Un prospect qui oublie un rendez-vous, c’est une opportunité perdue. Un client qui n’est pas relancé après un appel, c’est une relation qui refroidit.

Heureusement, avec CrocoClick, vous pouvez mettre en place des rappels simples et efficaces pour vous et pour vos clients, afin de garder le lien, réduire les rendez-vous oubliés, et professionnaliser votre relation client.

Il existe deux façons de mettre en place ces rappels :

• La méthode native se configure directement dans le calendrier. Selon les options actives, elle peut proposer des emails, des notifications internes, des SMS ou WhatsApp.

• La deuxième, adaptée à une logique métier personnalisée, vous permet de construire une automatisation sur-mesure avec des rappels multicanaux (SMS, e-mail, WhatsApp...).

Voici comment choisir la méthode qui vous correspond et vérifier vos rappels avant leur mise en service.

Méthode 1 : Utiliser les notifications intégrées au calendrier

Choisissez les événements et les canaux disponibles pour chaque notification : confirmation, annulation, modification, rappel ou suivi. Vérifiez les destinataires proposés, notamment contact, utilisateur assigné et invités.

1. Accéder aux paramètres du calendrier

1. Allez dans Calendrier > Paramètres des calendriers

   

2. Sélectionnez le calendrier à configurer

   

3. Cliquez sur l’onglet Notifications et options supplémentaires

   

2. Choisir les types de notifications à envoyer

Types disponibles :

• Confirmation (non confirmée)

• Confirmation (confirmée)

• Annulation

• Replanification

• Rappel (avant le RDV)

• Suivi (après le RDV)

Vous pouvez activer ou désactiver ces notifications pour :

• Le client (contact)

• L’utilisateur assigné (vous ou un membre de votre équipe)

• Une adresse email personnalisée

💡 ASTUCE : Vérifiez le statut réellement attribué à la réservation et le réglage de confirmation du calendrier. Si le rendez-vous est confirmé et que vous souhaitez envoyer la confirmation par email au client, activez le destinataire “Contact” pour l’email “Rendez-vous réservé (statut: Confirmé)”

3. Personnaliser le contenu de chaque message

1. Cliquez sur une notification (ex : Rappel)

2. Activez l’option email

3. Choisissez un modèle ou rédigez un message directement

   

   🔔 Les Notifications In-App :

   • Les notifications in-app sont personnalisables.
     Par exemple, vous pouvez activer les notifications de confirmation pour le calendrier, tout en désactivant les autres types.

   • Pour les calendriers d’événements, les administrateurs du compte recevront les notifications par défaut.

   • Pour les autres types de calendriers, c’est l’utilisateur assigné qui est sélectionné par défaut pour recevoir les notifications.

     

Méthode 2 : Créer une automatisation de rappels personnalisés

Pour une gestion avancée, vous pouvez créer un flux de travail automatisé avec plusieurs rappels (SMS, email, WhatsApp...) avant et après le RDV.

1. Définir le déclencheur

1. Allez dans Automatisations > + Créer un flux de travail

   

2. Choisissez Partir de zéro / Start from scratch selon le libellé du menu

   

3. Ajoutez Rendez-vous pris par le client / Customer Booked Appointment pour une réservation autonome par le client d’un rendez-vous non récurrent. Ce déclencheur ne couvre pas les réservations manuelles. Pour celles-ci, choisissez Statut du rendez-vous / Appointment Status avec le statut Confirmé et les filtres adaptés, notamment calendrier, type de rendez-vous et auteur de modification si nécessaire. Vérifiez également qui est inscrit : contact seul, invités ou les deux.

   

4. Sélectionnez le calendrier ou le groupe concerné pour limiter la portée. Sans filtre de calendrier, les autres filtres et les types d’événements supportés continuent à limiter les inscriptions : le workflow ne devient pas universel.

   

2. Ajouter les messages de confirmation

• Email de confirmation avec les détails du RDV

• SMS de confirmation

  

3. Créer les rappels

• Ajoutez l'action Attendre

• Dans l’action Attendre, sélectionnez Event / Appointment ou l’option correspondant à un prochain rendez-vous dans votre version du menu

  

• Paramétrez chaque attente par rapport à la date du rendez-vous : 2 jours avant, 1 jour avant ou 1 heure avant. Réglez explicitement le comportement si l’échéance est déjà passée : continuer, sortir, rejoindre une autre étape ou ignorer certaines communications, selon les options affichées.

  

• Envoyer un e-mail ou un SMS de rappel

  

4. Vérifier puis publier votre automatisation

Enregistrez les actions et le workflow, puis validez le parcours avec des coordonnées de démonstration que vous contrôlez. Le mode de test peut réellement envoyer les messages et exécuter les actions : contrôlez chaque destinataire. Vérifiez les journaux, les variables de rendez-vous et les cas de report, annulation et réservation tardive avant de publier pour vos contacts réels.

Conclusion

Avec CrocoClick, vous avez le choix :

• Utiliser les notifications intégrées pour des rappels simples

• Créer un workflow pour un parcours client plus poussé

Dans les deux cas, la réduction des oublis dépend du bon événement, des destinataires, du canal, des délais et de la livraison effective des messages.

Choisir entre notifications natives et workflow

Utilisez les notifications natives lorsque les événements, horaires, canaux et destinataires proposés couvrent votre besoin. Un workflow est utile pour des conditions métier, des branches, des exclusions ou un parcours plus personnalisé. Le multicanal ne suffit plus, à lui seul, à justifier un workflow.

Avant de publier, dressez une ligne par message attendu : événement, destinataire, canal et délai. Vérifiez qu’une notification native et un workflow ne produisent pas le même rappel. Testez une réservation, une modification et une annulation ; contrôlez aussi le fuseau et le comportement des rappels devenus trop tardifs.