Un prospect qui oublie un rendez-vous, c’est une opportunité perdue. Un client qui n’est pas relancé après un appel, c’est une relation qui refroidit. Heureusement, avec CrocoClick, vous pouvez mettre en place des rappels simples et efficaces pour vous et pour vos clients, afin de garder le lien, éviter les no-shows, et professionnaliser votre relation client.

Il existe deux façons de mettre en place ces rappels :

La première, rapide et intégrée, vous permet de configurer des e-mails automatiques directement depuis le calendrier.
La deuxième, plus avancée et recommandée, vous permet de construire une automatisation sur-mesure avec des rappels multicanaux (SMS, e-mail, WhatsApp...).

Voici comment choisir la méthode qui vous correspond… et ne plus jamais passer à côté d’un rendez-vous.

Méthode 1 : Utiliser les notifications intégrées au calendrier

Vous pouvez envoyer des e-mails personnalisés automatiquement à chaque étape d’un rendez-vous (réservation, annulation, modification, rappel, suivi, etc.).

1. Accéder aux paramètres du calendrier

Allez dans Calendrier > Paramètres des calendriers
Sélectionnez le calendrier à configurer
Cliquez sur l’onglet Notifications et options supplémentaires

2. Choisir les types de notifications à envoyer

Types disponibles :

Confirmation (non confirmée)
Confirmation (confirmée)
Annulation
Replanification
Rappel (avant le RDV)
Suivi (après le RDV)

Vous pouvez activer ou désactiver ces notifications pour :

Le client (contact)
L’utilisateur assigné (vous ou un membre de votre équipe)
Une adresse email personnalisée

3. Personnaliser le contenu de chaque message

Cliquez sur une notification (ex : Rappel)
Activez l’option email
Choisissez un modèle ou rédigez un message directement
🔔 Les Notifications In-App :
- Les notifications in-app sont personnalisables.
  Par exemple, vous pouvez peux activer les notifications de confirmation pour le calendrier, tout en désactivant les autres types.
- Pour les calendriers d’événements, les administrateurs du compte recevront les notifications par défaut.
- Pour les autres types de calendriers, c’est l’utilisateur assigné qui est sélectionné par défaut pour recevoir les notifications.

Méthode 2 : Créer une automatisation de rappels personnalisés (recommandé)

Pour une gestion avancée, vous pouvez créer un flux de travail automatisé avec plusieurs rappels (SMS, email, WhatsApp...) avant et après le RDV.

1. Définir le déclencheur

Allez dans Automatisations > + Créer un flux de travail
Choisissez recommencer
Ajoutez le déclencheur Rendez-vous Pris Par Le Client. Alternativement, vous pouvez choisir le déclencheur "statut du rendez-vous" et filtrer pour que l'automatisation se déclenche lorsque le statut est "confirmé". De cette manière, même si vous prenez un rdv pour le client, l'automatisation se déclenchera
(optionnel) Sélectionner un calendrier spécifique. Si aucun calendrier n'est sélectionné, l'automatisation sera "universelle", ce qui veut dire qu'elle se déclenchera quel que soit le calendrier.

2. Ajouter les messages de confirmation

Email de confirmation avec les détails du RDV
SMS de confirmation

💡 ASTUCE : Utilisez les variables dynamiques (nom, date, heure, lieu...) pour personnaliser les messages automatiquement.

3. Créer les rappels

Ajoutez l'action Attendre
Dans l'action attendre, sélectionnez Event / Appointment
Paramétrez l'attente (rappel 2 jours avant / 1 jour avant / 1 heure avant...etc)
Envoyer un e-mail ou un SMS de rappel