Faire réserver un rendez-vous par Voice AI avec un ou plusieurs calendriers

Voice AI peut proposer des créneaux et réserver pendant un appel à partir des calendriers éligibles configurés dans son action de réservation. Les horaires pendant lesquels l’agent répond et les créneaux disponibles dans vos calendriers sont deux réglages différents.

Préparer les calendriers

Vérifiez durée, disponibilité, délais minimums, pauses entre rendez-vous, conflits et fuseau. Testez d’abord une réservation classique sur chaque calendrier. Un agenda mal configuré reste mal configuré lorsqu’un agent vocal l’utilise.

Ajouter l’action de réservation

1. Ouvrez IA > Voice AI, puis l’agent concerné.
2. Dans ses actions, choisissez Nouvelle action > Appointment Booking / Prise de rendez-vous.
3. Choisissez Single Calendar pour une destination unique. Réglez le nombre de jours proposés, les créneaux par jour et leur espacement.
4. Choisissez Multiple Calendars lorsque l’agent doit orienter la demande vers plusieurs calendriers compatibles. Ajoutez chacun avec une description précise.
5. Enregistrez l’agent et testez la sélection ainsi que la réservation.

Rendre le routage compréhensible

Par exemple : « Diagnostic : première discussion pour une personne qui découvre notre service » et « Suivi : rendez-vous réservé aux clients accompagnés ». Évitez deux descriptions presque identiques. Prévoyez une question de clarification lorsque la demande ne permet pas de choisir.

Utilisez uniquement les calendriers proposés dans l’action. La présence d’un calendrier ailleurs dans CrocoClick ne prouve pas sa compatibilité avec Voice AI. La documentation actuelle ne prend pas en charge le module Services dans cette action Voice AI ; ne le confondez pas avec la sélection de plusieurs calendriers standard.

Confirmer la réservation réelle

Effectuez un appel de démonstration, demandez un créneau et contrôlez ensuite le rendez-vous créé : contact, calendrier, jour, heure, fuseau et statut. Vérifiez aussi les informations collectées et les notifications attendues.

La confirmation de rendez-vous dépend des notifications du calendrier utilisé. L’email récapitulatif envoyé après un appel Voice AI est un autre message ; il ne remplace pas automatiquement la confirmation au participant.

Aucun créneau proposé

Vérifiez le calendrier effectivement choisi, les disponibilités, les conflits, le délai minimum et l’horizon de recherche. Un agent disponible à 20 h peut proposer uniquement un rendez-vous le lendemain : il respecte les horaires du calendrier, pas uniquement ses propres heures de réponse.