Ce guide explique comment utiliser l’action Google Sheets (Premium) dans vos workflows CrocoClick.

Objectif : Automatiser l’envoi, la mise à jour, la recherche ou la suppression de données dans Google Sheets sans Zapier ni outil tiers.

Qu’est-ce que l’action “Google Sheets Premium” ?

L’action Google Sheets Premium Workflow permet d’intégrer directement Google Sheets dans vos automatisations CrocoClick.

Vous pouvez :

• Créer une ligne

• Mettre à jour une ligne

• Supprimer une ligne

• Rechercher une ligne

• Mettre à jour ou supprimer via recherche (Lookup)

Tout cela automatiquement, au déclenchement d’un workflow.

Pourquoi c’est puissant ?

• 📊 Données structurées

• ⚡ Automatisation instantanée

• ❌ Moins d’erreurs humaines

• 📈 Scalabilité sans friction

Pré-requis avant de commencer

Avant d’utiliser cette action :

✔️ Un compte Google connecté à votre compte CrocoClick (voir l’article Google : Connecter votre compte Google avec CrocoClick)
✔️ Une feuille Google Sheets prête
✔️ Première ligne configurée avec des en-têtes (headers)

Ajouter l’action dans une automatisation

1. Aller dans Automatisations > Nouveau flux de travail

2. Cliquer sur + Ajouter une Action

3. Choisir Google Sheets – Premium Workflow Action

4. Connecter votre compte Google si nécessaire

5. Sélectionner :

   • Drive

   • Spreadsheet

   • Worksheet

Paramètres de base

Dans l’action, vous devez configurer :

• 🟢 Compte Google

• 📁 Drive

• 📄 Spreadsheet

• 📑 Worksheet

• 🔄 Refresh Headers (important si vous modifiez les colonnes)

• 📌 Colonnes à utiliser (toutes ou une plage spécifique)

Fonctions disponibles

📌 1. Créer une ligne de feuille de calcul (Create Spreadsheet Row)

Ajoute une ligne à la fin du document.

⚠️ Toujours après la dernière ligne existante.

📌 2. Créer des lignes de plusieurs feuille de calcul (Create Multiple Spreadsheet Rows)

Ajoute plusieurs lignes en une seule action.

📌 3. Rechercher une ligne de feuille de calcul (Lookup Spreadsheet Row)

Recherche une ligne correspondant à un critère.

Exemple : Rechercher un client via email

📌 4. Lookup + Create

Si aucune ligne n’est trouvée → création automatique d’une nouvelle ligne.

Très utile pour éviter les doublons.

📌 5. Actualiser une ligne spécifique de feuille de calcul (Update Specific Spreadsheet Row)

Met à jour une ligne spécifique.

Nécessite le numéro de ligne.

Souvent utilisé avec Lookup.

📌 6. Mettre à jour une ligne de feuille de calcul via la recherche (Update Spreadsheet Row Using Lookup)

Met à jour automatiquement la ligne trouvée via une action Lookup précédente.

⚠️ Le Lookup doit obligatoirement être placé en haut dans l’automatisation (avant les autres actions Google Sheet).

📌 7. Supprimer une ligne spécifique de feuille de calcul (Delete Specific Spreadsheet Row)

Efface le contenu d’une ligne (ne supprime pas physiquement la ligne).

📌 8. Supprimer une ligne de feuille de calcul via la recherche (Delete Spreadsheet Row Using Lookup)

Recherche une ligne via Lookup puis efface son contenu.

Lookup & Variables Dynamiques

Le Lookup est la fonction la plus stratégique.

Quand une ligne est trouvée :

• Toutes ses colonnes deviennent des variables dynamiques

• Elles peuvent être utilisées dans tout le workflow

🔢 Index Lookup

Chaque action Lookup génère un index automatique.

Exemple :

{{sheet.1.rowNumber}} 

Ici :

• 1 = index du Lookup

• rowNumber = numéro de ligne

⚠️ L’index ne peut pas être modifié après création.

🔄 Lookup Multiple Rows

Permet de récupérer plusieurs lignes à la fois.

⚠️ Important :
Les actions Update/Delete ne traitent qu’une ligne à la fois.

Pour traiter plusieurs lignes :

• Utiliser code action

• Ou logique externe

Cas d’usage concrets

🧾 Suivi commercial

Ajouter automatiquement un lead dans Google Sheets quand :

• Il atteint une étape pipeline

• Il signe

• Il réserve un call

📈 Reporting marketing

Synchroniser :

• Performances de campagne

• Coûts publicitaires

• Conversions

🎫 Support client

Créer une ligne à chaque ticket
Mettre à jour la ligne quand le ticket est résolu

👥 Ressources humaines

Mettre à jour automatiquement :

• Onboarding

• Suivi candidats

• Suivi entretiens

Problèmes potentiels

❌ Les colonnes ne correspondent pas

Solution :

• Cliquer sur Refresh Headers

• Reconfigurer l’action

❌ Erreur d’authentification

Solution :

• Reconnecter le compte Google

• Vérifier les permissions

❌ Spreadsheet non visible

Solution :

• Vérifier que vous êtes sur le bon compte Google

• Vérifier les droits d’accès

❌ Lookup ne trouve rien

Conséquence :
Les actions Update/Delete utilisant ce Lookup seront ignorées.

Astuce :
Utiliser un If/Else après Lookup pour gérer les deux cas :

• Si trouvé → Update

• Sinon → Create

FAQ

Points stratégiques à retenir

• Toujours utiliser Lookup avant Update/Delete

• Toujours structurer correctement vos headers

• Toujours tester avec un Google Sheet de test

• Toujours prévoir un If/Else en cas d’absence de résultat

Conclusion

L’action Google Sheets Premium est un outil extrêmement puissant pour :

• Structurer vos données

• Automatiser vos reportings

• Centraliser vos informations critiques

• Éviter les erreurs humaines

Elle transforme Google Sheets en véritable extension de votre système CrocoClick.