation et cliquez sur Ajouter un déclencheur.

2. Basculez sur l'onglet Apps et recherchez Housecall Pro.

3. Sélectionnez Intervention planifiée dans la liste des déclencheurs.

Étape 2 : configurer le déclencheur

• Compte connecté : choisissez le compte Housecall Pro que ce déclencheur doit surveiller. Le compte est sélectionné automatiquement lorsqu'un seul est connecté.

• Nom du déclencheur : donnez-lui un intitulé parlant, par exemple "Nouvelle réservation" ou "Réservation ou reprogrammation".

• Ajouter des filtres (optionnel) : ajoutez des conditions si l'automatisation ne doit se déclencher que dans certains cas. Les filtres courants portent sur les attributs du client, le type ou l'étiquette d'intervention, et l'employé assigné.

Étape 3 : tester le déclencheur

1. Cliquez sur Rechercher de nouveaux enregistrements dans le panneau de test.

2. Le système récupère les interventions planifiées les plus récentes correspondant à vos critères dans Housecall Pro.

3. Dans le menu déroulant de sélection de la référence de mappage, choisissez un des enregistrements renvoyés. Cela fige la structure des données (intervention et client imbriqué) pour les étapes suivantes.

4. Vérifiez que les champs capturés apparaissent dans l'aperçu : identifiant de l'intervention, numéro de facture, description, ainsi que l'identifiant, le prénom, le nom, l'email, le numéro de mobile et le numéro fixe du client.

5. Cliquez sur Enregistrer le déclencheur pour terminer.

Exemple : configurer l'action (Créer un nouveau client)

Ce pas à pas utilise l'action Créer un nouveau client pour recopier un nouveau contact dans Housecall Pro depuis une automatisation.

Étape 1 : ajouter l'action

1. Dans l'automatisation, cliquez sur Ajouter pour insérer une nouvelle étape.

2. Ouvrez l'onglet Apps et sélectionnez Housecall Pro.

3. Choisissez Créer un nouveau client dans la liste des actions.

Étape 2 : configurer l'action

• Compte connecté : choisissez le compte Housecall Pro dans lequel le client doit être créé.

• Nom de l'action : un intitulé parlant, par exemple "Créer un client depuis le formulaire web".

• Prénom (requis) : passez une variable de l'automatisation, par exemple {{contact.first_name}}.

• Nom (requis) : passez une variable, par exemple {{contact.last_name}}.

• Email (optionnel) : une variable ou une valeur en dur.

• Société (optionnel) : pour les relations B2B ou avec des professionnels, quand le client est rattaché à une entreprise.

• Numéro de mobile (optionnel) : doit contenir exactement 10 chiffres, chiffres uniquement (exemple : 5125551234). Les valeurs non conformes sont rejetées avant l'appel.

• Numéro fixe (optionnel) : même format à 10 chiffres que le mobile.

Étape 3 : tester l'action

1. Cliquez sur Tester l'action.

2. Attention : il s'agit d'un appel réel qui crée une vraie fiche client dans Housecall Pro. Utilisez un nom de test clairement identifié (par exemple "TEST à SUPPRIMER") si vous travaillez sur un compte de production, pour pouvoir faire le ménage ensuite.

3. Vérifiez la réponse dans le tiroir de test : l'identifiant du nouveau client apparaît dans les données renvoyées.

4. Enregistrez l'action et lancez un test complet de l'automatisation avant de la publier.

Tester vos déclencheurs et votre action

Testez toujours avant de publier. Le test fige la structure des données et fournit aux étapes suivantes un enregistrement réel sur lequel s'appuyer.

Tester un déclencheur (l'un ou l'autre)

1. Dans le panneau du déclencheur, cliquez sur Rechercher de nouveaux enregistrements.

2. Si aucun enregistrement n'apparaît, réalisez l'action manuellement dans Housecall Pro (planifiez une intervention pour Intervention planifiée, ou marquez une intervention comme terminée pour Intervention terminée) avec un client de test, puis relancez la recherche.

3. Sélectionnez l'enregistrement renvoyé comme référence de mappage. Vérifiez que les champs de l'intervention et du client apparaissent dans l'aperçu.

Tester l'action

1. Dans le panneau de l'action, cliquez sur Tester l'action.

2. L'action s'exécute sur le compte Housecall Pro connecté avec les informations configurées : une vraie fiche client est créée.

3. Ouvrez Housecall Pro et vérifiez que le client apparaît bien dans la liste des clients. L'identifiant du client renvoyé est consigné dans les données de réponse de l'action.

4. En cas d'erreur, revérifiez les mappages de champs (surtout le numéro de mobile, qui doit contenir 10 chiffres, chiffres uniquement) et relancez le test. Nettoyez ensuite la fiche de test dans Housecall Pro. Une fois satisfait, cliquez sur Enregistrer l'action, puis lancez un test complet de l'automatisation avant de publier.

Cas d'usage courants

Cas 1 : nouvelle réservation, confirmation client et synchronisation CRM

Objectif : confirmer les réservations instantanément et garder le CRM aligné sur la source opérationnelle.

• Déclencheur : Intervention planifiée

• Action : envoyer un SMS ou un email de confirmation au client (via le mobile ou l'email du client)

• Action : rechercher ou créer le contact dans le CRM (clé de rapprochement : l'email)

• Action : mettre à jour le contact, l'étiqueter avec le type d'intervention, stocker l'identifiant et le créneau planifié dans des champs personnalisés

Exemple : un particulier réserve un entretien de chaudière pour mardi prochain. En quelques instants, l'automatisation envoie un SMS de confirmation avec le créneau, retrouve ou crée le contact CRM correspondant, l'étiquette "Chauffage, entretien" et stocke l'identifiant d'intervention Housecall Pro sur le contact pour vos analyses inter-outils.

Cas 2 : intervention reprogrammée, notifications client et équipe

Objectif : capter les changements de planning que le même déclencheur fait remonter, sans avoir besoin d'un événement séparé.

• Déclencheur : Intervention planifiée (se déclenche aussi bien sur les nouvelles réservations que sur les reprogrammations)

• Branche : cette intervention a-t-elle déjà été vue ? (comparez l'identifiant d'intervention à un champ personnalisé du CRM)

• Si oui (reprogrammation) : envoyez un message avec le nouveau créneau au client, et une note de coordination à l'équipe assignée

• Si non (nouvelle réservation) : lancez le flux de confirmation du cas 1

Exemple : un client déplace son nettoyage de gouttières du mercredi au vendredi. Le même déclencheur Intervention planifiée se déclenche, l'automatisation détecte que l'identifiant a déjà été vu, envoie au client un SMS "Votre intervention passe à vendredi" et publie une note de coordination à l'équipe sur le nouveau créneau.

Cas 3 : intervention terminée, demande d'avis et envoi du reçu

Objectif : boucler le cycle de service : remercier le client, demander un avis et envoyer le reçu dès que le technicien marque l'intervention terminée.

• Déclencheur : Intervention terminée

• Action : envoyer un message de remerciement (SMS ou email) avec un lien d'avis en un clic (Google, Yelp ou le système d'avis de CrocoClick)

• Branche : l'intervention a-t-elle été réglée intégralement à la fin ?

• Si payée : envoyez le reçu détaillé avec la confirmation de paiement

• Si impayée : envoyez un rappel de facture courtois avec un lien de paiement

• Action optionnelle : faites passer l'étape de cycle de vie du contact CRM à "Client, intervention terminée" pour votre marketing de fidélisation

Exemple : un plombier marque une réparation d'urgence terminée samedi matin. En quelques minutes, l'automatisation envoie au particulier un SMS de remerciement avec un lien d'avis Google, branche selon le statut de paiement, envoie automatiquement le reçu (l'intervention a été réglée par carte sur place) et fait avancer l'étape de cycle de vie du contact pour que le flux de reconquête le reprenne dans 90 jours.

Questions fréquentes