Utiliser les Tâches planifiées dans CrocoAsk pour automatiser vos prompts

Les Tâches planifiées de CrocoAsk font travailler votre IA pour vous, 24 heures sur 24. Au lieu d'ouvrir CrocoAsk et de poser les mêmes questions chaque jour, vous programmez vos prompts pour qu'ils s'exécutent automatiquement, puis vous consultez les résultats quand cela vous arrange.

Qu'est-ce que le Planificateur de tâches de CrocoAsk ?

Le Planificateur de tâches de CrocoAsk (aussi appelé Tâches planifiées) est une fonctionnalité intégrée à l'espace CrocoAsk. Elle vous permet d'indiquer à CrocoAsk quoi faire et quand le faire : toutes les heures, chaque jour, chaque semaine, uniquement les jours ouvrés, ou à n'importe quel horaire personnalisé via une planification cron.

Une fois la tâche programmée, CrocoAsk exécute le prompt automatiquement en arrière-plan et enregistre les résultats dans un historique. Vous revenez les consulter sans avoir à garder une conversation ouverte.

Pour rappel, CrocoAsk est l'assistant IA intégré à CrocoClick : il vous aide à créer du contenu, à répondre à vos questions et à réaliser des actions directement dans la plateforme, en langage naturel (texte ou voix). Le Planificateur de tâches ajoute à cet assistant une couche d'automatisation basée sur le temps : vos prompts préférés deviennent des assistants disponibles en permanence.

Pourquoi utiliser les Tâches planifiées

Les Tâches planifiées transforment vos questions récurrentes et vos points de contrôle en routines automatisées et fiables. Concrètement, vous y gagnez :

• Des heures récupérées chaque semaine : automatisez les résumés quotidiens, les rapports de pipeline hebdomadaires, les rappels de relance et les contrôles de santé récurrents que vous lanciez jusqu'ici à la main.

• Des insights au bon moment : programmez un prompt comme « Résume les nouveaux contacts d'hier » pour le tôt le matin, « Envoie-moi un rapport de pipeline hebdomadaire » pour le lundi avant votre point d'équipe, ou « Récapitule les rendez-vous du jour » pour la fin de journée.

• Une productivité mains libres (y compris à la voix) : transformez des instructions dictées en tâches planifiées pendant vos trajets, entre deux réunions ou loin de votre clavier. CrocoAsk prend déjà en charge la saisie vocale.

• Une meilleure visibilité sur plusieurs sous-comptes : mettez en place des contrôles quotidiens ou hebdomadaires par compte pour repérer les rendez-vous manqués, les abandons ou les opportunités à l'arrêt, sans extraire chaque rapport manuellement.

• Un démarrage plus rapide pour vos nouveaux collaborateurs : dès le premier jour, ils s'appuient sur des récapitulatifs et des rapports IA programmés, et accèdent aux mêmes informations que les membres expérimentés.

• Plus de valeur tirée de votre IA existante : le même abonnement CrocoAsk alimente désormais vos insights programmés en continu.

L'espace Tâches planifiées

L'espace Tâches planifiées est l'endroit où vous créez, consultez et gérez chaque tâche CrocoAsk qui s'exécute selon un calendrier. Il offre une vue d'ensemble de ce qui va se déclencher prochainement et des tâches dont les résultats sont prêts à être consultés.

Dans l'espace CrocoAsk, vous trouvez une zone Tâches planifiées qui comprend la liste des tâches avec :

• Nom : par exemple « Résumé quotidien des nouveaux contacts ».

• Fréquence : Toutes les heures, Quotidien, Jours ouvrés, Hebdomadaire, Cron ou Ponctuel.

• Statut : Actif, En pause ou Annulé.

• Indicateur de nouveau résultat : un badge apparaît lorsqu'une nouvelle exécution est terminée et n'a pas encore été ouverte.

Les actions sur les tâches : des actions rapides sur chaque ligne, comme Exécuter maintenant, Mettre en pause / Reprendre, Modifier et Supprimer.

Fréquences disponibles

Choisir le bon calendrier garantit que votre IA délivre ses insights exactement au moment où ils sont les plus utiles : avant les réunions du matin, en amont d'un appel client ou juste après la fermeture.

Au moment de créer ou de modifier une tâche planifiée, vous choisissez parmi ces options :

• Toutes les heures : exécute le prompt chaque heure. Pratique pour un suivi quasi en temps réel (par exemple « Vérifie les rendez-vous échoués de la dernière heure »).

• Quotidien : exécute le prompt une fois par jour, à l'heure et dans le fuseau horaire de votre choix. Idéal pour les tableaux de bord quotidiens : nouveaux contacts, rendez-vous, ou tâches créées « hier ».

• Jours ouvrés : exécute le prompt du lundi au vendredi, à l'heure choisie. Parfait pour les résumés réservés aux jours travaillés, comme un rapport de pipeline ou de leads.

• Hebdomadaire : exécute le prompt un jour précis de la semaine, à une heure donnée (par exemple chaque lundi à 10h00). Idéal pour les bilans de performance, les résumés de campagne ou les rapports de santé de compte.

Historique des exécutions et indicateurs de résultat

L'historique transforme chaque tâche planifiée en un journal transparent de tout ce que CrocoAsk a fait : exécutions réussies, échecs, exécutions ignorées et lancements manuels.

Chaque tâche conserve un historique des exécutions chronologique, dans lequel vous pouvez :

• Voir chaque déclenchement de la tâche, avec trois statuts possibles :

  • Réussi : le prompt s'est exécuté et a renvoyé des résultats.

  • Échoué : CrocoAsk n'a pas pu terminer l'exécution (par exemple en raison de permissions manquantes ou d'erreurs passagères).

  • Ignoré : une exécution programmée a été volontairement sautée (par exemple lorsque la tâche était en pause à l'heure prévue).

• Ouvrir les exécutions terminées : cliquez sur une entrée terminée pour ouvrir la session CrocoAsk complète liée à cette exécution. Vous y consultez les résumés, les rapports ou les actions déclenchées (emails envoyés, opportunités mises à jour) comme dans n'importe quelle conversation CrocoAsk.

• Suivre les nouveaux résultats : un indicateur « nouveau résultat » apparaît lorsqu'une exécution est terminée mais n'a pas encore été ouverte. Ouvrir l'exécution la marque automatiquement comme lue et fait disparaître le badge.

Cet historique répond facilement à des questions comme « Le rapport de pipeline d'hier a-t-il bien tourné ? » ou « Qu'a fait exactement CrocoAsk lors du dernier contrôle hebdomadaire ? ».

Cycle de vie d'une tâche : Active, En pause et Annulée

Les statuts reflètent l'étape de chaque tâche dans son cycle de vie. Vous pouvez ainsi arrêter ou retirer des tâches en toute sécurité, sans perdre l'historique important.

Ce cycle de vie vous permet d'expérimenter sereinement : créez des tâches pour des campagnes saisonnières, désactivez-les temporairement quand vous n'en avez plus besoin, et faites le ménage sans perdre vos insights passés.

Exécutions manuelles avec « Exécuter maintenant »

Parfois, vous ne voulez pas attendre la prochaine échéance. L'option Exécuter maintenant déclenche une exécution à la demande tout en conservant le calendrier existant.

Ce qu'il faut retenir :

• Lancement à tout moment : cliquez sur Exécuter maintenant sur n'importe quelle tâche, qu'elle soit Active ou En pause.

• Une session CrocoAsk neuve : les exécutions manuelles utilisent une session indépendante des exécutions programmées précédentes. Dans l'historique, elles sont clairement identifiées comme manuelles.

• Le calendrier reste inchangé : la planification récurrente n'est ni décalée ni réinitialisée. La prochaine exécution programmée a toujours lieu à l'heure définie au départ.

C'est idéal lorsque vous venez de mettre à jour un prompt de rapport et que vous voulez voir le nouveau résultat immédiatement, ou quand votre direction a besoin des dernières données avant l'heure du rapport programmé.

Créer des tâches depuis le chat et la voix

Le Planificateur de tâches ne vous oblige pas à quitter votre conversation. Vous pouvez transformer des prompts en langage naturel, écrits ou dictés, directement en tâches planifiées.

Depuis le chat CrocoAsk

Pendant que vous discutez avec CrocoAsk, vous pouvez « promouvoir » une question ponctuelle en tâche récurrente, simplement en la formulant :

• « Fais-moi un résumé des nouveaux contacts chaque jour ouvré à 9h. »

• « Envoie-moi un rapport de pipeline chaque lundi à 10h. »

• « Envoie à Sarah un rappel de point le 1er juin à 9h. »

CrocoAsk interprète l'instruction, construit le calendrier correspondant et l'enregistre automatiquement dans Tâches planifiées.

Depuis le mode vocal

Si le mode vocal est activé sur votre compte :

1. Démarrez une conversation vocale avec CrocoAsk.

2. Énoncez votre demande de planification, par exemple : « Chaque jour ouvré à 9h, donne-moi un résumé des nouveaux contacts. »

3. CrocoAsk confirme le calendrier à voix haute, y compris la prochaine exécution, et l'enregistre dans Tâches planifiées.

Ce mode de planification naturelle est particulièrement utile en déplacement ou en multitâche, quand vous ne voulez pas configurer un formulaire à la main.

Comment configurer le Planificateur de tâches CrocoAsk

Une bonne configuration garantit des tâches fiables, des prompts clairs et le bon fuseau horaire. Voici les trois façons de créer une tâche.

1. Créer une tâche depuis l'onglet Tâches planifiées

Utilisez cet onglet quand vous voulez un contrôle total sur le calendrier et les détails du prompt dès le départ.

1. Ouvrez CrocoAsk depuis la navigation supérieure ou la barre latérale gauche.

2. Allez dans Tâches planifiées.

3. Cliquez sur + Nouvelle tâche.

4. Remplissez le formulaire :

   • Nom : un libellé descriptif, comme « Résumé quotidien des nouveaux contacts » ou « Revue de pipeline du lundi ».

   • Prompt : l'instruction exacte que CrocoAsk doit exécuter, par exemple « Résume tous les nouveaux contacts ajoutés hier, en mettant en avant la source, le statut et les prochaines étapes » ou « Liste les opportunités du pipeline qui n'ont pas bougé depuis 7 jours et propose des actions ».

   • Fréquence : choisissez Manuellement, Toutes les heures, Quotidien, Jours ouvrés ou Hebdomadaire.

5. Cliquez sur Enregistrer. La tâche apparaît dans la liste avec sa Prochaine exécution affichée dans votre fuseau horaire local.

2. Créer une tâche depuis le chat CrocoAsk

Quand une question ponctuelle s'avère utile, transformez-la en tâche planifiée sans quitter la conversation.

1. Ouvrez CrocoAsk et démarrez une conversation.

2. Tapez votre demande en combinant ce que vous voulez et à quelle fréquence, par exemple « Fais-moi un résumé des nouveaux contacts chaque jour ouvré à 9h ».

3. CrocoAsk interprète le calendrier, confirme les détails et l'enregistre dans Tâches planifiées.

4. Ouvrez Tâches planifiées pour voir la nouvelle entrée, ajustez le nom ou le prompt si besoin, et vérifiez que la Prochaine exécution est correcte.

3. Créer une tâche à la voix

Si la saisie vocale est disponible sur votre compte, vous pouvez configurer vos tâches mains libres.

1. Démarrez une conversation vocale avec CrocoAsk.

2. Énoncez votre planification en langage naturel, par exemple « Chaque jour ouvré à 9h, donne-moi un résumé des nouveaux contacts ».

3. CrocoAsk répète le calendrier et la prochaine exécution pour confirmation.

4. Repassez dans Tâches planifiées plus tard pour affiner le prompt ou le calendrier si nécessaire.

4. Gérer les tâches existantes

Une fois vos tâches créées, gardez-les en phase avec votre activité :

• Mettre en pause / Reprendre : mettez en pause quand un rapport n'est pas nécessaire (congés, entre deux campagnes). Reprenez pour relancer le calendrier.

• Modifier : mettez à jour le Nom, le Prompt et la Fréquence à tout moment. La prochaine exécution utilise automatiquement les nouvelles valeurs. Les tâches d'arrière-plan susceptibles d'entrer en conflit sont ignorées proprement, ce qui évite les doublons pendant le changement.

• Exécuter maintenant : lancez une exécution ponctuelle immédiate sans modifier le calendrier sous-jacent.

• Voir l'historique : ouvrez les exécutions passées pour audit, dépannage ou comparaison des résultats dans le temps.

• Supprimer : retirez les tâches dont vous n'avez plus besoin. Les exécutions futures sont annulées et la tâche disparaît de la liste active.

Questions fréquentes